verword
06-02-2008, 00:24 AM
istemde bakım için gerekli periyodik işlemlere ayrılan bu bölüm DEVİR İŞLEMLERİ, DOSYA İŞLEMLERİ ve SABİT TANIMLAR Alt-Bölümlerine ayrılır.
5.1.DEVİR İŞLEMLERİ
Bu bölüm DÖNEM DEVRİ, YILLIK DEVİR, HAREKET DEVRİ, AÇILIŞ DEVRİ ve DEVİR TARİHİ DÜZELTME Alt-Bölümlerine ayrılır.
5.1.1.DÖNEM DEVRİ
Dönem devri sene içinde belirli dönemsel analizleri elde etmek için yapılması gereken bir devirdir. Cari hesap sistemimizi aylık dönemler halinde analiz etmek istediğimizi varsayalım, bu durumda ay başlarında DÖNEM DEVRİ yapmak gerekecektir. Şubat 1'de dönem devri yaparsak, Şubat 15'e gelindiğinde Şubat 1'den itibaren geçerli olan hareketlerin analizini dönemsel olarak elde etme imkanı olacaktır.
Dönem devir tarihi verirken dönemsel analiz için geçerli olacak dönemin ilk günü verilmelidir. Bu tarihteki ve daha sonraki cari hareket kayıtları CARİ HAREKET DEVRİ vasıtası ile silinmiş ise bu tarihte DÖNEM DEVRİ yapma imkanı kalmaz. Bütün devir ekranlarında bulunan parametrelerin açıklamaları aşağıda verilmiştir.
VADE FARKI HAREKETİ OLUŞTURMA
Yıllık devir ve hareket devri yapılırken devir tarihinden önceki hareketlerin silindiği yukarıda açıklanmıştı. Bu durumda silinen bu harekelerden kaynaklanan vade farkı tutarı, istenirse devir esnasında devir tarihine bir dekont hareketi olarak kaydedilebilir. Bunun için devir ekranında gelen �VADE FARKI HAREKETİ OLUŞTURMA� parametrelerinin uygun bir şekilde doldurulması gerekmektedir. Bu parametreler aşağıda açıklanmıştır.
Borç Hareketi
Bu parametrenin işaretli olması durumunda, eğer borçlardan oluşan vade farkı alacaklardan oluşan vade farkından büyük ise aradaki bakiye kadar bir borç vade farkı hareketi yaratılır.
Alacak Hareketi
Bu parametrenin işaretli olması durumunda, eğer alacaklardan oluşan vade farkı borçlardan oluşan vade farkından büyük ise aradaki bakiye kadar bir alacak vade farkı hareketi yaratılır.
Çek/Senet İadesi
Bu parametrenin işaretli olması durumunda tüm hareketler vade farkı hesaplama işlemine alınır, boş olması durumunda ise PARAMETRELER tuşuna basıldığında gelen tablodaki özel kodlara sahip olan çek ve senet hareketleri işleme alınmaz. Bu işlem bilhassa iade olan çek ve senetlerin vade farkı hesaplamasına dahil edilmesi istenmediği zamanlarda kullanılır.
Aylık Faiz Oranı
Vade farkı hesaplamalarına baz olan aylık faiz oranı bu sahaya yazılır.
Faiz Tipi
Vade farkı hesaplamalarına kullanılacak olan hesaplama yöntemi işaretlenir.
Hareket Özel Kodu
Bu bilgi yaratılan vade farkı hareketinin özel kod sahasına atanır.
Hareket Açıklaması
Bu bilgi yaratılan vade farkı hareketinin açıklama sahasına atanır.
Dönem devri sırasında hareketler silinmediği için vade farkı hareketi yaratılmaz.
5.1.2.YILLIK DEVİR
YILLIK DEVİR, sene başlarında yapılması gereken devirdir. Bu devir geçmiş seneye ait cari hareketlerini siler, yıl başı envanterini hesaplayarak gerekli devir rakamlarını oluşturur ve yeni sene işlemlerine hazırlık yapar. Yıllık devir yaparken devir tarihi olarak yeni yılın ilk günü verilir.
5.1.3.HAREKET DEVRİ
Sene içinde cari hareketlerin sayıca fazlalaşması durumunda yapılması gereken bir devirdir. Yoğun hesap hareketlerinin olduğu ve cari hareket kayıt dosyalarının sistemde fazlaca yer kapladığı durumlarda eski tarihlere ait cari hareket kayıtlarını HAREKET DEVRİ ile silme imkanı mevcuttur.
Hareket devri yaparken devir tarihi olarak ilgili hareketlerin silinmesini istemediğimiz dönemin ilk tarihini vermeliyiz. Örnek olarak; ikinci ayın hareket kayıtlarını sistemden silmek istiyorsak, Hareket Devir Tarihi olarak 1/3 vermemiz gereklidir.
HAREKET DEVRİ ile ilgili bilinmesi gereken en önemli husus, ilgili devrin bir kısım kaydı tamamen sistemden silme özelliğini taşımasıdır. Söz konusu devri yapmadan evvel ilgili hareket kayıtlarının Hareket Listesi ve Ekstreler şeklinde kağıda dökümlerinin alınması gereklidir. Hatta ilgili dosyaların yedeklerinin disketlere yedeklenmesi, ileride kayıtlara ulaşılması ihtiyacının ortaya çıkma ihtimaline istinaden yerinde olacaktır.
5.1.4.AÇILIŞ DEVRİ
Bu bölümde sistemin kullanılmaya başlanacağı tarih itibarı ile cari hesapların devir bilgileri girilecektir.
Cari kartı ile ilgili AÇILIŞ DEVRİ rakamlarının, yeni cari kartı açma işlemi sırasında girilmemesi durumunda bu bölümden yararlanma imkanına sahipsiniz. Devir bilgisi yüklenecek karta HESAP KODU, ÜNVANI veya ÖZEL KOD�lar yardımıyla ulaşabilirsiniz. Seçim için KART LİSTESİ butonu da kullanılabilir. Seçimden sonra ilgili devir rakamları girilir ve KAYIT butonu ile devir bilgileri dosyaya kaydedilir.
