cenk69
07-02-2008, 14:16 PM
Bu bölüm sistemde bakım için gerekli periyodik işlemlere ayrılmıştır. Şimdi SERVİS bölümünün Alt-Bölümlerine bakalım.
4.1.DEVİR İŞLEMLERİ
4.1.1.İRSALİYE DEVRİ
İrsaliye devri, irsaliye dosyalarının zaman içinde gereksiz yere çoğalmasını önlemek amacı ile yapılacaktır. Belli bir tarih itibarı ile irsaliye devri yapıldığı taktirde, o güne kadarki irsaliye kayıtları silinir. Silinen irsaliyelerle ilgili dosyalarda bulunan giriş/çıkış kayıtları da silindiğinden, söz konusu irsaliyelerle ilgili herhangi bir bilgi alma olanağı kalmaz. Herhangi bir veri kaybına meydan verilmemesi bakımından, irsaliye devri tarihinden eski tarihlere ait hareketlerin dökümlerinin, irsaliye devrinden önce İRSALİYE LİSTESİ ve/veya İRSALİYE KALEMLERİ LİSTESİ halinde alınmış olması tavsiye edilir. Daha kritik uygulamalarda irsaliye devri işleminden evvel devir öncesi durumu yansıtmak üzere veri dosyalarının yedeklenmesi gereklidir(periyodik yedekleme işlemlerine ilaveten). Böylelikle, ihtiyaç duyulursa bu yedek dosyalar üzerinden devredilmiş irsaliye kayıtlarına ulaşma olanağı korunmuş olur.
İrsaliye devrinin amacı irsaliye dosyalarının aşırı büyümelerini önlemek olduğuna göre geçmişteki herhangi bir tarih, devir tarihi olarak kullanılabilir. Buna mukabil, çok yakın bir tarih kullanılarak irsaliye devri yapılırsa yakın geçmişe ait gerek duyulabilecek kayıtlar silineceğinden devir tarihinin dikkatli seçilmesi önerilir.
İşlem ekranında bulunan NORMAL İRSALİYELER ve İPTAL İRSALİYELER seçenekleri sistemde bulunan irsaliyelerden hangilerinin devir işlemine tabi tutulacağını belirlemekte kullanılır. Her iki saha birden boş bırakılamaz, bunun dışındaki durumlarda her seçenek diğerinden bağımsız olarak çalışır, yani kullanıcı isterse sadece iptal edilmiş irsaliyeleri, veya sadece iptal edilmemiş irsaliyeleri veya tüm irsaliyeleri birden devir yapabilir. Devir tarihi sadece normal irsaliyeler devredildiği zaman yeni devir tarihi olarak kabul edilir, aksi taktirde eski devir tarihi geçerliliğini korur.
4.1.2.DEVİR TARİHİ DÜZELTME
Bu bölümde ise devir işlemleri sırasında değişen son devir tarihlerine müdahale imkanı getirilmektedir. Zaruri olmadıkça bu bölüm kullanılmamalıdır.
4.2.DOSYA BAKIMI
Bu bölüm YENİDEN İNDEKSLEME, KAPASİTE KULLANIM RAPORU ve YENİ DOSYA Alt-Bölümlerine ayrılır.
4.2.1.YENİDEN İNDEKSLEME
Data dosyalarındaki bilgilerden hareket ederek yeni bir indeks yaratılır(�*.ind� dosyaları). Dosyalardaki bilgiler tek tek gözden geçirilir. Hatalı olan veya okunamayan kayıtlar varsa indekslenmez ve dosyada saklanmaz. Yeniden indeksleme işlemini yapmadan evvel mutlaka dosyalarınızın yedeklerini almalısınız. Tekrar geriye dönüş olmadığından kayıtlarınızda istemediğiniz kayıplara sebep olabilirsiniz. Herhangi bir nedenle indeksleme işlemi yarım kalırsa bu işlem baştan alınarak tekrarlanmalıdır.
4.2.2.KAPASİTE KULLANIM RAPORU
Bu bölümde irsaliye kayıt sayısını, toplam sabit disk kapasitesini, irsaliye dosyalarının kapladığı alanı, dosyalardaki boş alan ve sabit diskte kullanılabilecek boş alan rakamlarını ekranda görebilirsiniz.
4.2.3.YENİ DOSYA
Bu bölümde irsaliye dosyalarının silinerek yeniden boş bir şekilde açılması sağlanır. İrsaliye dosyası açılmaya başlandığında program çalışılacak yılın girilmesini bekler. Yıl tanımlanarak enter tuşuna basıldığında irsaliye sisteminde belirtilen yıl ile çalışıp çalışmayacağınızı soran bir mesajla karşılaşacaksınız. Mesaja uygun bir cevap verildikten sonra ardından daha önceden irsaliye dosyası mevcutsa kayıt ortamında irsaliye dosyasının bulunduğunu belirten uyarı mesajı ile karşılaşacaksınız. Yine ardından bir uyarı mesajı gelecektir. Bu mesajı da geçtikten sonra yeni irsaliye dosyası açılmış olur.
4.3.SABİT TANIMLAR
Bu bölüm kendi içinde PARAMETRELER, KDV ORANLARI, SAHA BAŞLIKLARI ve BAĞLANTI BİLGİLERİ Alt-Bölümlerine ayrılır.
