verword
06-02-2008, 18:17 PM
Bu bölüm sistemde bakım için gerekli periyodik işlemlere ayrılmıştır. Şimdi SERVİS bölümünün Alt-Bölümlerine bakalım.
4.1.DEVİR İŞLEMLERİ
Bu bölüme girildiğinde ekrana FATURA DEVRİ ve DEVİR TARİHİ DÜZELTME seçenekleri gelir.
4.1.1.FATURA DEVRİ
Bu bölüm periyodik devir işlemlerini içermektedir. Faturalama sisteminizi verimli kullanmak için devir işlemi ile ilgili bir iki önemli hususa dikkat etmek gerekmektedir.
Fatura devri işlemi, fatura dosyalarının zaman içinde gereksiz yere fazlalaşmasını önlemek amacı ile yapılacaktır. Belli bir tarih itibarı ile fatura devri yapıldığı taktirde, o güne kadarki fatura kayıtları silinir. Silinen faturalarla ilgili dosyalarda bulunan giriş/çıkış kayıtları da silindiğinden, söz konusu faturalarla ilgili herhangi bir bilgi alma olanağı kalmaz. Herhangi bir veri kaybına meydan verilmemesi bakımından, fatura devir tarihinden eski tarihlere ait hareketlerin dökümlerinin, fatura devrinden önce FATURA LİSTESİ ve/veya FATURA KALEMLERİ LİSTESİ halinde alınmış olması tavsiye edilir. Daha kritik uygulamalarda fatura devri işleminden evvel devir öncesi durumu yansıtmak üzere veri dosyalarının yedeklenmesi gereklidir(periyodik yedekleme işlemlerine ilaveten). Böylelikle gerek duyulursa bu yedek dosyalar üzerinden devredilmiş fatura kayıtlarına ulaşma olanağı korunmuş olur.
Fatura devrinin amacı fatura dosyalarının aşırı büyümelerini önlemek olduğuna göre geçmişteki herhangi bir tarih, devir tarihi olarak kullanılabilir. Buna karşın çok yakın bir tarih kullanılarak devir yapılırsa, yakın geçmişe ait gerek duyulabilecek kayıtlar silineceğinden devir tarihinin dikkatli seçilmesi önerilir.
İşlem ekranında bulunan NORMAL FATURALAR ve İPTAL FATURALAR seçenekleri sistemde bulunan faturalardan hangilerinin devir işlemine tabi tutulacağını belirlemekte kullanılır. Her iki saha birden boş bırakılamaz, bunun dışındaki durumlarda her seçenek diğerinden bağımsız olarak çalışır, yani kullanıcı isterse sadece iptal edilmiş faturaları veya sadece iptal edilmemiş faturaları veya tüm faturaları birden devir yapabilir. Devir tarihi sadece normal faturalar devredildiği zaman yeni devir tarihi olarak kabul edilir, aksi taktirde eski devir tarihi geçerliliğini korur.
4.1.2.DEVİR TARİHİ DÜZELTME
Bu bölümde ise devir işlemleri sırasında değişen son devir tarihlerine müdahale imkanı getirilmektedir. Zaruri olmadıkça bu bölüm kullanılmamalıdır.
4.2.DOSYA BAKIMI
Bu bölüm YENİDEN İNDEKSLEME, KAPASİTE KULLANIM RAPORU, YENİ DOSYA ve CARİ/MUHASEBE ENTEGRASYON KONTROLÜ Alt-Bölümlerinden oluşur.
4.2.1.YENİDEN İNDEKSLEME
Data dosyalarındaki bilgilerden hareket ederek yeni bir indeks yaratılır(�*.ind� dosyaları). Dosyalardaki bilgiler tek tek gözden geçirilir. Hatalı olan veya okunamayan kayıtlar varsa indekslenmez ve dosyada saklanmaz. Yeniden indeksleme işlemini yapmadan evvel mutlaka dosyalarınızın yedeklerini almalısınız. Tekrar geriye dönüş olmadığından kayıtlarınızda istemediğiniz kayıplara sebep olabilirsiniz. Herhangi bir nedenle indeksleme işlemi yarım kalırsa bu işlem baştan alınarak tekrarlanmalıdır.
4.2.2.KAPASİTE KULLANIM RAPORU
Bu bölümde fatura kayıt sayısını, toplam disk kapasitesini, fatura dosyalarının kapladığı alan, dosyalardaki boş alan ve diskteki kullanılabilecek boş alan rakamlarını ekranda görebilirsiniz.
4.2.3.YENİ DOSYA
Bu bölüm fatura dosyalarının silinerek yeniden boş bir şekilde açılmasını sağlar. Fatura dosyası açılmaya başlandığında program çalışılacak yılın girilmesini bekler. Yıl tanımlanarak enter tuşuna basıldığında fatura sisteminde belirtilen yıl ile çalışıp çalışmayacağınızı soran bir mesajla karşılaşacaksınız. Mesaja uygun bir cevap verdikten sonra ardından daha önceden fatura dosyası mevcutsa kayıt ortamında fatura dosyasının bulunduğunu ikaz eden uyarı mesajı ile karşılaşacaksınız. Yine ardından bir uyarı mesajı gelecektir. Bu mesajı da geçtikten sonra yeni fatura dosyası açılmış olur.