5.1.5.DEVİR TARİHİ DÜZELTME
Bu bölümde, devir işlemleri sırasında değişen son devir tarihlerine müdahale imkanı getirilmektedir. Zaruri olmadıkça bu bölüm kullanılmamalıdır.
5.2.DOSYA İŞLEMLERİ
Bu bölüm kendi içinde DOSYA BAKIMI, KAPASİTE KULLANIM RAPORU ve YENİ DOSYA Alt-Bölümlerine ayrılır.
5.2.1.DOSYA BAKIMI
Bu bölüm kendi içinde KAYIT DÜZELTME, DOSYA DÜZELTME, KOD DEĞİŞTİRME ve SAHA DEĞİŞTİRME Alt-Bölümlerine ayrılır.
5.2.1.1. KAYIT DÜZELTME
Kart bilgilerinde ulaşılamayan sahalarda herhangi bir değişiklik yapılması gerektiğinde bu bölüm kullanılır. Ancak sahalardaki değişiklik dikkatli yapılmalıdır.
5.2.1.2. DOSYA DÜZELTME
Kart ve hareket kayıtları üzerinde çeşitli işlemler yapabileceğiniz bu bölüm de kendi içinde KART DÜZELTME, HAREKET DÜZELTME ve KART/HAREKET KONTROLÜ Alt-Bölümlerine ayrılır.
KART/HAREKET DÜZELTME
KART ve HAREKET DÜZELTME kendi içlerinde Alt-Bölümlere ayrılmaktadır. Bu Alt-Bölümler aynı olmakla beraber birinde kartların diğerinde hareketlerin içerikleri değiştirilir. Şimdi bu Alt-Bölümleri tek tek inceleyelim.
Dosya Kısaltma
Yıllık devir işlemleri sırasında silinmesi gereken hareketler ve evraklar dosyada silinmiş olarak işaretlenmekle beraber gerçekte yer tutmaya devam eder. Bu da bilhassa yüklü veri dosyalarıyla çalışıldığında disk kapasite sorunlarına yol açar. Bu bölüm vasıtasıyla silinen kayıtların dosyalardan tamamen çıkarılması ve bu sayede dosya boylarının asgariye indirilmesi sağlanır. Örneğin, yeni bir cari dosyası yaratıldığında 50 kart tanımlanmışsa ve bunların içinden 5 kart silinmişse diskte hala 50 kayıt varmış gibi okunur. Yani 5 kartlık yer diskte yer kaplar
İŞLEME BAŞLA butonuna bastığınızda ekrana dosya kısaltma işlemine başlanacağını belirtilen uyarı mesajı gelir. Bu mesajı �evet� ile geçtiğinizde ekranda görünen Toplam Kayıt sahasındaki rakam eğer dosyalarda kısalma varsa azalır. Bu işlem yapılmadan önce mutlaka yedek alınmalıdır.
Yeniden İndeksleme
Data dosyalarındaki bilgilerden hareket ederek yeni bir indeks yaratılır (.ind dosyaları). Dosyalardaki bilgiler tek tek gözden geçirilir. Hatalı olan veya okunamayan cari kayıtlar varsa indekslenmez ve dosyada saklanmaz. Yeniden indeksleme işlemini yapmadan evvel mutlaka cari dosyalarınızın yedeklerini almalısınız. Tekrar geriye dönüş olmadığından kayıtlarınızda istemediğiniz kayıplara sebep olabilirsiniz.
Dosya Kontrolü
Bu bölümde başlangıç ve bitiş kayıt no�ları belirtilerek dosyalardaki bilgilerin normal değerlerde olup olmadığı kontrol edilir. cari hareketlerde yapılan işlemler cari kartlardaki bakiye değerlerine uymuyorsa veya kayıtlar bozuk olarak geçirilmişse bu kayıtların numaraları ekranın sağ üst köşesine yazılır. Bu kayıt numaraları saklanarak daha sonra kayıtların silinmesi için kullanılır.
Bozuk Kart/Kayıt Silme
Bu bölümde başlangıç ve bitiş kayıt aralıklarında belirtilen bozuk kayıtlar silinir. Başlangıç ve Bitiş kayıt numaralarına dosya kontrolü sırasında ekranın sağ üst köşesinde yazılan hatalı kayıtların numaraları yazılarak silme işlemine başlanır. Silme işlemi sırasında belirtilen numaraya ait kayda rastlanmadığı taktirde bir uyarı mesajı verilir. Bu durumda cari indeks dosyası yeniden yaratılır.
Kart Temizleme
Sadece KART DÜZELTME bölümünde yer alan bu bölümde istenilen cari kartların tüm değerleri sıfırlanır. Böylece dolu olan cari kartın silinip aynı kod ile tekrar açılmasına gerek kalmadan KART TEMİZLEME seçeneği ile temizlenen cari kartlarınıza yeni dönem kayıtlarınızı girebilirsiniz. Kart kodlarını tanımlarken KART LİSTESİ yardımıyla seçim yapabilirsiniz. Eğer kart kodlarına hiçbir değer girmeden boş bırakıp İŞLEME BAŞLA tuşuna basarsanız tüm cari kartlarınızın içerikleri sıfırlanır. Bu yüzden kart temizleme işlemine başlamadan önce mutlaka cari dosyalarınızın yedeklerini almalısınız. Ayrıca cari kart kodları aralığını belirtirken istemediğiniz kayıtların silinmemesi için dikkatli olmalısınız.
KART/HAREKET KONTROLÜ
Bu bölümde de hareketlerle kartlar arasındaki rakamsal uyumu sağlama işlemleri yapılır. cari kartın ön yüzündeki bakiye değeri ile cari hareketleri taranarak bakiye değerleri kontrol edilir, değerler birbirini tutmazsa değiştirilir.
5.2.1.3. KOD DEĞİŞTİRME
Daha önce tanımlamış olduğunuz cari kodlarınızı bu seçenek vasıtasıyla değiştirebilir, yeni bir cari kodu tanımlayabilirsiniz. Bu bölüme girdiğinizde karşınıza ESKİ KOD ve YENİ KOD sahaları gelir.