4.3.1.PARAMETRELER
Bu bölümde DEFAULT değer hanelerine verilecek değerler yeni irsaliye düzenlenirken kendiliğinden ekrana gelmesi istenen bilgileri içerecek şekilde düzenlenmelidir. Şimdi bu tanımlamaları inceleyelim.
Alış İrs.No/Satış İrs.No
Bu hanelere belirli bir rakamsal değer verilecek olursa giriş/çıkış hareketlerine program otomatik olarak bir İRSALİYE NO'su verecektir. Arzu edilirse bu hanelerin başına bir ÖN TAKI ilave etme olanağı da mevcuttur. Örneğin; �A�, �S� türünden bir seri nosu bu hanede ifade edilerek, verilecek Alış İrsaliye No'sunun A-0001, A-0002, A-0003; Satış İrsaliye No'sunun S-0001, S-0002, S-0003; şeklinde oluşması sağlanabilir. İrsaliye No'sunun başlangıç nosu NO hanesinin altına yazılır. Bu durumda elde edilecek rakamın toplam hane boyu ayrıca bu ekrandaki BOY hanesinin altında belirlenecektir.
İrsaliye Tipi
Yeni irsaliye ekranına girerken eğer ışıklı çubuğun en sık kullanılan irsaliye tipinin üzerine gelmesi isteniyorsa bu sahaya o tipin numarası yazılır.
KDV Dahil İrsaliye
Çalışılan irsaliyede ekrana default olarak KDV'nin dahil/hariç olarak gelmesini sağlar. Dahil olması isteniyorsa "evet", hariç olması isteniyorsa "hayır" seçilir. Her irsaliye girişinde burada belirtilen parametre default olarak gelir.
Kapalı İrsaliye
Yine yukarıdaki parametrede olduğu gibi irsaliye girişinde default olarak açık/kapalı cinslerinden birinin getirilmesini sağlar.
Kalem İskontosu Üzerine İskonto
İrsaliyede üç ayrı kalem iskontosu bulunur. Kalem iskontoların çalışması bu parametreye göre değişir. Bu seçeneğe "evet" verilirse kalem iskonto 1 matrahı satır tutarı olarak alınır, kalem iskonto 2'nin matrahı ise satır tutarı-kalem iskonto-1 tutarı olur, benzer şekilde kalem iskonto-3 matrahı da satır tutarı-(kalem iskonto 1 tutarı +kalem iskonto 2 tutarı) olur. Eğer �hayır� verilirse her üç kalem iskontosunda da matrah satır tutarı olarak sabit kalır.
KDV'de Kuruş
Bu parametre irsaliyenin KDV tutarında kuruş kullanılmak istendiği zaman �evet� olmalıdır.
Sabit İskonto
Bu sahaya yazılan iskonto yüzdesi irsaliyede bulunan tüm satırlarda kalem iskonto 1 sahasına bu yüzde yazılmış gibi işlem yapılmasını sağlar, ilgili sahada ayrıca bir yüzde tanımlanmışsa o zaman iki yüzde arka arkaya uygulanır. Örneğin; bu sahada %28 yazıyor olsun, irsaliye kesilirken de kalem iskonto 1 sahasına %10 yazılmış olsun, satır tutarı da 1 000 000 TL olsun. Tutara önce %28 iskonto uygulanır, matrah 1 000 000 - 280 000 = 720 000 TL olur, daha sonra bu matraha %10 iskonto uygulanır, matrah 720 000 - 72 000 = 648 000 TL. olur.
İskonto Dağıtılacak KDV No
İrsaliyede stok kalemleri işlenişinde verilen genel iskonto oranı tutarının tümünün belli KDV yüzdesi uygulanan kalemlerden düşülmesini sağlar. Bu parametrenin çalışabilmesi için; SERVİS'te bulunan KDV ORANLARI sahasında herhangi birisine belli oranda İskonto uygulanacak KDV yüzdesi yazılır. Aynı zamanda KDV oranı hangi sahaya yazılmışsa o sahanın kodu İSKONTO DAĞILIM KDV NO parametresine yazılır. Örneğin; bir irsaliyede birden fazla KDV kullanılıyor olsun, parametreler bölümündeki KDV oranlarının 2.sahasında %20 oranını belirtelim, o zaman program yapılan genel iskontoyu tüm stok kalemlerine tutar ağırlıklı olarak dağıtmak yerine sadece %20 KDV içeren satırlara yine tutar ağırlıklı olarak dağıtacaktır. İrsaliyede %20 KDV ihtiva eden satır yoksa o zaman dağıtım tüm satırlara yapılır.
Barkod
İrsaliye programı barkodla çalışılmak üzere alınmışsa bu sahaya �evet� verildiğinde barkod opsiyonu çalışır duruma gelecektir. Eğer program barkodlu çalışılmak üzere alınmamışsa bu haneye �evet� verilse bile barkod opsiyonu çalışmaz.
Barkod Sahası
Stok Kodu ile Barkod Kodu farklı sahalarda tutulacaksa bu parametre kullanılır. BARKOD parametresi �evet� olduğu zaman işleme girer. Kullanma şekli BARKOD İLE ÇALIŞMA OPSİYONU adlı başlığın altında açıklanmıştır.