4.2.4.CARİ/MUHASEBE ENTEGRASYON KONTROLÜ
Bu bölüm cari/muhasebe entegrasyonu olmayan ve/veya entegrasyon yapılmış görünüp te karşı kayıtları bulunmayan faturaların listesini verir. Ekranda belirtilen listeleme aralıklarına ve PARAMETRELER tuşu ile belirlenen kıstaslara uyan faturalar gözden geçirilir, cari/muhasebe bağlantısı bulunmayan veya kopuk olan faturaların ekrana veya yazıcıya dökümü alınır. Bu işlem yanlışlıkla cari/muhasebe bağlantısı yapılmadan kaydedilen veya bir şekilde bağlantılı kaydedilip te sonradan bağlantısı kopan(örneğin ilgili aya ait fiş dosyasının silinerek tekrar açılması veya bağlantılı cari hareket kaydının cari modülünden değiştirilmesi gibi) faturaların belirlenmesinde işe yarar.
4.3.SABİT TANIMLAR
Bu bölüm kendi içinde PARAMETRELER, KDV ORANLARI, SAHA BAŞLIKLARI ve BAĞLANTI BİLGİLERİ Alt-Bölümlerine ayrılır.
4.3.1.PARAMETRELER
Bu bölümde DEFAULT değer hanelerine verilecek değerler yeni fatura düzenlenirken kendiliğinden ekrana gelmesi istenen bilgileri içerecek şekilde düzenlenmelidir. Şimdi bu tanımlamaları inceleyelim.
Alış/Satış Fatura No
Bu hanelere belirli bir rakamsal değer verilecek olursa giriş veya çıkış hareketlerine program otomatik olarak bir FATURA NO'su verecektir. Arzu edilirse bu hanelerin başına bir ÖN TAKI ilave etme olanağı da mevcuttur. A, S türünden bir seri no'su bu hanede ifade edilerek verilecek Alış Fatura No'sunun A-0001, A-0002, A-0003; Satış Fatura No'sunun S-0001, S-0002, S-0003; şeklinde oluşması sağlanabilir. Fatura nosunun başlangıç nosu NO hanesinin altına yazılır. Bu durumda elde edilecek rakamın toplam hane boyu bu ekrandaki BOY hanesinin altına yazılacaktır.
Fatura Tipi
Yeni fatura ekranına girerken eğer ışıklı çubuğun en sık kullanılan fatura tipinin üzerine gelmesi isteniyorsa bu sahaya o tipin numarası yazılır.
KDV Dahil Fatura
Çalışılan faturada ekrana default olarak KDV'nin dahil/hariç olarak gelmesini sağlar. Dahil olması isteniyorsa "evet", hariç olması isteniyorsa "hayır" seçilir. Her fatura girişinde burada belirtilen parametre default olarak gelir.
Kapalı Fatura
Yine yukarıdaki parametrede olduğu gibi fatura girişinde default olarak açık/kapalı fatura cinslerinden birinin getirilmesini sağlar.
Kalem İskontosu Üzerine İskonto
Faturada üç ayrı kalem iskontosu bulunur. Kalem iskontoların çalışması bu parametreye göreye değişir. Bu seçeneğe "evet" verilirse kalem iskonto 1 matrahı satır tutarı olarak alınır, kalem iskonto 2'nin matrahı ise satır tutarı-kalem iskonto 1 tutarı olur, benzer şekilde kalem iskonto 3 matrahı da satır tutarı-(kalem iskonto 1 tutarı +kalem iskonto 2 tutarı) olur. Eğer �hayır� verilirse her üç kalem iskontosunda da matrah satır tutarı olarak sabit kalır.
KDV'de Kuruş
Bu parametre faturanın KDV tutarında kuruş kullanılmak istendiği zaman �evet� olmalıdır.
Sabit İskonto
Bu sahaya yazılan iskonto yüzdesi faturada bulunan tüm satırlarda kalem iskonto 1 sahasına bu yüzde yazılmış gibi işlem yapılmasını sağlar, ilgili sahada ayrıca bir yüzde tanımlanmışsa o zaman iki yüzde arka arkaya uygulanır. Örneğin; bu sahada %28 yazıyor olsun, fatura kesilirken de kalem iskonto 1 sahasına %10 yazılmış olsun, satır tutarı da 1 000 000 TL olsun. Tutara önce %28 iskonto uygulanır, matrah 1 000 000 - 280 000 = 720 000 TL olur, daha sonra bu matraha %10 iskonto uygulanır, matrah 720 000 - 72 000 = 648 000 TL. olur.
İskonto Dağıtılacak KDV No
Faturada stok kalemleri işlenişinde verilen genel iskonto oranı tutarının tümünün belli KDV yüzdesi uygulanan kalemlerden düşülmesini sağlar. Bu parametrenin çalışabilmesi için SERVİS'te bulunan KDV oranları sahasından herhangi birisine belli oranda iskonto uygulanacak KDV yüzdesi yazılır. Aynı zamanda KDV oranı hangi sahaya yazılmışsa o sahanın kodu İSKONTO DAĞILIM KDV NO parametresine yazılır. Örneğin; bir faturada birden fazla KDV kullanılıyor olsun, parametreler bölümündeki KDV oranlarının 2.sahasında %20 oranını belirtelim, o zaman program yapılan genel iskontoyu tüm stok kalemlerine tutar ağırlıklı olarak dağıtmak yerine sadece %20 KDV ihtiva eden satırlara yine tutar ağırlıklı olarak dağıtacaktır. Faturada %20 KDV ihtiva eden satır yoksa o zaman dağıtım tüm satırlara yapılır.
Barkod
Fatura programı barkodla çalışılmak üzere alınmışsa bu sahaya �evet� verildiğinde barkod opsiyonu çalışır duruma gelecektir. Eğer program barkodlu çalışılmak üzere alınmamışsa bu haneye �evet� verilse bile barkod opsiyonu çalışmaz.