Eski kod sahasına değiştirilmesini istediğiniz eski cari kodu yazılır. Bu kodu tanımlarken isterseniz kendiniz yazabilir, isterseniz KART LİSTESİ yardımıyla cari kodların listesini ekrana getirip seçim yapabilirsiniz. YENİ KOD sahasına ise kullanmak istediğiniz yeni cari kodunu yazabilirsiniz. Kodlar değiştirilirken eski cari koda ait olan tüm hareketler de yeni cari koda transfer olur. Alt-Bölümde yer alan Cari, Stok, Fatura, Çek, Senet, İrsaliye, Sipariş ve Servis modüllerinden hangilerindeki kodların değiştirileceği belirtilir.
Tanımlamaları yaptıktan sonra İŞLEME BAŞLA tuşuna bastığınızda ekrana "KOD TRANSFERİ İŞLEMİNE BAŞLIYORUM EMİN MİSİNİZ?" mesajı gelir. Evet dediğinizde kod değiştirme işlemi tamamlanır.
5.2.1.4. SAHA DEĞİŞTİRME
Cari kartlarının bazı sahalarına toplu kayıt yapılmak istendiğinde kullanılan bu bölüm, listeleme aralıkları ve değiştirilecek saha kodları aralığı olarak ekrana iki bölüm halinde gelir.
Bunlardan üst kısımda yer alan Cari kodu, Ünvanı, Özel Kod 1-5 sahaları işleme girecek kartları belirlemede kullanılır. Alttaki grupta yer alan sahalar (Vergi Dairesi, Vergi Hesap No�su, Özel Kod 1-5) doldurulursa sadece bu bilgiyi ihtiva eden cari kartlarına sağdaki sahalar (eğer varsa) yazılır, soldaki sahaların tümü boş bırakılırsa tüm kartlara sağdaki bilgiler doldurulur. Saha değiştirme işlemini başlatmak için İŞLEME BAŞLA tuşu kullanılır.
5.2.2.KAPASİTE KULLANIM RAPORU
Bu bölümde cari kayıt sayısını, hareket kayıt sayısını, toplam disk kapasitesini, cari dosyalarının kapladığı alanı, dosyalardaki ve diskte kullanılabilecek boş alan rakamlarını ekranda görebilirsiniz.
5.2.3.YENİ DOSYA
YENİ KART DOSYASI, YENİ HAREKET DOSYASI ve YENİ KART/HAREKET DOSYASI olarak kendi içinde dallanan bu bölüm cari dosyalarının silinerek yeniden boş olarak açılmasını sağlar.
5.2.3.1. YENİ KART DOSYASI
Bu bölüm yeni bir cari kart dosyası açar. Eğer sistemde cari kart dosyası mevcutsa bunu tamamen silerek yeni bir dosya yaratır. Eğer cari hareket dosyası olduğu gibi (hareket dolu) kalırsa kartlarla hareketler arasında uyumsuzluklar çıkacaktır. Yeni kart dosyası açılmaya başlandığında cari kart dosyasında çalışılacak yıl girilir.
Yıl tanımlanarak ENTER tuşuna basıldığında cari sisteminde belirtilen yıl ile çalışıp çalışmayacağınızı soran bir mesajla karşılaşacaksınız. Mesaja uygun bir cevap verildikten sonra ardından daha önceden cari dosyası mevcutsa kayıt ortamında cari dosyasının bulunduğunu ikaz eden uyarı mesajı ile karşılaşacaksınız. Yine ardından bir uyarı mesajı gelecektir. Bu işlemden sonra yeni cari kart dosyası açılmış olur.
5.2.3.2. YENİ HAREKET DOSYASI
Yeni kart dosyasında olduğu gibi yeni hareket dosyasında da hareket dosyalarını varsa silerek yoksa doğrudan yeni bir dosya açılmasını sağlar. Yeni hareket dosyası açıldığında kart dosyası aynen kalırsa iki dosya arasında uyumsuzluk olabilir. Bundan dolayı hareket dosyası açılırken kart dosyası dolu ise kartların içinin temizlenmesi uygun olur. Yeni hareket dosyası açma işlemleri de aynı yeni kart dosyasında olduğu gibidir.
5.2.3.3. YENİ KART/HAREKET DOSYASI
Hem yeni kart hem de yeni hareket dosyası açma işlemlerini bir arada gerçekleştiren bölümdür. Diğerlerinde olduğu gibi kart ve hareket dosyalarını varsa silerek yoksa doğrudan yeni bir dosya açılmasını sağlar. Yeni kart/hareket dosyası açma işlemleri de aynı diğer kart dosya açışlarında olduğu gibidir.
5.3.SABİT TANIMLAR
Bu bölüm kendi içinde PARAMETRELER, SAHA BAŞLIKLARI, DİZAYN DOSYALARI TANIMLAMA ve ÇEK/SENET İADE ÖZEL KODLARI Alt-Bölümlerine ayrılır.
5.3.1.PARAMETRELER
Bu bölümde CARİ program modülü ile ilgili muhtelif ilk değerler ve parametreler tanımlanmaktadır.
İskonto, Muafiyet, Kredi/Risk Limiti, Aylık Faiz
Bu hanelere verilecek değerler yeni cari hesap kartı açılırken default değerler olarak ekrana gelecektir.
C.Har.Ödendi?
Cari kartında ve kredi risk analizinde risk grubuna giren çek/senetlerin hesaplanarak risk analizinin çıkartılmasına yardımcı olur. Bu parametre boş bırakılırsa her kayıt sırasında yeni kayıtta bulunan ÖDENDİ Mİ? sorusu default olarak boş gelir.
Evrak No
Borç veya Alacak Evrak No kaçtan itibaren başlayacaksa o rakam yazılır. Her hareket kaydında burada belirtilen Evrak No otomatik olarak arttırılarak yazılacaktır.
Etiket Sıra-Kolon No
Buradaki parametreler yan yana yer alan iki etiketteki benzer iki noktanın sıra ve kolon cinsinden arasındaki mesafeyi ifade etmektedir.
Muhasebe Kaydı Yap?
Cari hareketin muhasebe entegrasyonunun yapılıp yapılmayacağını veya kayıt esnasında isteğe bağlı olmak üzere muhasebe entegrasyonunun yapılıp yapılmamasını sağlar.
Risk Analizi Ödendi mi?
Bu parametre ÖDENDİ Mİ? hanesine veya vade ve sistem tarihlerine bakarak risk analizi yapar.
