Eta FATURA2

[verword]

FATURA bölümünde, alış veya satış faturaları düzenleyecek, kaydedecek, yazıcıda yazdıracak ya da gerektiğinde daha önce kaydedilmiş faturalar üzerinde değişiklik yapacaksınız.

ETA:FATURA, kendi dosyaları ile çalışma özelliğine sahip olması yanında, arzu edildiğinde ETA:STOK, ETA:CARİ, ETA:MUHASEBE ve ETA:MUHASEBE-II program modülleri ile de "Entegre" çalışma özelliğine sahiptir. Söz konusu program modüllerinden biri veya birkaçı hiçbir ek işlem gerektirmeden ETA:FATURA ile entegre kullanılabilir. Burada kastedilen DİREKT ENTEGRASYON olup, ara dosyalar, ara dosyaların veya kısıtlı bilgilerin transferi ya da faturalama sistemine bağlı kısıtlı Stok ve Cari (Satış) sistemleri söz konusu değildir. DİREKT ENTEGRASYON kayıt aşamasında avantajlara sahip olduğu gibi TADİLAT veya İPTAL işlemlerine de olanak tanımaktadır. Fatura programından ETA:MUHASEBE-II'ye entegre kayıt yapılırken muhasebede döviz kullanılıyorsa (Dövizli Muhasebe) o zaman her fiş kaleminin içine o satırda yazılı TL tutarının döviz karşılığı da yazılır. Döviz kuru olarak, o satırda bulunan stok kartına karşılık muhasebe hesap planında bulunan hesabın DÖVİZ KODU sahasında bulunan döviz cinsi ve fatura tarihi tarafından belirlenen kur kullanılır.

ETA:STOK, ETA:CARİ ve diğer modüller kendi içlerinde tam fonksiyonlu program birimleri olup, ETA:FATURA ile bir fatura kesildiğinde bu programların kullandığı dosyalara direkt kayıt yapılmaktadır. Bundan da öte, arzu edildiğinde sadece ETA:STOK'a ya da sadece ETA:CARİ'ye ENTEGRE kayıt yapılabilmekte, hatta aynı fatura dahilinde bazı fatura kalemlerinin ETA:STOK'a bağlanması, bazılarının ise ETA:FATURA dosyaları ile kısıtlı kalması olanağı sağlanmaktadır. Bunun pratik sonucu olarak, stokta kayıtlı olan veya olmayan, ayrıca cari hesap sisteminde kayıtlı olan veya olmayan mal/müşteriler itibarı ile aynı fatura dahilinde işlem yapılabilmektedir.

ETA:FATURA aynı serbestlik ve esneklik dahilinde ETA:MUHASEBE modülü ile de ENTEGRE kullanılabilmektedir. Söz gelişi herhangi bir fatura, kullanıcının inisiyatifi doğrultusunda muhasebeye bağlanabilmekte, ilgili bağlantı her an kesilebilmekte ya da tekr
ar elde edilebilmektedir.

FATURA bölümüne girdiğinizde karşınıza YENİ FATURA, ESKİ FATURA ve TOPLU FATURA BASIMI seçenekleri gelir. En altta bulunan programdan çıkış seçeneği fatura programını kapatmaya yarar.

2.1.YENİ FATURA

Bu bölüme girdiğinizde ekrana fatura tipinin belirleneceği bir pencere gelecektir. Bu pencereden istenilen tip seçildiğinde yeni fatura ekranına girilir. Eğer kursorun sürekli olarak kullandığınız fatura tipinin üzerinde olmasını istiyorsanız Servis/Sabit Tanımlar/Parametreler bölümünde yer alan FATURA TİPİ sahasına bu tipin numarasını yazabilirsiniz.

Fatura tipini seçtikten sonra karşınıza boş bir fatura ekranı gelir. Şimdi bu ekrandaki tekrar başlık ekranına dönerek çeşitli sahaların özelliklerine bakalım.

Cari Hesap Kodu-Ünvanı
Bu iki hane üzerinden ETA:CARİ programı dosyalarında bulunan bir müşteri/satıcı kaydı ile bağlantı yapılır. ETA:FATURA programı çalıştırıldığında, kayıt ortamında ETA:CARİ dosyalarının varlığı kontrol edilir. Eğer dosyalar bulunursa program kullanıcıya ENTEGRE kayıt olanağı sağlar.