Barkod Sahası
Stok Kodu ile Barkod Kodu farklı sahalarda tutulacaksa bu parametre kullanılır. BARKOD parametresi �evet� olduğu zaman işleme girer. Kullanma şekli BARKOD İLE ÇALIŞMA OPSİYONU adlı başlığın altında açıklanmıştır.
Döviz Kur Sahası
Bu seçeneğe �evet� verilirse faturanın ön yüzünde bulunan İRSALİYE NO ve TARİHİ sahalarının altında bulunan AÇIKLAMA sahası KUR TARİHİ olarak ekrana gelir. Buraya yazılan tarih, kur belirlemesinde devreye girer. Bu saha boş bırakılırsa Fatura Tarihi kullanılır. Bu saha kur tarihinin fatura tarihinden farklı olduğu durumlarda kullanılır.
Otomatik Çıkış
Sadece alış faturasında kullanılan bu parametreye "evet" yazıldığında alış faturasının kaydı sırasında firma içinde satış faturasını da işler. Muhasebeye kayıt işleminde ise alış faturasının normal mahsup fişini işlerken kesilen satış faturasının mahsup fişinde ise KDV Hesabı işleme katılmaz. Fatura kayıt işlemi yapılırken ekrana "GİRİŞLE BERABER OTOMATİK ÇIKIŞ TA İSTİYOR MUSUNUZ?" mesajı gelecektir. Bu mesaja "evet" cevabı verildiğinde satış faturası da kesmek için gerekli cari kod veya ünvanının girilmesi için ekranda pencere açılacaktır. Bu pencerede karşı cari hesap belirtilir. Ardından kayıt edilir.
Alış.KDV Tevkifatı
Bu parametreye �evet� verilirse alış faturalarında kayıt sırasında ekrana "KDV TEVKİFATI YAPACAK MISINIZ?" mesajı gelir.
Satış.KDV Tevkifatı
Bu parametreye �evet� verilirse satış faturalarında kayıt sırasında ekrana "KDV TEVKİFATI YAPACAK MISINIZ?" mesajı gelir.
Kayıttan Önce Yazdırma
Bu parametreye �hayır� verilirse fatura kayıt edilmeden önce yazıcıdan bastırılamaz.
Dizayn Seçimi
Faturaların yazıcıdan basılması esnasında değişik dizaynların seçimine olanak sağlar. Bu haneye �evet� verildiğinde değişik saha tanımlarının yer aldığı �*.FOR� dosyaları seçilebilmektedir.
Entegrasyon Dosya Seçimi
Birden fazla entegre dosyasının muhasebeye kayıt sırasında seçilmesini sağlar.
Fatura No Kontrol
Fatura kayıt sırasında aynı fatura nosundan başka bir fatura olup olmadığını kontrol eder. Eğer varsa "DOSYADA AYNI NUMARALI FATURA VAR EMİN MİSİNİZ?" uyarı mesajı gelir. Bu mesaja �E� denildiğinde faturayı kayıt eder, �H� denildiğinde fatura ekranına geri döner.
İskontoları Düş
Faturadan muhasebeye otomatik fiş kesilirken yapılan iskontoların ilgili mal hesabından düşülmesi isteniyorsa bu sahaya �evet� verilir. Bu sahaya �hayır� verilirse o zaman entegrasyon tablosunda bulunan iskonto hesapları devreye girer, bu durumda stokla ilgili hesaplara iskonto düşülmemiş değerler kaydedilir.
Muhasebe Kaydı Yap
Bu parametreye fatura programından muhasebe entegrasyonu sağlanırken "MUHASEBE FİŞİ KESİLECEK Mİ?" sorusunun çıkması için "sor", sormadan muhasebe entegrasyonu yapması için "evet", muhasebe entegrasyonu yapmaması için "hayır" veri
lir.
Hesapları Birleştir
Bu parametreye �evet� verilmesi durumunda muhasebeye entegre fiş kaydı sırasında aynı hesaba ait ve aynı tipte(Borç-Alacak) olan satırlar birleştirilir. Böylelikle fişin kalem satır sayısı azaltılmış olur, �hayır� verilirse fişte satır toplama işlemi yapılmaz.
Alış/Satış Otomatik Fiyat
Faturada hesaplamaların yapılmasını istediğiniz alış veya satış fiyatı default olarak bu sahalarda tanımlanır. Bu sahalarda tanımlanan fiyat her yeni faturaya girildiğinde otomatik olarak ekrana gelir ve hesaplamalar bu fiyat üzerinden yapılır.
4.3.2.KDV ORANLARI
Bu bölümde fatura kesimi sırasında kullanılabilecek çeşitli KDV oranları ve gramaj ön takıları tanımlanır. 10 ayrı KDV oranı tanımlama imkanına sahipsiniz. Bu ekranda yapılan tanımlamalar sadece bu program modülü için geçerlidir. Farklı KDV'lerin hangi hesaplara entegre edileceğine dair MENÜ�nün Entegre Hesaplar bölümünden ayrıca bir tablo doldurulması gerekmektedir.
4.3.3.SAHA BAŞLIKLARI
Bu bölümde faturadaki muhtelif iskonto ve ilave tutarlarla ilgili tanımlar verilmektedir. Burada programdan gelen başlıklara bağlı kalınmayıp arzu edilen AMBALAJ, NAKLİYE, NAVLUN, PEŞİNAT İSKONTOSU vs. gibi işinizin gereği ifadeleri kullanabilirsiniz. Ayrıca bu ekranda bulunan sahaların işlem önceliği sırası burada belirtilir.