Tahsilatta İşlem
Tahsilat ekranında İŞLEM hanesinin default olarak çek veya senet gelmesini sağlar.
Fatura Kapama
Cari hareketlerinde hangi faturaya karşılık işlem yapıldığını sağlamak için kullanılır. Bu parametre �H� olursa fatura kapama işleme girmez, hareket sırasında F5-FATURA KAPAMA kullanılmak istenirse �SERVİS BÖLÜMÜNDE FATURA KAPAMA BELİRTİLMEMİŞ� mesajı verir.
Muafiyet Uygula
Bu parametreye �evet� verilirse cari hareket girişinde kod veya tarih sahalarında bilgi yazılıp enter tuşuna basıldığında vade sahası kendiliğinden hesaplanarak doldurulur. Vade tarihi, işlem tarihine ilgili cari kartında belirtilen muafiyet günü eklenerek bulunur. Bu parametreye �hayır� verilirse otomatik vade hesaplama işlemi yapılmaz.
Vade Farkı Bilgileri
Bu başlık altındaki sahalara vade farkı hesaplamalarında kullanılan muhtelif değerler ve parametreler yazılır. VADE FARKI ORANI sahasına işlemlerde kullanılacak aylık veya yıllık oran yazılır, kullanıcı isterse işlem öncesinde bu oranı geçici olarak değiştirebilir. VADE FARKI SÜRESİ parametresi yazılan oranın aylık/yıllık olduğunu belirtir. VADE FARKI TİPİ parametresi vade farkı hesaplanırken kullanılacak yöntemi belirler, yine işlem öncesinde bu parametre geçici olarak değiştirilebilir. YILLIK GÜN SAYISI sahasına hesaplamalara esas teşkil edecek olan yıldaki gün sayısı yazılır, normal olarak 360 veya 365 değerlerinden birisini almalıdır, boş bırakılırsa 360 kabul edilir.
Son Kay.Cari Kart Kodu ve Ünvanı
Cari kart dosyasına herhangi bir kart ilavesi yapıldığı zaman kaydedilen kartın kod ve ünvanı bu sahaya atılır. Bu bilgiye programın muhtelif yerlerinden Ctrl-F9 tuşuna basılarak ulaşılır. Bu tuşun çalıştığı yerler aşağıda sıralanmıştır.
- Cari kart kaydı
- Tekli cari hareket kaydı
- Toplu cari hareket kaydı
- Çek/Senet toplu giriş/çıkış/diğer işlemler ekranları
- Fatura-İrsaliye-Sipariş gibi cariye kayıt yapılan yerler
- Her türlü çerçeve içinden cari kart kaydı
5.3.2.SAHA BAŞLIKLARI
Bu bölümde cari kart tanımlama ekranında bulunan kullanıcı tanımlı sahalara ait başlıkların tanımlanması işlemi yapılır.
5.3.3.DİZAYN DOSYALARI TANIMLAMA
Bu bölümde cari kartı yazdırma ve yazışma işlemlerinde kullanılacak rapor dizayn dosyaları ayrı ayrı tanımlanır.
5.3.4.ÇEK/SENET İADE ÖZEL KODLARI
Bu bölümde vade farkı raporlarında işleme girilmesi istenmeyen çek ve senet hareketlerinin özel kod tanımlamaları yapılır.
Programın raporlar kısmında bulunan vade farkı raporlarında( vade farkı - eşlemeli vade farkı - adat hesabı ve ortalama vade) PARAMETRELER tuşuna basıldığında ekrana bir çerçeve içinde burada yazılan özel kodlar gelir. Kullanıcı isterse bunları değiştirerek, isterse aynen kabul ederek işleme devam eder. Program vade farkı hesaplamalarında işleme katacağı cari hareketlerini bulurken özel kodu bir önceki ekranda yazılan özel kodlardan herhangi bir tanesine uyan hareketleri atlar, böylelikle listeleme aralıklarında bulunan hareket özel kodu parametrelerinin dışında ters çaılşan bir grup hareket özel kodu parametresi de devreye girmiş olur. Yalnız bu işlemin devreye girmesi için ilgili raporların listeleme aralıklarında bulunan ÇEK/SENET İADESİ parametresinin �hayır� olarak belirtilmesi yani boş bırakılması gerekmektedir, bu parametre işaretlenirse listeleme aralıklarına uyan tüm hareketler belirtilen ekstra özel kodlardan bağımsız olarak işleme alınırlar.
Yukarıda açıklanan işlem bilhassa vade farkı hesaplamalarında müşteriden alınan veya satıcıya/bankaya verilen bir çek/senedin geri iade alınması durumunda ilgili cari hareketlerinden vade farkı oluşması istenmediği durumlarda kullanılır.
Çek/Senet modülü ile cari modülünün entegre kullanıldığı durumlarda çek/senet modülünün hareket/diğer işlemler kısmından iade işlemler yapılırken cari hareketlere otomatik olarak iade özel kodunun yazdırılması istenirse özel kod 2 sahasına işlemin iade olduğunu belirten özel kod yazılır. İstenirse *1-*10 arası değerler verilerek yukarıda anlatılan özel kodlar otomatik olarak ekrana getirilebilir, sadece * verilirse 1.özel kod ekrana gelir, daha sonra kayıt işlemine devam edilir. Program yaratılan ekranda belirtilen özel kodu(İADE KOD) cari hareketin özel kodu sahasına yazar. Ayrıca yapılan işleme bağlı olarak ilgili çıkış veya giriş işlemine ait cari hareket bulunarak bu hareketin de özel kodu değiştirilir. Aşağıda yapılan işleme göre hangi hareketin özel kodunun değiştirileceği detaylı olarak belirtilmiştir.
MÜŞTERİ ÇEK DİĞER İŞLEMLER
KPI KARŞILIKSIZ PORTFÖYE İADE ilgili ÇIKIŞ hareketi
PMI PORTFÖYDEN MÜŞTERİYE İADE ilgili GİRİŞ hareketi
KMI KARŞILIKSIZ MÜŞTERİYE DOĞRUDAN İADE ilgili GİRİŞ hareketi
MÜŞTERİ SENET DİĞER İŞLEMLER
PI PORTFÖYE İADE ilgili ÇIKIŞ hareketi
PPI PORTFÖYE PROTESTOLU İADE ilgili ÇIKIŞ hareketi
PMI PORTFÖYDEN MÜŞTERİYE İADE ilgili GİRİŞ hareketi
5.1.DEVİR İŞLEMLERİ
Bu bölüm DÖNEM DEVRİ, YILLIK DEVİR, HAREKET DEVRİ, AÇILIŞ DEVRİ ve DEVİR TARİHİ DÜZELTME Alt-Bölümlerine ayrılır.