ETA:CARİ dosyalarında bulunmayan bir müşteri/satıcı ile ilgili işlem yapılacaksa ya da cari dosyalarında bulunmasına rağmen bir hesaba ENTEGRE olmayan kayıt yapılmak isteniyorsa (cari hesaba kayıt düşmeden) programın cari dosyalarından arama yapmasını (ve bağlantı yapmasını) önlemek için söz konusu hanelerden alt ok veya üst ok tuşları ile geçiniz. Programa girişte ETA:CARİ dosyalarının bulunamaması durumunda söz konusu haneler serbest doldurulur, arama ve ENTEGRE kayıt yapılmaz. Cari hesaplarla bağlantı kurmanın bir başka pratik yolu ise KART LİSTESİ seçeneği ile elde edilen kart listesidir.

Şimdi fatura ekranınızdaki diğer hanelerin ne şekilde doldurulacağını görelim;

Fatura No
Serbest bırakılmış olan bu hanedeki bilgi ENTEGRE çalışma durumunda diğer program modüllerinin dosyalarına EVRAK NO şeklinde aktarılır. SERVİS bölümünde ilgili parametreler doldurulursa her yeni fatura kaydında otomatik bir FATURA NO gelir.

Fatura Tarihi
Fatura ekranına girerken fatura tarihi olarak sistemin açılışında verdiğiniz sistem tarihi karşınıza gelir. Arzu ederseniz bu tarihi değiştirebilirsiniz. SERVİS bölümü DEVİR İŞLEMLERİ Alt-Bölümünde anlatıldığı gibi fatura dosyaları zaman zaman devredilecektir. Fatura tarihi olarak söz konusu devir tarihinden eski bir tarih kullanılamaz. Ayrıca ENTEGRE çalışmada entegrasyon yapılacak dosyalardaki devir tarihleri de kayıt yapılabilirlik açısından göz önüne alınmalıdır. Örneğin, ETA:FATURA'dan kesilecek bir faturanın tarihi ETA:CARİ hareket dosyalarında yapılmış Son Hareket Devir tarihinden önce olmamalıdır. Muhasebe entegrasyonunda kaydı yapılacak fatura tarihi ile ilgili ay dosyasının kayıt ortamında açılmış olması gereklidir.

Fatura Vadesi
Bu haneye eğer bir tarih verilirse CARİ modülündeki vade farkı ve adat hesaplarında fatura vadesi olarak göz önüne alınır.

KDV Vadesi
Bu haneye KDV tutarının ödenmesi gereken tarih girilir. Fatura vadesinde olduğu gibi CARİ modülündeki vade farkı ve adat hesaplarında KDV vadesi olarak göz önüne alınır.

KDV Dahil
Bu saha boş bırakılırsa KDV fatura tutarı üzerinden hesaplanarak fatura tutarına KDV dahil edilir, işaretlenirse KDV fatura tutarının içinden hesaplanarak KDV hanesine yazılır.

Kapalı Fatura
Bu saha işaretlenirse işlenen faturanın nakit hareketi ile kapatılarak iki hareket halinde işlenmesini sağlar. Nakit hareketi işleminde muhasebeye entegrasyon yapıldığında kayıt sırasında ekrana kasa hesapları penceresi gelir. Bu pencereden istenilen kasa hesabı seçilerek ilgili kasa hesabına ait tahsil(satış faturası) veya tediye(alış faturası) fişi kesilir, aksi taktirde mahsup fişi kesilir.

İrsaliye Tarihi
İRSALİYE modülü ile entegre kullanılarak irsaliyenin faturalaşması sonucunda program tarafından irsaliye tarihi bu haneye yazılır. Eğer bu modül yoksa doğrudan irsaliye tarihi girilebilir.

İrsaliye No
Aynı irsaliye tarihinde olduğu gibi çalışır.

Açıklamalar
Herhangi bir açıklama yazılması için kullanılan sahalardır.

Fatura Özel Kodu
Fatura dahilinde çıkarılacak raporlarda tasnif olanağı veren bir koddur.