TİP sahası, kullanılan başlığın faturadaki toplam değere ilavesi veya azaltılması işlemlerinin tanımlandığı bölümdür. Örneğin, İskonto başlığının tipi "çıkart" olduğunda fatura ekranında bu başlığın yanına yazılan tutar fatura tutarında azalmaya yol açmakta, "ekle" olursa fatura tutarında artmaya yol açmaktadır. Kalem iskonto sahalarında istisnai bir durum olarak "ekle" verilemez, verilse bile program tarafından "çıkart" kabul edilir.
ÖNCELİK ve İŞLEM sahaları birlikte aşağıda belirtilen yüzdelerin matrahlarının hesaplanmasını ve bunu sağlamak üzere işlem sıralamasını belirlerler. Bu işlem aşağıda açıklanmıştır.
Bu ekranda görülen her sıra bilgi sırasıyla 1-9 arası bir numara alırlar, Başlık 1 sahasının numarası "1", Başlık 2 sahasının numarası "2",..., Başlık 9 sahasının numarası "9" olarak adlandırılır. Herhangi bir sırada belirtilen yüzdeye ait matrahın hesaplanışı sırasında faturanın arka yüzünde yazılı mal toplamı her halikarda yüzdenin matrahına "+" olarak girer, daha sonra işlem hanesinde yazılı bulunan rakamların belirttiği sırada yazılı bulunan sahalarda bulunan tutarlar kendi tiplerine göre matrahta artma veya azalmaya neden olurlar. Belli bir sırada bulunan yüzdenin hesaplanışı sırasında başka sıralardaki tutarlara ihtiyaç duyulduğundan hangi yüzdenin önce hesaplanacağı da ÖNCELİK sahasında belirtilmiştir. Öncelik 1 'den başlar, 9'a kadar gider. Aynı önceliğe bağlı birden fazla saha varsa o zaman öncelik sıra numarasına göre belirlenir. Ayrıca ekranda bulunan saha başlığı üzerinden yüzde alınmak istenirse bu sütuna köşeli parantez içinde yüzdesi alınacak sahanın başlık numarası(1 ile 9 arası) yazılır.
YÜZDE sahası ise başlıklarda kullanılacak yüzdelerin fatura girişlerinde default olarak ekrana gelmesini sağlayan bölümdür. Kullanıcı tarafından fatura kaydı sırasında bu yüzdeler değiştirilebilirler. Yukarıda belirtilen yöntemle matrah bulunduktan sonra default olarak bu ekrandan çekilen ve istenirse daha sonra değiştirilebilen yüzde bu matrahla çarpılarak iskonto veya arttırım tutarı bulunur.
4.3.4.BAĞLANTI BİLGİLERİ
Yeni fatura ekranında iken kalem bilgileri elle girilmek yerine doğrudan herhangi bir metin dosyasından okutulmak istenirse bu ekrandaki bilgiler doldurulur.
Dosya Adı
Bu sahaya bağlantı kurulacak dosyanın adı yazılır. Yeni fatura ekranında iken BİLGİ GİRİŞ İŞLEMLERİ menüsünden DOSYADAN VERİ OKUMA seçildiğinde bu dosyanın adı otomatik olarak gelir. Kullanıcı isterse dosya adını değiştirebilir. Hazırlanan dosya çalışılan şirketle aynı bölümde olmalıdır.
Tanım Bilgileri 1-2
Bu sahalara hazırlanacak dosyanın yapısını gösteren tanım bilgileri girilir.
Bunu bir örnekle anlatalım. Yeni bir fatura hazırlarken kod ve miktar bilgilerinin dosyadan okunmasını istiyoruz. Dosyamızın adı �bagdos.txt� olsun, STOK KODU sahası 15 karekter, MİKTAR sahası da 10 karakter olsun. Bunun için DOSYA ADI sahasına �bagdos.txt� yazarız. TANIM BİLGİLERİ sahasına stok kodunun saha kodunu ve vermek istediğimiz saha boyunu(0:15) ve miktar sahasının saha kodunu ve boyunu(8:10) yazarız. Dosyayı TANIM BİLGİLERİ sahasındaki değerlere göre hazırlarız.
Yeni fatura ekranında iken hazırlamış olduğumuz dosyayı kullanmak için BİLGİ GİRİŞ İŞLEMLERİ menüsünden DOSYADAN VERİ OKUMA tuşuna basarız. Servis/Bağlantı Bilgileri bölümünde tanımladığımız dosya adı otomatik olarak ekrana gelir.
ENTER tuşuna bastığımızda program STOK KODU ve MİKTAR bilgilerini dosyadan okuyarak ekrana basar. Stok dosyaları bağlantılı çalışılması durumunda program ilgili stok kartından Cins-Birim-Fiyat-KDV bilgilerini çekerek ekrana basar, Tutar sahası miktar ve fiyatın çarpımından otomatik olarak oluşur. Kullanıcı Stok Kodu yerine Barkod Kodu kullanıyor ise barkod kodu bilgisi AÇIKLAMA sahasında belirtilmeli ve TANIM BİLGİLERİ sahasına açıklamanın kodu olan 3 yazılmalıdır. Yalnız bu parametrenin çalışabilmesi için Servis/Parametreler kısmında bulunan BARKOD ve BARKOD SAHASI parametreleri �evet� olarak tanımlanmış, kalemler kısmındaki Açıklama sahası açılmış, ayrıca stok kartlarına kullanılacak barkod kodları girilmiş ve Servis/Barkod İndeksi Yaratma bölümünden yeni indeks yaratılmış olmalıdır.