5.1.1.DÖNEM DEVRİ
Dönem devri sene içinde belirli dönemsel analizleri elde etmek için yapılması gereken bir devirdir. Cari hesap sistemimizi aylık dönemler halinde analiz etmek istediğimizi varsayalım, bu durumda ay başlarında DÖNEM DEVRİ yapmak gerekecektir. Şubat 1'de dönem devri yaparsak, Şubat 15'e gelindiğinde Şubat 1'den itibaren geçerli olan hareketlerin analizini dönemsel olarak elde etme imkanı olacaktır.
Dönem devir tarihi verirken dönemsel analiz için geçerli olacak dönemin ilk günü verilmelidir. Bu tarihteki ve daha sonraki cari hareket kayıtları CARİ HAREKET DEVRİ vasıtası ile silinmiş ise bu tarihte DÖNEM DEVRİ yapma imkanı kalmaz. Bütün devir ekranlarında bulunan parametrelerin açıklamaları aşağıda verilmiştir.
VADE FARKI HAREKETİ OLUŞTURMA
Yıllık devir ve hareket devri yapılırken devir tarihinden önceki hareketlerin silindiği yukarıda açıklanmıştı. Bu durumda silinen bu harekelerden kaynaklanan vade farkı tutarı, istenirse devir esnasında devir tarihine bir dekont hareketi olarak kaydedilebilir. Bunun için devir ekranında gelen �VADE FARKI HAREKETİ OLUŞTURMA� parametrelerinin uygun bir şekilde doldurulması gerekmektedir. Bu parametreler aşağıda açıklanmıştır.
Borç Hareketi
Bu parametrenin işaretli olması durumunda, eğer borçlardan oluşan vade farkı alacaklardan oluşan vade farkından büyük ise aradaki bakiye kadar bir borç vade farkı hareketi yaratılır.
Alacak Hareketi
Bu parametrenin işaretli olması durumunda, eğer alacaklardan oluşan vade farkı borçlardan oluşan vade farkından büyük ise aradaki bakiye kadar bir alacak vade farkı hareketi yaratılır.
Çek/Senet İadesi
Bu parametrenin işaretli olması durumunda tüm hareketler vade farkı hesaplama işlemine alınır, boş olması durumunda ise PARAMETRELER tuşuna basıldığında gelen tablodaki özel kodlara sahip olan çek ve senet hareketleri işleme alınmaz. Bu işlem bilhassa iade olan çek ve senetlerin vade farkı hesaplamasına dahil edilmesi istenmediği zamanlarda kullanılır.
Aylık Faiz Oranı
Vade farkı hesaplamalarına baz olan aylık faiz oranı bu sahaya yazılır.
Faiz Tipi
Vade farkı hesaplamalarına kullanılacak olan hesaplama yöntemi işaretlenir.
Hareket Özel Kodu
Bu bilgi yaratılan vade farkı hareketinin özel kod sahasına atanır.
Hareket Açıklaması
Bu bilgi yaratılan vade farkı hareketinin açıklama sahasına atanır.
Dönem devri sırasında hareketler silinmediği için vade farkı hareketi yaratılmaz.
5.1.2.YILLIK DEVİR
YILLIK DEVİR, sene başlarında yapılması gereken devirdir. Bu devir geçmiş seneye ait cari hareketlerini siler, yıl başı envanterini hesaplayarak gerekli devir rakamlarını oluşturur ve yeni sene işlemlerine hazırlık yapar. Yıllık devir yaparken devir tarihi olarak yeni yılın ilk günü verilir.
5.1.3.HAREKET DEVRİ
Sene içinde cari hareketlerin sayıca fazlalaşması durumunda yapılması gereken bir devirdir. Yoğun hesap hareketlerinin olduğu ve cari hareket kayıt dosyalarının sistemde fazlaca yer kapladığı durumlarda eski tarihlere ait cari hareket kayıtlarını HAREKET DEVRİ ile silme imkanı mevcuttur.
Hareket devri yaparken devir tarihi olarak ilgili hareketlerin silinmesini istemediğimiz dönemin ilk tarihini vermeliyiz. Örnek olarak; ikinci ayın hareket kayıtlarını sistemden silmek istiyorsak, Hareket Devir Tarihi olarak 1/3 vermemiz gereklidir.
HAREKET DEVRİ ile ilgili bilinmesi gereken en önemli husus, ilgili devrin bir kısım kaydı tamamen sistemden silme özelliğini taşımasıdır. Söz konusu devri yapmadan evvel ilgili hareket kayıtlarının Hareket Listesi ve Ekstreler şeklinde kağıda dökümlerinin alınması gereklidir. Hatta ilgili dosyaların yedeklerinin disketlere yedeklenmesi, ileride kayıtlara ulaşılması ihtiyacının ortaya çıkma ihtimaline istinaden yerinde olacaktır.
5.1.4.AÇILIŞ DEVRİ
Bu bölümde sistemin kullanılmaya başlanacağı tarih itibarı ile cari hesapların devir bilgileri girilecektir.
Cari kartı ile ilgili AÇILIŞ DEVRİ rakamlarının, yeni cari kartı açma işlemi sırasında girilmemesi durumunda bu bölümden yararlanma imkanına sahipsiniz. Devir bilgisi yüklenecek karta HESAP KODU, ÜNVANI veya ÖZEL KOD�lar yardımıyla ulaşabilirsiniz. Seçim için KART LİSTESİ butonu da kullanılabilir. Seçimden sonra ilgili devir rakamları girilir ve KAYIT butonu ile devir bilgileri dosyaya kaydedilir.
5.1.5.DEVİR TARİHİ DÜZELTME
Bu bölümde, devir işlemleri sırasında değişen son devir tarihlerine müdahale imkanı getirilmektedir. Zaruri olmadıkça bu bölüm kullanılmamalıdır.