Döviz Kur Sahası
Bu seçeneğe �evet� verilirse irsaliyenin ön yüzünde bulunan İRSALİYE NO ve TARİHİ sahalarının altında bulunan AÇIKLAMA sahası KUR TARİHİ olarak ekrana gelir. Buraya yazılan tarih, kur belirlemesinde devreye girer. Bu saha boş bırakılırsa irsaliye tarihi kullanılır. Bu saha kur tarihinin irsaliye tarihinden farklı olduğu durumlarda kullanılır.
Otomatik Çıkış
Bu parametre fatura ile ilgili olup irsaliye modülünde çalışmaz.
Alış.Kdv Tevkifatı
Bu parametreye �evet� verilirse alış irsaliyelerinde kayıt sırasında ekrana "KDV TEVKİFATI YAPACAK MISINIZ?" mesajı gelir.
Satış.Kdv Tevkifatı
Bu parametreye �evet� verilirse satış irsaliyelerinde kayıt sırasında ekrana "KDV TEVKİFATI YAPACAK MISINIZ?" mesajı gelir.
Kayıttan Önce Yazdırma
Bu parametreye �hayır� verilirse irsaliye kayıt edilmeden önce yazıcıdan bastırılamaz.
Dizayn Seçimi
İrsaliyelerin yazıcıdan basılması esnasında değişik dizaynların seçimine olanak sağlar. Bu haneye �evet� verildiğinde kullanılacak dizayn dosyası basım öncesinde kullanıcı tarafından bir çerçeve içinde gelen �*.FOR� dosyaları arasından herhangi bir tanesi olarak seçilebilmektedir.
Entegre Dosya Seçimi
Birden fazla entegre dosyasının muhasebeye kayıt sırasında seçilmesini sağlar.
İrsaliye No Kontrol
İrsaliye kayıt sırasında aynı irsaliye nosundan başka bir irsaliye olup olmadığını kontrol eder. Eğer varsa "DOSYADA AYNI NUMARALI İRSALİYE VAR EMİN MİSİNİZ?" uyarı mesajı gelir. Bu mesaja �evet� verildiğinde irsaliyeyi kayıt eder, �hayır� denildiğinde irsaliye ekranına geri döner.
İskontoları Düş
İrsaliyeden muhasebeye otomatik fiş kesilirken yapılan iskontoların ilgili mal hesabından düşülmesi isteniyorsa bu sahaya �evet� yazılır. Bu sahaya �hayır� yazılırsa o zaman entegrasyon tablosunda bulunan iskonto hesapları devreye girer, bu durumda stokla ilgili hesaplara iskonto düşülmemiş değerler kaydedilir.
Muhasebe Kaydı Yap?
İRSALİYE programından muhasebe entegrasyonu sağlanırken �MUHASEBE FİŞİ KESİLECEK Mİ?� sorusunun çıkması için bu sahaya "sor", sormadan muhasebe entegrasyonu yapması için "evet", muhasebe entegrasyonu istenmezse "hayır" verilir.
Hesapları Birleştir
Bu parametreye �evet� verilmesi durumunda muhasebeye entegre fiş kaydı sırasında aynı hesaba ait ve aynı tipte(Borç-Alacak) olan satırlar birleştirilir. Böylelikle fişin kalem satır sayısı azaltılmış olur, �hayır� verilirse fişte satır toplama işlemi yapılmaz.
Alış/Satış Otomatik Fiyat
İrsaliyede hesaplamaların yapılmasını istediğiniz alış veya satış fiyatı default olarak bu sahalarda tanımlanır. Bu sahalarda tanımlanan fiyat her yeni irsaliyeye girildiğinde otomatik olarak ekrana gelir ve hesaplamalar bu fiyat üzerinden yapılır.
4.3.2.KDV ORANLARI
Bu bölümde irsaliye kesimi sırasında kullanılabilecek çeşitli KDV oranları ve gramaj ön takıları tanımlanır. 10 ayrı KDV oranı tanımlama imkanına sahipsiniz. Bu ekranda yapılan tanımlamalar sadece bu program modülü için geçerlidir. Farklı KDV'lerin hangi hesaplara entegre edileceğine dair MENÜ�nün Entegre Hesaplar bölümünden ayrıca bir tablo doldurulması gerekmektedir.
4.3.3.SAHA BAŞLIKLARI
Bu bölümde irsaliyedeki çeşitli iskonto ve ek tutarlarla ilgili tanımlar verilmektedir. Burada programdan gelen başlıklara bağlı kalınmayıp arzu edilen AMBALAJ, NAKLİYE, NAVLUN, PEŞİNAT İSKONTOSU vs. gibi işinizin gereği ifadeleri kullanabilirsiniz. Ayrıca bu ekranda bulunan sahaların işlem önceliği sırası burada belirtilir.
TİP sahası, kullanılan başlığın irsaliyedeki toplam değere ilavesi veya azaltılması işlemlerinin tanımlandığı bölümdür. Örneğin, iskonto başlığının tipi "çıkart" olduğunda irsaliye ekranında bu başlığın yanına yazılan tutar irsaliye tutarında azalmaya yol açmakta, "ekle" olursa irsaliye tutarında artmaya yol açmaktadır. Kalem iskonto sahalarında istisnai bir durum olarak "ekle" verilemez, verilse bile program tarafından "çıkart" kabul edilir.