Stok Özel Kodu
Stok ile entegre çalışmada açılacak stok hareket kayıtlarına verilecek özel kodu belirtir. Stok ile entegre çalışılması durumunda bu özel kod vasıtası ile fatura kalemlerinin tasnif edilmesi olanağı mevcuttur.

Cari Özel Kodu
Cari ile entegre çalışmada cari hareket kayıtlarına işlenecek özel koddur. Cari ile entegre çalışılması durumunda ETA:CARİ modülünden faturalarla ilgili analiz yapılabilmesi olanağını verir.

FATURA TOPLAMI ve bundan sonraki haneler fatura genel toplamının hesaplanması için kullanılır. TOPLAM hanesinin altında fatura toplamına ilave edilecek haneler bulunmaktadır. Bu hanelerin başlık tanımları Servis/Sabit Tanımlar/Saha Başlıkları bölümünde kullanıcının ihtiyacına göre tanımlanabilir.

Fatura tutarına ilave edilen tutarlar sabit rakamlar olarak tanımlanabileceği gibi fatura toplamının bir yüzdesi olarak da tanımlanabilir. Ek tutar hanelerinden sonra fatura kalemlerinden akseden iskontoların toplamını içeren bir satır ve yine iki adet başlığı kullanıcı tarafından tanımlanabilen GENEL İSKONTO hanesi yer almaktadır. Bu haneler de yine yüzdeler şeklinde tanımlanabilir. Bu hanelerden sonra ekranda KDV oranının tanımı yer almaktadır. Fatura ile ilgili hesaplamalar ve kayıtlar bu bilgiler doğrultusunda düzenlenir.

GENEL TOPLAM'dan sonra küsürat düzenlemeleri için bir de KDV SONRASI İSKONTOSU sağlanmıştır. Bu hane aynı zamanda devletin bazı ürünler için uyguladığı Devlet Destekleme Primini(DDP) hesaba katabilmek amacıyla kullanılır. Üründe kilo başına(veya birim başına) uygulanan DDP tutarı makbuz kalemleri giriş ekranında bulunan AÇIKLAMA hanesine köşeli parantezler içinde yazılır. Örneğin; "[500]", DDP uygulanacak tüm ürünler için bu işlem yapıldıktan sonra makbuzun ön yüzünde bulunan DDP sahasına gidilir. Bu sahanın üzerindeyken sırayla "*" ve enter tuşlarına basılır. Bu işlem sonunda program her satır için köşeli parantez içinde yazılan birim DDP ile aynı satırda yazılan miktarı çarparak elde edilen rakamları toplar ve ekranın ön yüzünde bulunan DDP sahasına yazar(Bu sahanın özelliği ürün alımından oluşan KDV matrahını ve tutarını etkilememesidir). Böylece DDP hesabı tamamlanmış olur.

Ref.No
Sisteme girilen her faturaya verilen özel bir referans numarası olup seri olarak fatura bulunmasına ve sistemin dahili kullanımına yönelik bir parametredir.

Başlık bilgilerini doldurduktan sonra fatura kalemleri sayfasına geçebilirsiniz. Şimdi fatura kalemlerinin ne şekilde doldurulacağına bakalım.

Stok Kodu/Cinsi
Bu sahalardan aynen ETA:CARİ ile bağlantı yaptığınız mantık çerçevesinde ETA:STOK ile bağlantı sağlayabilirsiniz. Bu sahalardan "alt ok", "üst ok", "Ctrl-sol ok", "Ctrl-sağ ok" tuşlarını kullanarak geçerseniz stok dosyalarında arama yapılmaz ve ETA:STOK ile bağlantı kurulmaz.

Stok koduna ulaşırken yine özel karakterleri kullanabilir veya KART LİSTESİ opsiyonu yardımıyla listeden istediğiniz stok kodunun üzerine gelerek seçim yapabilirsiniz.

Eğer fatura tipini 9(GİDER FATURASI) veya 10(GELİR FATURASI) olarak seçersek bu bir mal alışı veya satışı olmadığı için muhasebe bağlantısı yapılamaz. Muhasebe bağlantısının yapılabilmesi için şu işlemlerin yapılması gereklidir.