5.2.DOSYA İŞLEMLERİ
Bu bölüm kendi içinde DOSYA BAKIMI, KAPASİTE KULLANIM RAPORU ve YENİ DOSYA Alt-Bölümlerine ayrılır.
5.2.1.DOSYA BAKIMI
Bu bölüm kendi içinde KAYIT DÜZELTME, DOSYA DÜZELTME, KOD DEĞİŞTİRME ve SAHA DEĞİŞTİRME Alt-Bölümlerine ayrılır.
5.2.1.1. KAYIT DÜZELTME
Kart bilgilerinde ulaşılamayan sahalarda herhangi bir değişiklik yapılması gerektiğinde bu bölüm kullanılır. Ancak sahalardaki değişiklik dikkatli yapılmalıdır.
5.2.1.2. DOSYA DÜZELTME
Kart ve hareket kayıtları üzerinde çeşitli işlemler yapabileceğiniz bu bölüm de kendi içinde KART DÜZELTME, HAREKET DÜZELTME ve KART/HAREKET KONTROLÜ Alt-Bölümlerine ayrılır.
KART/HAREKET DÜZELTME
KART ve HAREKET DÜZELTME kendi içlerinde Alt-Bölümlere ayrılmaktadır. Bu Alt-Bölümler aynı olmakla beraber birinde kartların diğerinde hareketlerin içerikleri değiştirilir. Şimdi bu Alt-Bölümleri tek tek inceleyelim.
Dosya Kısaltma
Yıllık devir işlemleri sırasında silinmesi gereken hareketler ve evraklar dosyada silinmiş olarak işaretlenmekle beraber gerçekte yer tutmaya devam eder. Bu da bilhassa yüklü veri dosyalarıyla çalışıldığında disk kapasite sorunlarına yol açar. Bu bölüm vasıtasıyla silinen kayıtların dosyalardan tamamen çıkarılması ve bu sayede dosya boylarının asgariye indirilmesi sağlanır. Örneğin, yeni bir cari dosyası yaratıldığında 50 kart tanımlanmışsa ve bunların içinden 5 kart silinmişse diskte hala 50 kayıt varmış gibi okunur. Yani 5 kartlık yer diskte yer kaplar
İŞLEME BAŞLA butonuna bastığınızda ekrana dosya kısaltma işlemine başlanacağını belirtilen uyarı mesajı gelir. Bu mesajı �evet� ile geçtiğinizde ekranda görünen Toplam Kayıt sahasındaki rakam eğer dosyalarda kısalma varsa azalır. Bu işlem yapılmadan önce mutlaka yedek alınmalıdır.
Yeniden İndeksleme
Data dosyalarındaki bilgilerden hareket ederek yeni bir indeks yaratılır (.ind dosyaları). Dosyalardaki bilgiler tek tek gözden geçirilir. Hatalı olan veya okunamayan cari kayıtlar varsa indekslenmez ve dosyada saklanmaz. Yeniden indeksleme işlemini yapmadan evvel mutlaka cari dosyalarınızın yedeklerini almalısınız. Tekrar geriye dönüş olmadığından kayıtlarınızda istemediğiniz kayıplara sebep olabilirsiniz.
Dosya Kontrolü
Bu bölümde başlangıç ve bitiş kayıt no�ları belirtilerek dosyalardaki bilgilerin normal değerlerde olup olmadığı kontrol edilir. cari hareketlerde yapılan işlemler cari kartlardaki bakiye değerlerine uymuyorsa veya kayıtlar bozuk olarak geçirilmişse bu kayıtların numaraları ekranın sağ üst köşesine yazılır. Bu kayıt numaraları saklanarak daha sonra kayıtların silinmesi için kullanılır.
Bozuk Kart/Kayıt Silme
Bu bölümde başlangıç ve bitiş kayıt aralıklarında belirtilen bozuk kayıtlar silinir. Başlangıç ve Bitiş kayıt numaralarına dosya kontrolü sırasında ekranın sağ üst köşesinde yazılan hatalı kayıtların numaraları yazılarak silme işlemine başlanır. Silme işlemi sırasında belirtilen numaraya ait kayda rastlanmadığı taktirde bir uyarı mesajı verilir. Bu durumda cari indeks dosyası yeniden yaratılır.
Kart Temizleme
Sadece KART DÜZELTME bölümünde yer alan bu bölümde istenilen cari kartların tüm değerleri sıfırlanır. Böylece dolu olan cari kartın silinip aynı kod ile tekrar açılmasına gerek kalmadan KART TEMİZLEME seçeneği ile temizlenen cari kartlarınıza yeni dönem kayıtlarınızı girebilirsiniz. Kart kodlarını tanımlarken KART LİSTESİ yardımıyla seçim yapabilirsiniz. Eğer kart kodlarına hiçbir değer girmeden boş bırakıp İŞLEME BAŞLA tuşuna basarsanız tüm cari kartlarınızın içerikleri sıfırlanır. Bu yüzden kart temizleme işlemine başlamadan önce mutlaka cari dosyalarınızın yedeklerini almalısınız. Ayrıca cari kart kodları aralığını belirtirken istemediğiniz kayıtların silinmemesi için dikkatli olmalısınız.
KART/HAREKET KONTROLÜ
Bu bölümde de hareketlerle kartlar arasındaki rakamsal uyumu sağlama işlemleri yapılır. cari kartın ön yüzündeki bakiye değeri ile cari hareketleri taranarak bakiye değerleri kontrol edilir, değerler birbirini tutmazsa değiştirilir.
5.2.1.3. KOD DEĞİŞTİRME
Daha önce tanımlamış olduğunuz cari kodlarınızı bu seçenek vasıtasıyla değiştirebilir, yeni bir cari kodu tanımlayabilirsiniz. Bu bölüme girdiğinizde karşınıza ESKİ KOD ve YENİ KOD sahaları gelir.
Eski kod sahasına değiştirilmesini istediğiniz eski cari kodu yazılır. Bu kodu tanımlarken isterseniz kendiniz yazabilir, isterseniz KART LİSTESİ yardımıyla cari kodların listesini ekrana getirip seçim yapabilirsiniz. YENİ KOD sahasına ise kullanmak istediğiniz yeni cari kodunu yazabilirsiniz. Kodlar değiştirilirken eski cari koda ait olan tüm hareketler de yeni cari koda transfer olur. Alt-Bölümde yer alan Cari, Stok, Fatura, Çek, Senet, İrsaliye, Sipariş ve Servis modüllerinden hangilerindeki kodların değiştirileceği belirtilir.