ÖNCELİK ve İŞLEM sahaları birlikte aşağıda belirtilen yüzdelerin matrahlarının hesaplanmasını ve bunu sağlamak üzere işlem sıralamasını belirlerler. Bu işlem aşağıda açıklanmıştır.
Bu ekranda görülen her sıra bilgi sırasıyla 1-9 arası bir numara alırlar. Başlık 1 sahasının numarası "1", Başlık 2 sahasının numarası "2",...,Başlık 9 sahasının numarası "9" olarak adlandırılırlar. Herhangi bir sırada belirtilen yüzdeye ait matrahın hesaplanışı sırasında irsaliyenin arka yüzünde yazılı mal toplamı her halikarda yüzdenin matrahına "+" olarak girer, daha sonra işlem hanesinde yazılı bulunan rakamların belirttiği sırada yazılı bulunan sahalarda bulunan tutarlar kendi tiplerine göre matrahta artma veya azalmaya neden olurlar. Belli bir sırada bulunan yüzdenin hesaplanışı sırasında başka sıralardaki tutarlara gerek duyulduğundan hangi yüzdenin önce hesaplanacağı da ÖNCELİK sahasında belirtilmiştir. Öncelik 1 'den başlar, 9'a kadar gider, Aynı önceliğe bağlı birden fazla saha varsa o zaman öncelik sıra numarasına göre belirlenir. Ayrıca ekranda bulunan saha başlığı üzerinden yüzde alınmak istenirse bu sütuna köşeli parantez içinde yüzdesi alınacak sahanın başlık numarası (1 ile 9 arası) yazılır.
YÜZDE sahası ise başlıklarda kullanılacak yüzdelerin irsaliye girişlerinde default olarak ekrana gelmesini sağlayan bölümdür. Kullanıcı tarafından irsaliye kaydı sırasında bu yüzdeler değiştirilebilirler. Yukarıda belirtilen yöntemle matrah bulunduktan sonra default olarak bu ekrandan çekilen ve istenirse daha sonra değiştirilebilen yüzde bu matrahla çarpılarak iskonto veya arttırım tutarı bulunur.
4.3.4.BAĞLANTI BİLGİLERİ
Yeni irsaliye ekranında iken kalem bilgileri elle girilmek yerine doğrudan herhangi bir metin dosyasından okutulmak istenirse bu ekrandaki bilgiler doldurulur.
Dosya Adı
Bu sahaya bağlantı kurulacak dosyanın adı yazılır. Yeni irsaliye ekranında iken BİLGİ GİRİŞ İŞLEMLERİ menüsünden DOSYADAN VERİ OKUMA seçildiğinde bu dosyanın adı otomatik olarak gelir. Kullanıcı isterse dosya adını değiştirebilir. Hazırlanan dosya çalışılan şirketle aynı bölümde olmalıdır.
Tanım Bilgileri 1-2
Bu sahalara hazırlanacak dosyanın yapısını gösteren tanım bilgileri girilir.
Bunu bir örnekle anlatalım. Yeni bir irsaliye hazırlarken kod ve miktar bilgilerinin dosyadan okunmasını istiyoruz. Dosyamızın adı �bagdos01.txt� olsun, STOK KODU sahası 15 karekter, MİKTAR sahası da 10 karakter olsun. Bunun için DOSYA ADI sahasına �bagdos01.txt� yazarız. TANIM BİLGİLERİ sahasına stok kodunun saha kodunu ve vermek istediğimiz saha boyunu(0:15) ve miktar sahasının saha kodunu ve boyunu(8:10) yazarız(Şekil 19). Dosyayı TANIM BİLGİLERİ sahasındaki değerlere göre hazırlarız.
Yeni irsaliye ekranında iken hazırlamış olduğumuz dosyayı kullanmak için BİLGİ GİRİŞ İŞLEMLERİ menüsünden DOSYADAN VERİ OKUMA tuşuna basarız. Servis/Sabit Tanımlar/Bağlantı Bilgileri bölümünde tanımladığımız dosya adı otomatik olarak ekrana gelir.
ENTER tuşuna bastığımızda program STOK KODU ve MİKTAR bilgilerini dosyadan okuyarak ekrana basar. Stok dosyaları bağlantılı çalışılması durumunda program ilgili stok kartından Cins-Birim-Fiyat-KDV bilgilerini çekerek ekrana basar, Tutar sahası miktar ve fiyatın çarpımından otomatik olarak oluşur.
Kullanıcı Stok Kodu yerine Barkod Kodu kullanıyor ise barkod kodu bilgisi AÇIKLAMA sahasında belirtilmeli ve TANIM BİLGİLERİ sahasına açıklamanın kodu olan 3 yazılmalıdır. Yalnız bu parametrenin çalışabilmesi için Servis/Parametreler kısmında bulunan BARKOD ve BARKOD SAHASI parametreleri �evet� olarak tanımlanmış, kalemler kısmındaki Açıklama sahası açılmış, ayrıca stok kartlarına kullanılacak barkod kodları girilmiş ve Servis/Barkod İndeksi Yaratma bölümünden yeni indeks yaratılmış olmalıdır.