4.1.DEVİR İŞLEMLERİ
Bu bölüme girildiğinde ekrana FATURA DEVRİ ve DEVİR TARİHİ DÜZELTME seçenekleri gelir.
4.1.1.FATURA DEVRİ
Bu bölüm periyodik devir işlemlerini içermektedir. Faturalama sisteminizi verimli kullanmak için devir işlemi ile ilgili bir iki önemli hususa dikkat etmek gerekmektedir.
Fatura devri işlemi, fatura dosyalarının zaman içinde gereksiz yere fazlalaşmasını önlemek amacı ile yapılacaktır. Belli bir tarih itibarı ile fatura devri yapıldığı taktirde, o güne kadarki fatura kayıtları silinir. Silinen faturalarla ilgili dosyalarda bulunan giriş/çıkış kayıtları da silindiğinden, söz konusu faturalarla ilgili herhangi bir bilgi alma olanağı kalmaz. Herhangi bir veri kaybına meydan verilmemesi bakımından, fatura devir tarihinden eski tarihlere ait hareketlerin dökümlerinin, fatura devrinden önce FATURA LİSTESİ ve/veya FATURA KALEMLERİ LİSTESİ halinde alınmış olması tavsiye edilir. Daha kritik uygulamalarda fatura devri işleminden evvel devir öncesi durumu yansıtmak üzere veri dosyalarının yedeklenmesi gereklidir(periyodik yedekleme işlemlerine ilaveten). Böylelikle gerek duyulursa bu yedek dosyalar üzerinden devredilmiş fatura kayıtlarına ulaşma olanağı korunmuş olur.
Fatura devrinin amacı fatura dosyalarının aşırı büyümelerini önlemek olduğuna göre geçmişteki herhangi bir tarih, devir tarihi olarak kullanılabilir. Buna karşın çok yakın bir tarih kullanılarak devir yapılırsa, yakın geçmişe ait gerek duyulabilecek kayıtlar silineceğinden devir tarihinin dikkatli seçilmesi önerilir.
İşlem ekranında bulunan NORMAL FATURALAR ve İPTAL FATURALAR seçenekleri sistemde bulunan faturalardan hangilerinin devir işlemine tabi tutulacağını belirlemekte kullanılır. Her iki saha birden boş bırakılamaz, bunun dışındaki durumlarda her seçenek diğerinden bağımsız olarak çalışır, yani kullanıcı isterse sadece iptal edilmiş faturaları veya sadece iptal edilmemiş faturaları veya tüm faturaları birden devir yapabilir. Devir tarihi sadece normal faturalar devredildiği zaman yeni devir tarihi olarak kabul edilir, aksi taktirde eski devir tarihi geçerliliğini korur.
4.1.2.DEVİR TARİHİ DÜZELTME
Bu bölümde ise devir işlemleri sırasında değişen son devir tarihlerine müdahale imkanı getirilmektedir. Zaruri olmadıkça bu bölüm kullanılmamalıdır.
4.2.DOSYA BAKIMI
Bu bölüm YENİDEN İNDEKSLEME, KAPASİTE KULLANIM RAPORU, YENİ DOSYA ve CARİ/MUHASEBE ENTEGRASYON KONTROLÜ Alt-Bölümlerinden oluşur.
4.2.1.YENİDEN İNDEKSLEME
Data dosyalarındaki bilgilerden hareket ederek yeni bir indeks yaratılır(�*.ind� dosyaları). Dosyalardaki bilgiler tek tek gözden geçirilir. Hatalı olan veya okunamayan kayıtlar varsa indekslenmez ve dosyada saklanmaz. Yeniden indeksleme işlemini yapmadan evvel mutlaka dosyalarınızın yedeklerini almalısınız. Tekrar geriye dönüş olmadığından kayıtlarınızda istemediğiniz kayıplara sebep olabilirsiniz. Herhangi bir nedenle indeksleme işlemi yarım kalırsa bu işlem baştan alınarak tekrarlanmalıdır.
4.2.2.KAPASİTE KULLANIM RAPORU
Bu bölümde fatura kayıt sayısını, toplam disk kapasitesini, fatura dosyalarının kapladığı alan, dosyalardaki boş alan ve diskteki kullanılabilecek boş alan rakamlarını ekranda görebilirsiniz.
4.2.3.YENİ DOSYA
Bu bölüm fatura dosyalarının silinerek yeniden boş bir şekilde açılmasını sağlar. Fatura dosyası açılmaya başlandığında program çalışılacak yılın girilmesini bekler. Yıl tanımlanarak enter tuşuna basıldığında fatura sisteminde belirtilen yıl ile çalışıp çalışmayacağınızı soran bir mesajla karşılaşacaksınız. Mesaja uygun bir cevap verdikten sonra ardından daha önceden fatura dosyası mevcutsa kayıt ortamında fatura dosyasının bulunduğunu ikaz eden uyarı mesajı ile karşılaşacaksınız. Yine ardından bir uyarı mesajı gelecektir. Bu mesajı da geçtikten sonra yeni fatura dosyası açılmış olur.