Tanımlamaları yaptıktan sonra İŞLEME BAŞLA tuşuna bastığınızda ekrana "KOD TRANSFERİ İŞLEMİNE BAŞLIYORUM EMİN MİSİNİZ?" mesajı gelir. Evet dediğinizde kod değiştirme işlemi tamamlanır.
5.2.1.4. SAHA DEĞİŞTİRME
Cari kartlarının bazı sahalarına toplu kayıt yapılmak istendiğinde kullanılan bu bölüm, listeleme aralıkları ve değiştirilecek saha kodları aralığı olarak ekrana iki bölüm halinde gelir.
Bunlardan üst kısımda yer alan Cari kodu, Ünvanı, Özel Kod 1-5 sahaları işleme girecek kartları belirlemede kullanılır. Alttaki grupta yer alan sahalar (Vergi Dairesi, Vergi Hesap No�su, Özel Kod 1-5) doldurulursa sadece bu bilgiyi ihtiva eden cari kartlarına sağdaki sahalar (eğer varsa) yazılır, soldaki sahaların tümü boş bırakılırsa tüm kartlara sağdaki bilgiler doldurulur. Saha değiştirme işlemini başlatmak için İŞLEME BAŞLA tuşu kullanılır.
5.2.2.KAPASİTE KULLANIM RAPORU
Bu bölümde cari kayıt sayısını, hareket kayıt sayısını, toplam disk kapasitesini, cari dosyalarının kapladığı alanı, dosyalardaki ve diskte kullanılabilecek boş alan rakamlarını ekranda görebilirsiniz.
5.2.3.YENİ DOSYA
YENİ KART DOSYASI, YENİ HAREKET DOSYASI ve YENİ KART/HAREKET DOSYASI olarak kendi içinde dallanan bu bölüm cari dosyalarının silinerek yeniden boş olarak açılmasını sağlar.
5.2.3.1. YENİ KART DOSYASI
Bu bölüm yeni bir cari kart dosyası açar. Eğer sistemde cari kart dosyası mevcutsa bunu tamamen silerek yeni bir dosya yaratır. Eğer cari hareket dosyası olduğu gibi (hareket dolu) kalırsa kartlarla hareketler arasında uyumsuzluklar çıkacaktır. Yeni kart dosyası açılmaya başlandığında cari kart dosyasında çalışılacak yıl girilir.
Yıl tanımlanarak ENTER tuşuna basıldığında cari sisteminde belirtilen yıl ile çalışıp çalışmayacağınızı soran bir mesajla karşılaşacaksınız. Mesaja uygun bir cevap verildikten sonra ardından daha önceden cari dosyası mevcutsa kayıt ortamında cari dosyasının bulunduğunu ikaz eden uyarı mesajı ile karşılaşacaksınız. Yine ardından bir uyarı mesajı gelecektir. Bu işlemden sonra yeni cari kart dosyası açılmış olur.
5.2.3.2. YENİ HAREKET DOSYASI
Yeni kart dosyasında olduğu gibi yeni hareket dosyasında da hareket dosyalarını varsa silerek yoksa doğrudan yeni bir dosya açılmasını sağlar. Yeni hareket dosyası açıldığında kart dosyası aynen kalırsa iki dosya arasında uyumsuzluk olabilir. Bundan dolayı hareket dosyası açılırken kart dosyası dolu ise kartların içinin temizlenmesi uygun olur. Yeni hareket dosyası açma işlemleri de aynı yeni kart dosyasında olduğu gibidir.
5.2.3.3. YENİ KART/HAREKET DOSYASI
Hem yeni kart hem de yeni hareket dosyası açma işlemlerini bir arada gerçekleştiren bölümdür. Diğerlerinde olduğu gibi kart ve hareket dosyalarını varsa silerek yoksa doğrudan yeni bir dosya açılmasını sağlar. Yeni kart/hareket dosyası açma işlemleri de aynı diğer kart dosya açışlarında olduğu gibidir.
5.3.SABİT TANIMLAR
Bu bölüm kendi içinde PARAMETRELER, SAHA BAŞLIKLARI, DİZAYN DOSYALARI TANIMLAMA ve ÇEK/SENET İADE ÖZEL KODLARI Alt-Bölümlerine ayrılır.
5.3.1.PARAMETRELER
Bu bölümde CARİ program modülü ile ilgili muhtelif ilk değerler ve parametreler tanımlanmaktadır.
İskonto, Muafiyet, Kredi/Risk Limiti, Aylık Faiz
Bu hanelere verilecek değerler yeni cari hesap kartı açılırken default değerler olarak ekrana gelecektir.
C.Har.Ödendi?
Cari kartında ve kredi risk analizinde risk grubuna giren çek/senetlerin hesaplanarak risk analizinin çıkartılmasına yardımcı olur. Bu parametre boş bırakılırsa her kayıt sırasında yeni kayıtta bulunan ÖDENDİ Mİ? sorusu default olarak boş gelir.
Evrak No
Borç veya Alacak Evrak No kaçtan itibaren başlayacaksa o rakam yazılır. Her hareket kaydında burada belirtilen Evrak No otomatik olarak arttırılarak yazılacaktır.
Etiket Sıra-Kolon No
Buradaki parametreler yan yana yer alan iki etiketteki benzer iki noktanın sıra ve kolon cinsinden arasındaki mesafeyi ifade etmektedir.
Muhasebe Kaydı Yap?
Cari hareketin muhasebe entegrasyonunun yapılıp yapılmayacağını veya kayıt esnasında isteğe bağlı olmak üzere muhasebe entegrasyonunun yapılıp yapılmamasını sağlar.
Risk Analizi Ödendi mi?
Bu parametre ÖDENDİ Mİ? hanesine veya vade ve sistem tarihlerine bakarak risk analizi yapar.
Tahsilatta İşlem
Tahsilat ekranında İŞLEM hanesinin default olarak çek veya senet gelmesini sağlar.