4.1.DEVİR İŞLEMLERİ
4.1.1.İRSALİYE DEVRİ
İrsaliye devri, irsaliye dosyalarının zaman içinde gereksiz yere çoğalmasını önlemek amacı ile yapılacaktır. Belli bir tarih itibarı ile irsaliye devri yapıldığı taktirde, o güne kadarki irsaliye kayıtları silinir. Silinen irsaliyelerle ilgili dosyalarda bulunan giriş/çıkış kayıtları da silindiğinden, söz konusu irsaliyelerle ilgili herhangi bir bilgi alma olanağı kalmaz. Herhangi bir veri kaybına meydan verilmemesi bakımından, irsaliye devri tarihinden eski tarihlere ait hareketlerin dökümlerinin, irsaliye devrinden önce İRSALİYE LİSTESİ ve/veya İRSALİYE KALEMLERİ LİSTESİ halinde alınmış olması tavsiye edilir. Daha kritik uygulamalarda irsaliye devri işleminden evvel devir öncesi durumu yansıtmak üzere veri dosyalarının yedeklenmesi gereklidir(periyodik yedekleme işlemlerine ilaveten). Böylelikle, ihtiyaç duyulursa bu yedek dosyalar üzerinden devredilmiş irsaliye kayıtlarına ulaşma olanağı korunmuş olur.
İrsaliye devrinin amacı irsaliye dosyalarının aşırı büyümelerini önlemek olduğuna göre geçmişteki herhangi bir tarih, devir tarihi olarak kullanılabilir. Buna mukabil, çok yakın bir tarih kullanılarak irsaliye devri yapılırsa yakın geçmişe ait gerek duyulabilecek kayıtlar silineceğinden devir tarihinin dikkatli seçilmesi önerilir.
İşlem ekranında bulunan NORMAL İRSALİYELER ve İPTAL İRSALİYELER seçenekleri sistemde bulunan irsaliyelerden hangilerinin devir işlemine tabi tutulacağını belirlemekte kullanılır. Her iki saha birden boş bırakılamaz, bunun dışındaki durumlarda her seçenek diğerinden bağımsız olarak çalışır, yani kullanıcı isterse sadece iptal edilmiş irsaliyeleri, veya sadece iptal edilmemiş irsaliyeleri veya tüm irsaliyeleri birden devir yapabilir. Devir tarihi sadece normal irsaliyeler devredildiği zaman yeni devir tarihi olarak kabul edilir, aksi taktirde eski devir tarihi geçerliliğini korur.
4.1.2.DEVİR TARİHİ DÜZELTME
Bu bölümde ise devir işlemleri sırasında değişen son devir tarihlerine müdahale imkanı getirilmektedir. Zaruri olmadıkça bu bölüm kullanılmamalıdır.
4.2.DOSYA BAKIMI
Bu bölüm YENİDEN İNDEKSLEME, KAPASİTE KULLANIM RAPORU ve YENİ DOSYA Alt-Bölümlerine ayrılır.
4.2.1.YENİDEN İNDEKSLEME
Data dosyalarındaki bilgilerden hareket ederek yeni bir indeks yaratılır(�*.ind� dosyaları). Dosyalardaki bilgiler tek tek gözden geçirilir. Hatalı olan veya okunamayan kayıtlar varsa indekslenmez ve dosyada saklanmaz. Yeniden indeksleme işlemini yapmadan evvel mutlaka dosyalarınızın yedeklerini almalısınız. Tekrar geriye dönüş olmadığından kayıtlarınızda istemediğiniz kayıplara sebep olabilirsiniz. Herhangi bir nedenle indeksleme işlemi yarım kalırsa bu işlem baştan alınarak tekrarlanmalıdır.
4.2.2.KAPASİTE KULLANIM RAPORU
Bu bölümde irsaliye kayıt sayısını, toplam sabit disk kapasitesini, irsaliye dosyalarının kapladığı alanı, dosyalardaki boş alan ve sabit diskte kullanılabilecek boş alan rakamlarını ekranda görebilirsiniz.
4.2.3.YENİ DOSYA
Bu bölümde irsaliye dosyalarının silinerek yeniden boş bir şekilde açılması sağlanır. İrsaliye dosyası açılmaya başlandığında program çalışılacak yılın girilmesini bekler. Yıl tanımlanarak enter tuşuna basıldığında irsaliye sisteminde belirtilen yıl ile çalışıp çalışmayacağınızı soran bir mesajla karşılaşacaksınız. Mesaja uygun bir cevap verildikten sonra ardından daha önceden irsaliye dosyası mevcutsa kayıt ortamında irsaliye dosyasının bulunduğunu belirten uyarı mesajı ile karşılaşacaksınız. Yine ardından bir uyarı mesajı gelecektir. Bu mesajı da geçtikten sonra yeni irsaliye dosyası açılmış olur.
4.3.SABİT TANIMLAR
Bu bölüm kendi içinde PARAMETRELER, KDV ORANLARI, SAHA BAŞLIKLARI ve BAĞLANTI BİLGİLERİ Alt-Bölümlerine ayrılır.