Öncelikle gelir veya gider faturasında kullanılacak hesaplar belirtilir. Bunun için MUHASEBE modülünün Servis/Sabit Tanımlar bölümünde yer alan GİDER YERLERİ ve GELİR YERLERİ bölümlerine girilir. Burada hesap adları ve kodları belirtilerek kayıt yapılır. 300 adet gider/gelir tanımlama imkanına sahipsiniz.

Bu işlemlerden sonra faturanın kalemler kısmında STOK KODU sahası üzerinde iken Ctrl-F5 tuşuna basarsanız ekrana gider faturasında iseniz gider yerleri, gelir faturasında iseniz gelir yerleri listesinin yer aldığı pencere gelecektir(Şekil 4). Bu pencereden yapmış olduğunuz gider/gelirin üzerine gelip TAMAM tuşuna basarsanız sistem bu muhasebe kodunu hafızaya alacaktır. Eğer kullanıcı hangi kodu seçtiğini tekrar görmek isterse Stok Kodu sahasına gelip tekrar Ctrl-F5 tuşuna basarsa ışıklı çubuk seçilen gider/gelirin üzerine gelir. Diğer kalemler de uygun şekilde doldurulup kayıt yapıldığında muhasebe bağlantısı da gerçekleşmiş olacaktır.

Birim
Bu sahaya ilgili malın birimi yazılır.

KDV
Fatura ekranının ön yüzündeki orandan farklı bir KDV oranı kullanılacaksa bu haneye o oran yazılır.

Kalem İskontosu 1-2-3
Bu sahalara uygulanacak iskonto oranları yazılır.

Miktar/Fiyat
Miktar ve Fiyat hanelerine ilgili bilgiler doldurulacaktır. Fiyat hanesinde eğer üzerinde bulunan kalem itibarı ile STOK bağlantısı yapılmışsa �*� yıldız opsiyonu kullanılabilir. Fiyat hanesine "*1" "*2" ... "*5" ibarelerini girerek stok kartında tanımlı beş fiyattan herhangi birini veya Yıl Ortalama Alış, Yıl Ortalama Satış, Yürüyen Aritmetik Ortalama, Son Alış, Son Satış, En Ucuz Alış, En Pahalı Alış, En Ucuz Satış, En Pahalı Satış fiyatlarını ekrana getirebilirsiniz. Burada dikkat edilecek husus eğer belirtilen fiyat hanesi stok kartında dövizli fiyat olarak belirlenmiş ise program tanımladığınız ilgili döviz kuru üzerinden çevrim yaparak ekrana TL. değerini getirecektir. Döviz kuru tespit edilirken KUR TAKİBİ programından günün tarihine göre kur değeri alınarak çevrim yapılacaktır.

Fiyat ve Tutar hanelerinde eğer doğrudan döviz kullanılmak istenirse ilgili sahanın içinde iken �**xxx� yazılır. Burada xxx döviz değerini belirtir. Bu durumda program faturanın kesildiği cari kartında kayıtlı döviz cinsini ve fatura tarihini(kur tarihi) kullanarak döviz kurunu bulur, yazılan xxx değeriyle çarparak çıkan fiyatı/tutarı ekrana basar. Dövizli fiyat girişi esnasında kartta bulunan döviz kodunu kullanmak yerine doğrudan doviz kodu belirtmek istenirse o zaman �**kkk,xxx� yazılır. Burada kkk kullanılmak istenen döviz kodunu belirtir, boyu 1-5 karakter arasında olmalıdır. Örneğin �**$,50� yazılırsa 50 dolar günlük kurla çarpılarak fiyat belirlenir, �**DM,22.80� ise 22.80 markı belirtir($ ve DM kur kodu olarak kur takibi modülünde tanımlanmış olmalıdır).

FİYAT MİKTAR veya TUTAR hanelerinden ikisi doldurulduğu anda kalan üçüncüsü otomatik olarak doldurulur.

Vade
Eğer faturanın ön yüzündeki vade tarihinden farklı vadeler kullanılacaksa bu saha doldurulur. Boş bırakılırsa ön yüzdeki tarih vade tarihi olarak dikkate alınır.

Özel Kod
Buraya kullanılmak istenen özel kod yazılır.

Açıklama 1-2-3
Bu sahalara dilediğiniz açıklamaları yazabilirsiniz.