4.2.4.CARİ/MUHASEBE ENTEGRASYON KONTROLÜ
Bu bölüm cari/muhasebe entegrasyonu olmayan ve/veya entegrasyon yapılmış görünüp te karşı kayıtları bulunmayan faturaların listesini verir. Ekranda belirtilen listeleme aralıklarına ve PARAMETRELER tuşu ile belirlenen kıstaslara uyan faturalar gözden geçirilir, cari/muhasebe bağlantısı bulunmayan veya kopuk olan faturaların ekrana veya yazıcıya dökümü alınır. Bu işlem yanlışlıkla cari/muhasebe bağlantısı yapılmadan kaydedilen veya bir şekilde bağlantılı kaydedilip te sonradan bağlantısı kopan(örneğin ilgili aya ait fiş dosyasının silinerek tekrar açılması veya bağlantılı cari hareket kaydının cari modülünden değiştirilmesi gibi) faturaların belirlenmesinde işe yarar.
4.3.SABİT TANIMLAR
Bu bölüm kendi içinde PARAMETRELER, KDV ORANLARI, SAHA BAŞLIKLARI ve BAĞLANTI BİLGİLERİ Alt-Bölümlerine ayrılır.
4.3.1.PARAMETRELER
Bu bölümde DEFAULT değer hanelerine verilecek değerler yeni fatura düzenlenirken kendiliğinden ekrana gelmesi istenen bilgileri içerecek şekilde düzenlenmelidir. Şimdi bu tanımlamaları inceleyelim.
Alış/Satış Fatura No
Bu hanelere belirli bir rakamsal değer verilecek olursa giriş veya çıkış hareketlerine program otomatik olarak bir FATURA NO'su verecektir. Arzu edilirse bu hanelerin başına bir ÖN TAKI ilave etme olanağı da mevcuttur. A, S türünden bir seri no'su bu hanede ifade edilerek verilecek Alış Fatura No'sunun A-0001, A-0002, A-0003; Satış Fatura No'sunun S-0001, S-0002, S-0003; şeklinde oluşması sağlanabilir. Fatura nosunun başlangıç nosu NO hanesinin altına yazılır. Bu durumda elde edilecek rakamın toplam hane boyu bu ekrandaki BOY hanesinin altına yazılacaktır.
Fatura Tipi
Yeni fatura ekranına girerken eğer ışıklı çubuğun en sık kullanılan fatura tipinin üzerine gelmesi isteniyorsa bu sahaya o tipin numarası yazılır.
KDV Dahil Fatura
Çalışılan faturada ekrana default olarak KDV'nin dahil/hariç olarak gelmesini sağlar. Dahil olması isteniyorsa "evet", hariç olması isteniyorsa "hayır" seçilir. Her fatura girişinde burada belirtilen parametre default olarak gelir.
Kapalı Fatura
Yine yukarıdaki parametrede olduğu gibi fatura girişinde default olarak açık/kapalı fatura cinslerinden birinin getirilmesini sağlar.
Kalem İskontosu Üzerine İskonto
Faturada üç ayrı kalem iskontosu bulunur. Kalem iskontoların çalışması bu parametreye göreye değişir. Bu seçeneğe "evet" verilirse kalem iskonto 1 matrahı satır tutarı olarak alınır, kalem iskonto 2'nin matrahı ise satır tutarı-kalem iskonto 1 tutarı olur, benzer şekilde kalem iskonto 3 matrahı da satır tutarı-(kalem iskonto 1 tutarı +kalem iskonto 2 tutarı) olur. Eğer �hayır� verilirse her üç kalem iskontosunda da matrah satır tutarı olarak sabit kalır.
KDV'de Kuruş
Bu parametre faturanın KDV tutarında kuruş kullanılmak istendiği zaman �evet� olmalıdır.
Sabit İskonto
Bu sahaya yazılan iskonto yüzdesi faturada bulunan tüm satırlarda kalem iskonto 1 sahasına bu yüzde yazılmış gibi işlem yapılmasını sağlar, ilgili sahada ayrıca bir yüzde tanımlanmışsa o zaman iki yüzde arka arkaya uygulanır. Örneğin; bu sahada %28 yazıyor olsun, fatura kesilirken de kalem iskonto 1 sahasına %10 yazılmış olsun, satır tutarı da 1 000 000 TL olsun. Tutara önce %28 iskonto uygulanır, matrah 1 000 000 - 280 000 = 720 000 TL olur, daha sonra bu matraha %10 iskonto uygulanır, matrah 720 000 - 72 000 = 648 000 TL. olur.
İskonto Dağıtılacak KDV No
Faturada stok kalemleri işlenişinde verilen genel iskonto oranı tutarının tümünün belli KDV yüzdesi uygulanan kalemlerden düşülmesini sağlar. Bu parametrenin çalışabilmesi için SERVİS'te bulunan KDV oranları sahasından herhangi birisine belli oranda iskonto uygulanacak KDV yüzdesi yazılır. Aynı zamanda KDV oranı hangi sahaya yazılmışsa o sahanın kodu İSKONTO DAĞILIM KDV NO parametresine yazılır. Örneğin; bir faturada birden fazla KDV kullanılıyor olsun, parametreler bölümündeki KDV oranlarının 2.sahasında %20 oranını belirtelim, o zaman program yapılan genel iskontoyu tüm stok kalemlerine tutar ağırlıklı olarak dağıtmak yerine sadece %20 KDV ihtiva eden satırlara yine tutar ağırlıklı olarak dağıtacaktır. Faturada %20 KDV ihtiva eden satır yoksa o zaman dağıtım tüm satırlara yapılır.
Barkod
Fatura programı barkodla çalışılmak üzere alınmışsa bu sahaya �evet� verildiğinde barkod opsiyonu çalışır duruma gelecektir. Eğer program barkodlu çalışılmak üzere alınmamışsa bu haneye �evet� verilse bile barkod opsiyonu çalışmaz.