4.3.1.PARAMETRELER
Bu bölümde DEFAULT değer hanelerine verilecek değerler yeni irsaliye düzenlenirken kendiliğinden ekrana gelmesi istenen bilgileri içerecek şekilde düzenlenmelidir. Şimdi bu tanımlamaları inceleyelim.
Alış İrs.No/Satış İrs.No
Bu hanelere belirli bir rakamsal değer verilecek olursa giriş/çıkış hareketlerine program otomatik olarak bir İRSALİYE NO'su verecektir. Arzu edilirse bu hanelerin başına bir ÖN TAKI ilave etme olanağı da mevcuttur. Örneğin; �A�, �S� türünden bir seri nosu bu hanede ifade edilerek, verilecek Alış İrsaliye No'sunun A-0001, A-0002, A-0003; Satış İrsaliye No'sunun S-0001, S-0002, S-0003; şeklinde oluşması sağlanabilir. İrsaliye No'sunun başlangıç nosu NO hanesinin altına yazılır. Bu durumda elde edilecek rakamın toplam hane boyu ayrıca bu ekrandaki BOY hanesinin altında belirlenecektir.
İrsaliye Tipi
Yeni irsaliye ekranına girerken eğer ışıklı çubuğun en sık kullanılan irsaliye tipinin üzerine gelmesi isteniyorsa bu sahaya o tipin numarası yazılır.
KDV Dahil İrsaliye
Çalışılan irsaliyede ekrana default olarak KDV'nin dahil/hariç olarak gelmesini sağlar. Dahil olması isteniyorsa "evet", hariç olması isteniyorsa "hayır" seçilir. Her irsaliye girişinde burada belirtilen parametre default olarak gelir.
Kapalı İrsaliye
Yine yukarıdaki parametrede olduğu gibi irsaliye girişinde default olarak açık/kapalı cinslerinden birinin getirilmesini sağlar.
Kalem İskontosu Üzerine İskonto
İrsaliyede üç ayrı kalem iskontosu bulunur. Kalem iskontoların çalışması bu parametreye göre değişir. Bu seçeneğe "evet" verilirse kalem iskonto 1 matrahı satır tutarı olarak alınır, kalem iskonto 2'nin matrahı ise satır tutarı-kalem iskonto-1 tutarı olur, benzer şekilde kalem iskonto-3 matrahı da satır tutarı-(kalem iskonto 1 tutarı +kalem iskonto 2 tutarı) olur. Eğer �hayır� verilirse her üç kalem iskontosunda da matrah satır tutarı olarak sabit kalır.
KDV'de Kuruş
Bu parametre irsaliyenin KDV tutarında kuruş kullanılmak istendiği zaman �evet� olmalıdır.
Sabit İskonto
Bu sahaya yazılan iskonto yüzdesi irsaliyede bulunan tüm satırlarda kalem iskonto 1 sahasına bu yüzde yazılmış gibi işlem yapılmasını sağlar, ilgili sahada ayrıca bir yüzde tanımlanmışsa o zaman iki yüzde arka arkaya uygulanır. Örneğin; bu sahada %28 yazıyor olsun, irsaliye kesilirken de kalem iskonto 1 sahasına %10 yazılmış olsun, satır tutarı da 1 000 000 TL olsun. Tutara önce %28 iskonto uygulanır, matrah 1 000 000 - 280 000 = 720 000 TL olur, daha sonra bu matraha %10 iskonto uygulanır, matrah 720 000 - 72 000 = 648 000 TL. olur.
İskonto Dağıtılacak KDV No
İrsaliyede stok kalemleri işlenişinde verilen genel iskonto oranı tutarının tümünün belli KDV yüzdesi uygulanan kalemlerden düşülmesini sağlar. Bu parametrenin çalışabilmesi için; SERVİS'te bulunan KDV ORANLARI sahasında herhangi birisine belli oranda İskonto uygulanacak KDV yüzdesi yazılır. Aynı zamanda KDV oranı hangi sahaya yazılmışsa o sahanın kodu İSKONTO DAĞILIM KDV NO parametresine yazılır. Örneğin; bir irsaliyede birden fazla KDV kullanılıyor olsun, parametreler bölümündeki KDV oranlarının 2.sahasında %20 oranını belirtelim, o zaman program yapılan genel iskontoyu tüm stok kalemlerine tutar ağırlıklı olarak dağıtmak yerine sadece %20 KDV içeren satırlara yine tutar ağırlıklı olarak dağıtacaktır. İrsaliyede %20 KDV ihtiva eden satır yoksa o zaman dağıtım tüm satırlara yapılır.
Barkod
İrsaliye programı barkodla çalışılmak üzere alınmışsa bu sahaya �evet� verildiğinde barkod opsiyonu çalışır duruma gelecektir. Eğer program barkodlu çalışılmak üzere alınmamışsa bu haneye �evet� verilse bile barkod opsiyonu çalışmaz.
Barkod Sahası
Stok Kodu ile Barkod Kodu farklı sahalarda tutulacaksa bu parametre kullanılır. BARKOD parametresi �evet� olduğu zaman işleme girer. Kullanma şekli BARKOD İLE ÇALIŞMA OPSİYONU adlı başlığın altında açıklanmıştır.