Fatura kalemleri ekranında iken BİLGİ GİRİŞ İŞLEMLERİ menüsünden AMBALAJ MİKTARLARI tuşuna basıldığında fatura kalemlerine yazılmış kalem miktarlarına karşılık gelen ilgili stok kartlarındaki ambalaj miktarları ekranda görüntülenir.

Fatura kalemleri ekranında iken Ctrl+S tuşuna basılırsa ekranda o ana kadar girilmiş satırlarda bulunan mallarda aynı kodlarda olanlar üst üste toplanırlar, kod sırasına göre yeniden sıralanarak ekrana basılırlar.

Fatura kalemlerinde farklı vadeler girilirse, bunların ortalamasını almak için Ctrl-F8 tuşu kullanılır. Bu tuşa basıldığı zaman program her kalemde bulunan tutar ve vade sahalarında yazılı değerleri kullanarak ortalama vade tarihini hesaplar ve bir pencere içinde ekrana basar. Kullanıcı ortalama vade tarihini isterse faturanın ön yüzünde bulunan vade sahasına aktarabilir. Bunun için AKTAR tuşuna basması yeterlidir, kullanıcı aktarma yapmak istemezse ESC tuşuna basarak programa geri dönebilir.

Fatura ekranı vasıtası ile sağlanan entegrasyon ancak KAYIT tuşu ile sisteme aktarılır ve söz konusu entegre kayıtlar ancak fatura kaydı yapıldığında ilgili dosyalara intikal eder. Fatura tadil edildiğinde bütün kayıtlar tadil edilir ve fatura iptal edildiğinde tamamen orijinal hale geri dönülmüş olur.

Fatura ekranında çalışırken, fatura ile ilgili ayrıntılı özel açıklamalar girmek istenirse BİLGİ GİRİŞ İŞLEMLERİ menüsünden ÖZEL AÇIKLAMA GİRİŞİ tuşu kullanılır. Bu tuşa basıldığında ekrana bir pencere gelir(Şekil 5). Bu ekranda girilen bilgiler üzerinde çalışılan faturayla ilgili ekstra bilgilerdir. Bu bilgiler faturayla beraber dosyaya kaydedilir, istenirse fatura yazdırma esnasında kullanılabilirler.

Ekrandaki faturayı yazıcıdan almak için YAZDIRMA(F4) veya SEÇİLECEK YAZICIYA YAZDIRMA(SHİFT-F4) butonları kullanılır. Ancak bu butonların kullanılması için daha önceden FATURA.FOR dosyasının hazırlanması gereklidir. Bu dosyanın hazırlanışını FATFORM adlı yardım dosyasından veya kullanım el kitabından öğrenebilirsiniz. Hazırlanan bu FATURA.FOR dosyası şirket dizininin altına kopyalanmış olmalıdır. YAZDIRMA tuşuna basıldığı zaman Servis/Sabit Tanımlar/Parametreler kısmında bulunan DİZAYN SEÇİMİ parametresine bağlı olarak karşınıza dökümde kullanılacak dizayn dosyalarının listesi bir çerçeve içinde gelir. Bu listeden istediğiniz dizaynı seçerek kullanabilirsiniz.

2.2.ESKİ FATURA

Sistemde daha önce kaydedilmiş faturalara ait bilgileri görmek, yazıcıdan bastırmak, herhangi bir düzeltme yapmak veya iptal etmek için ESKİ FATURA bölümü kullanılır.

Eski fatura seçeneği ile karşınıza gelecek arama kıstasları ekranına aradığınız fatura ile ilgili kıstasları girerek arama yapabilirsiniz.

Kıstasları doldurmadan ARAMA tuşuna bastığınızda tüm faturalar sıra ile ekrana gelecektir. Arama yaparken diğer bölümlerde olduğu gibi KOD ve ÜNVAN hanelerinde �*� opsiyonu kullanabileceğiniz gibi eski fatura kaydına ulaşım FATURA LİSTESİ penceresi ile de kolaylaştırılmıştır.