Barkod Sahası
Stok Kodu ile Barkod Kodu farklı sahalarda tutulacaksa bu parametre kullanılır. BARKOD parametresi �evet� olduğu zaman işleme girer. Kullanma şekli BARKOD İLE ÇALIŞMA OPSİYONU adlı başlığın altında açıklanmıştır.
Döviz Kur Sahası
Bu seçeneğe �evet� verilirse faturanın ön yüzünde bulunan İRSALİYE NO ve TARİHİ sahalarının altında bulunan AÇIKLAMA sahası KUR TARİHİ olarak ekrana gelir. Buraya yazılan tarih, kur belirlemesinde devreye girer. Bu saha boş bırakılırsa Fatura Tarihi kullanılır. Bu saha kur tarihinin fatura tarihinden farklı olduğu durumlarda kullanılır.
Otomatik Çıkış
Sadece alış faturasında kullanılan bu parametreye "evet" yazıldığında alış faturasının kaydı sırasında firma içinde satış faturasını da işler. Muhasebeye kayıt işleminde ise alış faturasının normal mahsup fişini işlerken kesilen satış faturasının mahsup fişinde ise KDV Hesabı işleme katılmaz. Fatura kayıt işlemi yapılırken ekrana "GİRİŞLE BERABER OTOMATİK ÇIKIŞ TA İSTİYOR MUSUNUZ?" mesajı gelecektir. Bu mesaja "evet" cevabı verildiğinde satış faturası da kesmek için gerekli cari kod veya ünvanının girilmesi için ekranda pencere açılacaktır. Bu pencerede karşı cari hesap belirtilir. Ardından kayıt edilir.
Alış.KDV Tevkifatı
Bu parametreye �evet� verilirse alış faturalarında kayıt sırasında ekrana "KDV TEVKİFATI YAPACAK MISINIZ?" mesajı gelir.
Satış.KDV Tevkifatı
Bu parametreye �evet� verilirse satış faturalarında kayıt sırasında ekrana "KDV TEVKİFATI YAPACAK MISINIZ?" mesajı gelir.
Kayıttan Önce Yazdırma
Bu parametreye �hayır� verilirse fatura kayıt edilmeden önce yazıcıdan bastırılamaz.
Dizayn Seçimi
Faturaların yazıcıdan basılması esnasında değişik dizaynların seçimine olanak sağlar. Bu haneye �evet� verildiğinde değişik saha tanımlarının yer aldığı �*.FOR� dosyaları seçilebilmektedir.
Entegrasyon Dosya Seçimi
Birden fazla entegre dosyasının muhasebeye kayıt sırasında seçilmesini sağlar.
Fatura No Kontrol
Fatura kayıt sırasında aynı fatura nosundan başka bir fatura olup olmadığını kontrol eder. Eğer varsa "DOSYADA AYNI NUMARALI FATURA VAR EMİN MİSİNİZ?" uyarı mesajı gelir. Bu mesaja �E� denildiğinde faturayı kayıt eder, �H� denildiğinde fatura ekranına geri döner.
İskontoları Düş
Faturadan muhasebeye otomatik fiş kesilirken yapılan iskontoların ilgili mal hesabından düşülmesi isteniyorsa bu sahaya �evet� verilir. Bu sahaya �hayır� verilirse o zaman entegrasyon tablosunda bulunan iskonto hesapları devreye girer, bu durumda stokla ilgili hesaplara iskonto düşülmemiş değerler kaydedilir.
Muhasebe Kaydı Yap
Bu parametreye fatura programından muhasebe entegrasyonu sağlanırken "MUHASEBE FİŞİ KESİLECEK Mİ?" sorusunun çıkması için "sor", sormadan muhasebe entegrasyonu yapması için "evet", muhasebe entegrasyonu yapmaması için "hayır" veri
lir.
Hesapları Birleştir
Bu parametreye �evet� verilmesi durumunda muhasebeye entegre fiş kaydı sırasında aynı hesaba ait ve aynı tipte(Borç-Alacak) olan satırlar birleştirilir. Böylelikle fişin kalem satır sayısı azaltılmış olur, �hayır� verilirse fişte satır toplama işlemi yapılmaz.
Alış/Satış Otomatik Fiyat
Faturada hesaplamaların yapılmasını istediğiniz alış veya satış fiyatı default olarak bu sahalarda tanımlanır. Bu sahalarda tanımlanan fiyat her yeni faturaya girildiğinde otomatik olarak ekrana gelir ve hesaplamalar bu fiyat üzerinden yapılır.
4.3.2.KDV ORANLARI
Bu bölümde fatura kesimi sırasında kullanılabilecek çeşitli KDV oranları ve gramaj ön takıları tanımlanır. 10 ayrı KDV oranı tanımlama imkanına sahipsiniz. Bu ekranda yapılan tanımlamalar sadece bu program modülü için geçerlidir. Farklı KDV'lerin hangi hesaplara entegre edileceğine dair MENÜ�nün Entegre Hesaplar bölümünden ayrıca bir tablo doldurulması gerekmektedir.
4.3.3.SAHA BAŞLIKLARI
Bu bölümde faturadaki muhtelif iskonto ve ilave tutarlarla ilgili tanımlar verilmektedir. Burada programdan gelen başlıklara bağlı kalınmayıp arzu edilen AMBALAJ, NAKLİYE, NAVLUN, PEŞİNAT İSKONTOSU vs. gibi işinizin gereği ifadeleri kullanabilirsiniz. Ayrıca bu ekranda bulunan sahaların işlem önceliği sırası burada belirtilir.