Döviz Kur Sahası
Bu seçeneğe �evet� verilirse irsaliyenin ön yüzünde bulunan İRSALİYE NO ve TARİHİ sahalarının altında bulunan AÇIKLAMA sahası KUR TARİHİ olarak ekrana gelir. Buraya yazılan tarih, kur belirlemesinde devreye girer. Bu saha boş bırakılırsa irsaliye tarihi kullanılır. Bu saha kur tarihinin irsaliye tarihinden farklı olduğu durumlarda kullanılır.
Otomatik Çıkış
Bu parametre fatura ile ilgili olup irsaliye modülünde çalışmaz.
Alış.Kdv Tevkifatı
Bu parametreye �evet� verilirse alış irsaliyelerinde kayıt sırasında ekrana "KDV TEVKİFATI YAPACAK MISINIZ?" mesajı gelir.
Satış.Kdv Tevkifatı
Bu parametreye �evet� verilirse satış irsaliyelerinde kayıt sırasında ekrana "KDV TEVKİFATI YAPACAK MISINIZ?" mesajı gelir.
Kayıttan Önce Yazdırma
Bu parametreye �hayır� verilirse irsaliye kayıt edilmeden önce yazıcıdan bastırılamaz.
Dizayn Seçimi
İrsaliyelerin yazıcıdan basılması esnasında değişik dizaynların seçimine olanak sağlar. Bu haneye �evet� verildiğinde kullanılacak dizayn dosyası basım öncesinde kullanıcı tarafından bir çerçeve içinde gelen �*.FOR� dosyaları arasından herhangi bir tanesi olarak seçilebilmektedir.
Entegre Dosya Seçimi
Birden fazla entegre dosyasının muhasebeye kayıt sırasında seçilmesini sağlar.
İrsaliye No Kontrol
İrsaliye kayıt sırasında aynı irsaliye nosundan başka bir irsaliye olup olmadığını kontrol eder. Eğer varsa "DOSYADA AYNI NUMARALI İRSALİYE VAR EMİN MİSİNİZ?" uyarı mesajı gelir. Bu mesaja �evet� verildiğinde irsaliyeyi kayıt eder, �hayır� denildiğinde irsaliye ekranına geri döner.
İskontoları Düş
İrsaliyeden muhasebeye otomatik fiş kesilirken yapılan iskontoların ilgili mal hesabından düşülmesi isteniyorsa bu sahaya �evet� yazılır. Bu sahaya �hayır� yazılırsa o zaman entegrasyon tablosunda bulunan iskonto hesapları devreye girer, bu durumda stokla ilgili hesaplara iskonto düşülmemiş değerler kaydedilir.
Muhasebe Kaydı Yap?
İRSALİYE programından muhasebe entegrasyonu sağlanırken �MUHASEBE FİŞİ KESİLECEK Mİ?� sorusunun çıkması için bu sahaya "sor", sormadan muhasebe entegrasyonu yapması için "evet", muhasebe entegrasyonu istenmezse "hayır" verilir.
Hesapları Birleştir
Bu parametreye �evet� verilmesi durumunda muhasebeye entegre fiş kaydı sırasında aynı hesaba ait ve aynı tipte(Borç-Alacak) olan satırlar birleştirilir. Böylelikle fişin kalem satır sayısı azaltılmış olur, �hayır� verilirse fişte satır toplama işlemi yapılmaz.
Alış/Satış Otomatik Fiyat
İrsaliyede hesaplamaların yapılmasını istediğiniz alış veya satış fiyatı default olarak bu sahalarda tanımlanır. Bu sahalarda tanımlanan fiyat her yeni irsaliyeye girildiğinde otomatik olarak ekrana gelir ve hesaplamalar bu fiyat üzerinden yapılır.
4.3.2.KDV ORANLARI
Bu bölümde irsaliye kesimi sırasında kullanılabilecek çeşitli KDV oranları ve gramaj ön takıları tanımlanır. 10 ayrı KDV oranı tanımlama imkanına sahipsiniz. Bu ekranda yapılan tanımlamalar sadece bu program modülü için geçerlidir. Farklı KDV'lerin hangi hesaplara entegre edileceğine dair MENÜ�nün Entegre Hesaplar bölümünden ayrıca bir tablo doldurulması gerekmektedir.
4.3.3.SAHA BAŞLIKLARI
Bu bölümde irsaliyedeki çeşitli iskonto ve ek tutarlarla ilgili tanımlar verilmektedir. Burada programdan gelen başlıklara bağlı kalınmayıp arzu edilen AMBALAJ, NAKLİYE, NAVLUN, PEŞİNAT İSKONTOSU vs. gibi işinizin gereği ifadeleri kullanabilirsiniz. Ayrıca bu ekranda bulunan sahaların işlem önceliği sırası burada belirtilir.
TİP sahası, kullanılan başlığın irsaliyedeki toplam değere ilavesi veya azaltılması işlemlerinin tanımlandığı bölümdür. Örneğin, iskonto başlığının tipi "çıkart" olduğunda irsaliye ekranında bu başlığın yanına yazılan tutar irsaliye tutarında azalmaya yol açmakta, "ekle" olursa irsaliye tutarında artmaya yol açmaktadır. Kalem iskonto sahalarında istisnai bir durum olarak "ekle" verilemez, verilse bile program tarafından "çıkart" kabul edilir.