Eski bir faturaya erişim sırasında üzerinde durulacak en önemli husus entegre kayıtlara ulaşılmasıdır. Faturanın kaydı sırasında diğer program modülleri ile entegrasyon sağlanmışsa, söz konusu fatura tekrar çağrılırken bu dosyaların ve bu dosyalarda daha önce açılmış kayıtların kayıt ortamında bulunabilmesi gereklidir. Faturanın yarattığı entegre kayıtlar diğer modüller tarafından silinmişse ya da tadilata uğramışsa program uyarı mesajı verir ve bu kayıtlar üzerinde işlem yapılmaz. Entegre kayıtların sağlıklı olarak işlem görmesini amaçlayan bu işletim şekli fatura programında yapılan kayıtların yine ETA:FATURA tarafından tadil ya da iptal işlemlerinin yapılmasını öngörür. Mecbur kalınmadıkça FATURA modülünde yaratılan kayıtlar diğer program modülleri tarafından tadil edilmemelidir.

Eski fatura bölümüne girilip iptal edilen faturalar liste alınırken ekranda görülebilir. Böylelikle kullanıcı iptal ettiği faturaları da görme imkanına sahiptir. İptal edilen faturaya tekrar girilip üzerinde işlem yapılamaz, sadece görme amaçlıdır. Ayrıca rapor alırken de dilerseniz iptal faturalarının listesini bu raporlara dahil edebilme imkanına sahipsiniz.

2.3.TOPLU FATURA BASIMI

Kayıt edilerek yazıcıdan alınmamış olan birden fazla faturanın toplu olarak yazıcıdan alınması için bu bölüm kullanılır. Bu bölümde ekranda bulunan Tarih, Müşteri/Satıcı Kodu, Ünvanı, Fatura No, Vadesi, Genel Toplam, F.Özel Kodu listeleme aralıklarına göre faturaları yazıcıdan alabilirsiniz.

Ayrıca bu ekranın sağ tarafında bulunan PARAMETRELER butonunu kullanarak faturanızı bu paremetreler doğrultusunda da bastırabilirsiniz. Bu butona bastığınızda ekrana fatura parametrelerinin belirtileceği bir pencere gelecektir.

Bu pencere yardımıyla dilediğiniz fatura tipini seçerek sadece o tipe ait faturaları toplu olarak bastırabilirsiniz. Fatura tipi sahasını boş bırakırsanız tümü işleme tabi tutulur. Fatura tipini belirtirken FATURA TİPİ tuşu ile ekrana gelen tip listesinden de seçim yapabilirsiniz.

Ayrıca toplu fatura bastırma işlemini Alış/ Satış, Normal/ İade/ Üretim, Açık/Kapalı, Basılan/ Basılmayan, Muhasebeleşen/Muhasebeleşmeyen, Normal/KDV Tevkifatlı, Normal/İptal veya hepsini kullanarak gerçekleştirebilirsiniz. Bu pencerede İLK DEĞERLER tuşuna basıldığında default değerlere geri dönülmüş olur.

Listeleme aralığı belirtildikten sonra toplu olarak faturalarınızı bastırabilirsiniz.

2.4.KDV TEVKİFATI

10 Ocak 1996 Gün ve 22519 sayılı Resmi Gazetede yayımlanan 51 Nolu Katma Değer Vergisi Kanunu Genel Tebliğine göre fason iş yapan tekstil ve hurda alım satımı yapan firmaların yaptıkları iş karşılığında kestikleri faturada bulunan KDV tutarının 2/3'ünün işi yaptıran firma tarafından tevkifat yapılması gerekmektedir. Fatura programının Servis/Sabit Tanımlar/Parametreler bölümünde yer alan ALIŞ-SATIŞ KDV TEVKİFATI parametresi "evet� olduğu zaman, fatura kaydı sırasında "KDV TEVKİFATI YAPACAK MISINIZ?" mesajı ile karşılaşılır. Bu mesaja �E� yazılırsa KDV tevkifatlı fatura olarak kayıt edilir. Fatura programında bu şekilde kesilen faturaların entegrasyon bağlantısı, ETA:MENÜ�de Entegre Hesaplar/Genel İrtibatlar bölümünde KDV Tevkifatı sahasında yer alan hesap kodunu dikkate alarak Cari ve Muhasebe kayıtlarına gerektiği gibi işlenir. Yapılan KDV tevkifatı ve tevkifat sonrası genel toplam sahalarının yazıcıdan fatura bastırılması esnasında kullanılması gereken saha kodları �FATFORM.TXT� dosyasında açıklanmıştır.