TİP sahası, kullanılan başlığın faturadaki toplam değere ilavesi veya azaltılması işlemlerinin tanımlandığı bölümdür. Örneğin, İskonto başlığının tipi "çıkart" olduğunda fatura ekranında bu başlığın yanına yazılan tutar fatura tutarında azalmaya yol açmakta, "ekle" olursa fatura tutarında artmaya yol açmaktadır. Kalem iskonto sahalarında istisnai bir durum olarak "ekle" verilemez, verilse bile program tarafından "çıkart" kabul edilir.
ÖNCELİK ve İŞLEM sahaları birlikte aşağıda belirtilen yüzdelerin matrahlarının hesaplanmasını ve bunu sağlamak üzere işlem sıralamasını belirlerler. Bu işlem aşağıda açıklanmıştır.
Bu ekranda görülen her sıra bilgi sırasıyla 1-9 arası bir numara alırlar, Başlık 1 sahasının numarası "1", Başlık 2 sahasının numarası "2",..., Başlık 9 sahasının numarası "9" olarak adlandırılır. Herhangi bir sırada belirtilen yüzdeye ait matrahın hesaplanışı sırasında faturanın arka yüzünde yazılı mal toplamı her halikarda yüzdenin matrahına "+" olarak girer, daha sonra işlem hanesinde yazılı bulunan rakamların belirttiği sırada yazılı bulunan sahalarda bulunan tutarlar kendi tiplerine göre matrahta artma veya azalmaya neden olurlar. Belli bir sırada bulunan yüzdenin hesaplanışı sırasında başka sıralardaki tutarlara ihtiyaç duyulduğundan hangi yüzdenin önce hesaplanacağı da ÖNCELİK sahasında belirtilmiştir. Öncelik 1 'den başlar, 9'a kadar gider. Aynı önceliğe bağlı birden fazla saha varsa o zaman öncelik sıra numarasına göre belirlenir. Ayrıca ekranda bulunan saha başlığı üzerinden yüzde alınmak istenirse bu sütuna köşeli parantez içinde yüzdesi alınacak sahanın başlık numarası(1 ile 9 arası) yazılır.
YÜZDE sahası ise başlıklarda kullanılacak yüzdelerin fatura girişlerinde default olarak ekrana gelmesini sağlayan bölümdür. Kullanıcı tarafından fatura kaydı sırasında bu yüzdeler değiştirilebilirler. Yukarıda belirtilen yöntemle matrah bulunduktan sonra default olarak bu ekrandan çekilen ve istenirse daha sonra değiştirilebilen yüzde bu matrahla çarpılarak iskonto veya arttırım tutarı bulunur.
4.3.4.BAĞLANTI BİLGİLERİ
Yeni fatura ekranında iken kalem bilgileri elle girilmek yerine doğrudan herhangi bir metin dosyasından okutulmak istenirse bu ekrandaki bilgiler doldurulur.
Dosya Adı
Bu sahaya bağlantı kurulacak dosyanın adı yazılır. Yeni fatura ekranında iken BİLGİ GİRİŞ İŞLEMLERİ menüsünden DOSYADAN VERİ OKUMA seçildiğinde bu dosyanın adı otomatik olarak gelir. Kullanıcı isterse dosya adını değiştirebilir. Hazırlanan dosya çalışılan şirketle aynı bölümde olmalıdır.
Tanım Bilgileri 1-2
Bu sahalara hazırlanacak dosyanın yapısını gösteren tanım bilgileri girilir.
Bunu bir örnekle anlatalım. Yeni bir fatura hazırlarken kod ve miktar bilgilerinin dosyadan okunmasını istiyoruz. Dosyamızın adı �bagdos.txt� olsun, STOK KODU sahası 15 karekter, MİKTAR sahası da 10 karakter olsun. Bunun için DOSYA ADI sahasına �bagdos.txt� yazarız. TANIM BİLGİLERİ sahasına stok kodunun saha kodunu ve vermek istediğimiz saha boyunu(0:15) ve miktar sahasının saha kodunu ve boyunu(8:10) yazarız. Dosyayı TANIM BİLGİLERİ sahasındaki değerlere göre hazırlarız.
Yeni fatura ekranında iken hazırlamış olduğumuz dosyayı kullanmak için BİLGİ GİRİŞ İŞLEMLERİ menüsünden DOSYADAN VERİ OKUMA tuşuna basarız. Servis/Bağlantı Bilgileri bölümünde tanımladığımız dosya adı otomatik olarak ekrana gelir.
ENTER tuşuna bastığımızda program STOK KODU ve MİKTAR bilgilerini dosyadan okuyarak ekrana basar. Stok dosyaları bağlantılı çalışılması durumunda program ilgili stok kartından Cins-Birim-Fiyat-KDV bilgilerini çekerek ekrana basar, Tutar sahası miktar ve fiyatın çarpımından otomatik olarak oluşur. Kullanıcı Stok Kodu yerine Barkod Kodu kullanıyor ise barkod kodu bilgisi AÇIKLAMA sahasında belirtilmeli ve TANIM BİLGİLERİ sahasına açıklamanın kodu olan 3 yazılmalıdır. Yalnız bu parametrenin çalışabilmesi için Servis/Parametreler kısmında bulunan BARKOD ve BARKOD SAHASI parametreleri �evet� olarak tanımlanmış, kalemler kısmındaki Açıklama sahası açılmış, ayrıca stok kartlarına kullanılacak barkod kodları girilmiş ve Servis/Barkod İndeksi Yaratma bölümünden yeni indeks yaratılmış olmalıdır.