ÖNCELİK ve İŞLEM sahaları birlikte aşağıda belirtilen yüzdelerin matrahlarının hesaplanmasını ve bunu sağlamak üzere işlem sıralamasını belirlerler. Bu işlem aşağıda açıklanmıştır.
Bu ekranda görülen her sıra bilgi sırasıyla 1-9 arası bir numara alırlar. Başlık 1 sahasının numarası "1", Başlık 2 sahasının numarası "2",...,Başlık 9 sahasının numarası "9" olarak adlandırılırlar. Herhangi bir sırada belirtilen yüzdeye ait matrahın hesaplanışı sırasında irsaliyenin arka yüzünde yazılı mal toplamı her halikarda yüzdenin matrahına "+" olarak girer, daha sonra işlem hanesinde yazılı bulunan rakamların belirttiği sırada yazılı bulunan sahalarda bulunan tutarlar kendi tiplerine göre matrahta artma veya azalmaya neden olurlar. Belli bir sırada bulunan yüzdenin hesaplanışı sırasında başka sıralardaki tutarlara gerek duyulduğundan hangi yüzdenin önce hesaplanacağı da ÖNCELİK sahasında belirtilmiştir. Öncelik 1 'den başlar, 9'a kadar gider, Aynı önceliğe bağlı birden fazla saha varsa o zaman öncelik sıra numarasına göre belirlenir. Ayrıca ekranda bulunan saha başlığı üzerinden yüzde alınmak istenirse bu sütuna köşeli parantez içinde yüzdesi alınacak sahanın başlık numarası (1 ile 9 arası) yazılır.
YÜZDE sahası ise başlıklarda kullanılacak yüzdelerin irsaliye girişlerinde default olarak ekrana gelmesini sağlayan bölümdür. Kullanıcı tarafından irsaliye kaydı sırasında bu yüzdeler değiştirilebilirler. Yukarıda belirtilen yöntemle matrah bulunduktan sonra default olarak bu ekrandan çekilen ve istenirse daha sonra değiştirilebilen yüzde bu matrahla çarpılarak iskonto veya arttırım tutarı bulunur.
4.3.4.BAĞLANTI BİLGİLERİ
Yeni irsaliye ekranında iken kalem bilgileri elle girilmek yerine doğrudan herhangi bir metin dosyasından okutulmak istenirse bu ekrandaki bilgiler doldurulur.
Dosya Adı
Bu sahaya bağlantı kurulacak dosyanın adı yazılır. Yeni irsaliye ekranında iken BİLGİ GİRİŞ İŞLEMLERİ menüsünden DOSYADAN VERİ OKUMA seçildiğinde bu dosyanın adı otomatik olarak gelir. Kullanıcı isterse dosya adını değiştirebilir. Hazırlanan dosya çalışılan şirketle aynı bölümde olmalıdır.
Tanım Bilgileri 1-2
Bu sahalara hazırlanacak dosyanın yapısını gösteren tanım bilgileri girilir.
Bunu bir örnekle anlatalım. Yeni bir irsaliye hazırlarken kod ve miktar bilgilerinin dosyadan okunmasını istiyoruz. Dosyamızın adı �bagdos01.txt� olsun, STOK KODU sahası 15 karekter, MİKTAR sahası da 10 karakter olsun. Bunun için DOSYA ADI sahasına �bagdos01.txt� yazarız. TANIM BİLGİLERİ sahasına stok kodunun saha kodunu ve vermek istediğimiz saha boyunu(0:15) ve miktar sahasının saha kodunu ve boyunu(8:10) yazarız(Şekil 19). Dosyayı TANIM BİLGİLERİ sahasındaki değerlere göre hazırlarız.
Yeni irsaliye ekranında iken hazırlamış olduğumuz dosyayı kullanmak için BİLGİ GİRİŞ İŞLEMLERİ menüsünden DOSYADAN VERİ OKUMA tuşuna basarız. Servis/Sabit Tanımlar/Bağlantı Bilgileri bölümünde tanımladığımız dosya adı otomatik olarak ekrana gelir.
ENTER tuşuna bastığımızda program STOK KODU ve MİKTAR bilgilerini dosyadan okuyarak ekrana basar. Stok dosyaları bağlantılı çalışılması durumunda program ilgili stok kartından Cins-Birim-Fiyat-KDV bilgilerini çekerek ekrana basar, Tutar sahası miktar ve fiyatın çarpımından otomatik olarak oluşur.
Kullanıcı Stok Kodu yerine Barkod Kodu kullanıyor ise barkod kodu bilgisi AÇIKLAMA sahasında belirtilmeli ve TANIM BİLGİLERİ sahasına açıklamanın kodu olan 3 yazılmalıdır. Yalnız bu parametrenin çalışabilmesi için Servis/Parametreler kısmında bulunan BARKOD ve BARKOD SAHASI parametreleri �evet� olarak tanımlanmış, kalemler kısmındaki Açıklama sahası açılmış, ayrıca stok kartlarına kullanılacak barkod kodları girilmiş ve Servis/Barkod İndeksi Yaratma bölümünden yeni indeks yaratılmış olmalıdır.