Fatura Kapama
Cari hareketlerinde hangi faturaya karşılık işlem yapıldığını sağlamak için kullanılır. Bu parametre �H� olursa fatura kapama işleme girmez, hareket sırasında F5-FATURA KAPAMA kullanılmak istenirse �SERVİS BÖLÜMÜNDE FATURA KAPAMA BELİRTİLMEMİŞ� mesajı verir.
Muafiyet Uygula
Bu parametreye �evet� verilirse cari hareket girişinde kod veya tarih sahalarında bilgi yazılıp enter tuşuna basıldığında vade sahası kendiliğinden hesaplanarak doldurulur. Vade tarihi, işlem tarihine ilgili cari kartında belirtilen muafiyet günü eklenerek bulunur. Bu parametreye �hayır� verilirse otomatik vade hesaplama işlemi yapılmaz.
Vade Farkı Bilgileri
Bu başlık altındaki sahalara vade farkı hesaplamalarında kullanılan muhtelif değerler ve parametreler yazılır. VADE FARKI ORANI sahasına işlemlerde kullanılacak aylık veya yıllık oran yazılır, kullanıcı isterse işlem öncesinde bu oranı geçici olarak değiştirebilir. VADE FARKI SÜRESİ parametresi yazılan oranın aylık/yıllık olduğunu belirtir. VADE FARKI TİPİ parametresi vade farkı hesaplanırken kullanılacak yöntemi belirler, yine işlem öncesinde bu parametre geçici olarak değiştirilebilir. YILLIK GÜN SAYISI sahasına hesaplamalara esas teşkil edecek olan yıldaki gün sayısı yazılır, normal olarak 360 veya 365 değerlerinden birisini almalıdır, boş bırakılırsa 360 kabul edilir.
Son Kay.Cari Kart Kodu ve Ünvanı
Cari kart dosyasına herhangi bir kart ilavesi yapıldığı zaman kaydedilen kartın kod ve ünvanı bu sahaya atılır. Bu bilgiye programın muhtelif yerlerinden Ctrl-F9 tuşuna basılarak ulaşılır. Bu tuşun çalıştığı yerler aşağıda sıralanmıştır.
- Cari kart kaydı
- Tekli cari hareket kaydı
- Toplu cari hareket kaydı
- Çek/Senet toplu giriş/çıkış/diğer işlemler ekranları
- Fatura-İrsaliye-Sipariş gibi cariye kayıt yapılan yerler
- Her türlü çerçeve içinden cari kart kaydı
5.3.2.SAHA BAŞLIKLARI
Bu bölümde cari kart tanımlama ekranında bulunan kullanıcı tanımlı sahalara ait başlıkların tanımlanması işlemi yapılır.
5.3.3.DİZAYN DOSYALARI TANIMLAMA
Bu bölümde cari kartı yazdırma ve yazışma işlemlerinde kullanılacak rapor dizayn dosyaları ayrı ayrı tanımlanır.
5.3.4.ÇEK/SENET İADE ÖZEL KODLARI
Bu bölümde vade farkı raporlarında işleme girilmesi istenmeyen çek ve senet hareketlerinin özel kod tanımlamaları yapılır.
Programın raporlar kısmında bulunan vade farkı raporlarında( vade farkı - eşlemeli vade farkı - adat hesabı ve ortalama vade) PARAMETRELER tuşuna basıldığında ekrana bir çerçeve içinde burada yazılan özel kodlar gelir. Kullanıcı isterse bunları değiştirerek, isterse aynen kabul ederek işleme devam eder. Program vade farkı hesaplamalarında işleme katacağı cari hareketlerini bulurken özel kodu bir önceki ekranda yazılan özel kodlardan herhangi bir tanesine uyan hareketleri atlar, böylelikle listeleme aralıklarında bulunan hareket özel kodu parametrelerinin dışında ters çaılşan bir grup hareket özel kodu parametresi de devreye girmiş olur. Yalnız bu işlemin devreye girmesi için ilgili raporların listeleme aralıklarında bulunan ÇEK/SENET İADESİ parametresinin �hayır� olarak belirtilmesi yani boş bırakılması gerekmektedir, bu parametre işaretlenirse listeleme aralıklarına uyan tüm hareketler belirtilen ekstra özel kodlardan bağımsız olarak işleme alınırlar.
Yukarıda açıklanan işlem bilhassa vade farkı hesaplamalarında müşteriden alınan veya satıcıya/bankaya verilen bir çek/senedin geri iade alınması durumunda ilgili cari hareketlerinden vade farkı oluşması istenmediği durumlarda kullanılır.
Çek/Senet modülü ile cari modülünün entegre kullanıldığı durumlarda çek/senet modülünün hareket/diğer işlemler kısmından iade işlemler yapılırken cari hareketlere otomatik olarak iade özel kodunun yazdırılması istenirse özel kod 2 sahasına işlemin iade olduğunu belirten özel kod yazılır. İstenirse *1-*10 arası değerler verilerek yukarıda anlatılan özel kodlar otomatik olarak ekrana getirilebilir, sadece * verilirse 1.özel kod ekrana gelir, daha sonra kayıt işlemine devam edilir. Program yaratılan ekranda belirtilen özel kodu(İADE KOD) cari hareketin özel kodu sahasına yazar. Ayrıca yapılan işleme bağlı olarak ilgili çıkış veya giriş işlemine ait cari hareket bulunarak bu hareketin de özel kodu değiştirilir. Aşağıda yapılan işleme göre hangi hareketin özel kodunun değiştirileceği detaylı olarak belirtilmiştir.
MÜŞTERİ ÇEK DİĞER İŞLEMLER
KPI KARŞILIKSIZ PORTFÖYE İADE ilgili ÇIKIŞ hareketi
PMI PORTFÖYDEN MÜŞTERİYE İADE ilgili GİRİŞ hareketi
KMI KARŞILIKSIZ MÜŞTERİYE DOĞRUDAN İADE ilgili GİRİŞ hareketi
MÜŞTERİ SENET DİĞER İŞLEMLER
PI PORTFÖYE İADE ilgili ÇIKIŞ hareketi
PPI PORTFÖYE PROTESTOLU İADE ilgili ÇIKIŞ hareketi
PMI PORTFÖYDEN MÜŞTERİYE İADE ilgili GİRİŞ hareketi