xmen
22-12-2007, 02:24 AM
AİDAT
1.GİRİŞ
2.ÜYE KARTI
3.HAREKETLER
4.RAPORLAR
5.SERVİS
6.EK BİLGİLER
1.GİRİŞ
ETA:AİDAT kooperatif, site, apartman, dernek, kulüp, okul gibi aidat toplanan her yerde üyelere ait hesapları ve ilgili işlemlerini bilgisayarda takip et****ze imkan tanıyacak bir program modülüdür. Söz konusu programda üye kartlarını tanımlayacak, bu hesaplarla ilgili borç/alacak hareketlerini işleyecek, üye hareketlerinden doğan bakiye durumu, ekstre gibi sonuç raporlarını türetebileceksiniz.
ETA:MENÜ programından ETA:AİDAT programına girdiğinizde karşınıza gelen ekran ANA MENÜ ekranı olup programın bütün bölümlerine bu ekrandan geçilir.
ETA:AİDAT programının Ana Bölümleri şunlardır;
ÜYE KARTI, üye sicil kartlarının tanımlanması ve üye kartları üzerindeki işlemler,
HAREKETLER, üye kartları ile ilgili borç/alacak hareketlerinin işlenmesi, hareket listelerinin alınması,
RAPORLAR, üye hesap takip sisteminizle ilgili rapor ve analizler,
SERVİS, üye hesap takip sisteminizle ilgili tanımlamalar ve bakım işlemleri.
Bunların dışında menüde yer alan BİLGİ GİRİŞ İŞLEMLERİ, PENCERELER ve YARDIMCI İŞLEMLER bölümleri programın çalışması sırasında kolaylık sağlayan bir takım yardımcı fonksiyonlar ihtiva ederler.
2.ÜYE KARTI
Bu bölüme girdiğinizde karşınıza YENİ KART, ESKİ KART ve DEVİR seçenekleri gelir. Üye hesap takip sisteminize yeni bir üye ile ilgili olarak yeni bir üye sicil kartı ilave edecekseniz YENİ KART, halihazırda sistemde kayıtlı bulunan bir kart üzerinde işlem yapacaksanız ESKİ KART, eski bir üyenin haklarının devri için DEVİR seçeneğini kullanacaksınız. En altta bulunan programdan çıkış seçeneği aidat programını kapatmaya yarar.
Üye sicil kartları sistem tarafından ÜYE KODU ve ÜNVANI parametreleri ile takip edilir. Burada ÜYE KODU ana takip parametresi, ÜNVANI ise yardımcı bir parametredir. ÜYE KODU 20 haneye kadar herhangi bir karakter ve/veya rakam dizisi olabilir. Sistem, üye hesap kartlarını ÜYE KODU üzerinden alfabetik sıra ile takip eder.
Yeni kart açarken yeni üyeye ait bir ÜYE KODU tanımlayacak, ayrıca 30 haneye kadar herhangi bir karakter dizisinden oluşacak ÜNVANI belirleyeceksiniz. Böylece üye kartına ulaşımınızı da hızlandırmış olursunuz. Ayrıca sistem bir tane de üye numarası ister. Bu üye numarası üyenin aidat kayıtlarındaki sıra numarası olarak kabul edileceğinden devir alınan üyelikler dışında her üye için farklı olmalıdır.
2.1.YENİ KART
Üye bilgilerinin tanımlanacağı bu bölüm iki ekrandan oluşur. İlk ekran üye kimlik bilgilerini, diğer ekran üye ek bilgileri ve borç/alacak bilgilerini içerir.
İlk sayfada ÜYE KODU ve ÜNVANI hanelerini uygun şekilde doldurduktan sonra ADI-SOYADI, BABA ADI, ANA ADI, DOĞUM YERİ, DOĞUM TARİHİ, EV ADRESİ, İŞ ADRESİ haneleri adlarından da anlaşılacağı üzere üye ile ilgili özlük bilgilerinin kaydedileceği bölümlerdir. Bu bilgiler kart basım işlemi sırasında ve yazışma işlemlerinde kullanılacaklardır.
Bu bölümde görülen ÖZEL KOD 1-2-3 haneleri analiz ve listelerde kullanılacak sınıflandırma kodlarıdır. Bu kodlar üyenin bölgesi, çalışma şekli v.b. gibi firmanızın bünyesine göre rapor alabileceğiniz uygun sahalardır.
İkinci sayfada üyenin mesleği, taahhüt etmiş olduğu pay miktarı, pay miktarının TL. olarak karşılığı, üyelik tarihi, üyelik devam durumu, üyelik devam etmiyorsa ayrılma tarihi ve ayrılma nedeni, üyenin kayıtlı olduğu yapı türüne ait yapı kodu(yapı türü kodları programın SERVİS kısmında tanımlanır), vade farkı hesaplamada kullanılacak faiz oranı, faiz yöntemi ve vade tarihi hesaplanırken vadenin üzerine eklenecek valör(gün sayısı), muhasebe bağlantısında kullanılacak muhasebe hesap kodu, açıklamalar ve üyeye ait son hareket bilgilerine ait sahalar mevcuttur.
Çalışma sırasında muhasebe bağlantısı istendiği takdirde kayıt esnasında bu üye ile ilgili muhasebe kayıtlarının yapılması için MUHASEBE HESAP KODU hanesine ilgili muhasebe hesap kodunu yazmanız gerekir.
Her iki ekranda da bulunan resim sahasına resim yükleme imkanına sahipsiniz. Bunun için Bilgi Giriş İşlemleri menüsünden Resim Yükle bölümü seçilir. Karşınıza bilgisayarda kayıtlı tüm görüntü dosyalarını bölümler halinde listeleyen bir ekran gelir, burada bu karta ait görüntü dosyasının üzerine gidilip seçim yapılır. Bu işlemle seçilen görüntü dosyası karta alınmış olur. Resmin ebatları ekranda bulunan kutunun ebatlarına uymadığı zaman gelen resmin daha büyük veya daha küçük olmasına göre ya kutuya sığmaz veya kutu içinde boşluklar oluşur. Bunu düzeltmek için istenirse aynı menüden Resim Normal/Gerilmiş işlemi seçilir. Bu işlem tekrarlanırsa bir önceki şekle dönülür. Bu işlemi butonlar yardımıyla da yapabilirsiniz. Butonlarla ilgili açıklamaları EK BİLGİLER bölümünün BUTONLAR başlığı altında bulabilirsiniz.
2.2.ESKİ KART
Sistemde daha önce açılmış bir üye hesap kartına kayıtlı bilgileri ve ilgili hareketleri görmek, yazıcıda yazdırmak, herhangi bir düzeltme veya kart iptal işlemleri için bu bölüm kullanılır.
Eski kart tuşuna bastığınız zaman karşınıza ÜYE KODU, ÜNVANI, YETKİLİ KİŞİ, ÜYE SIRA NO ve ÖZEL KODLAR sahalarını arama kıstası olarak kullanabileceğiniz bir ekran gelecektir.
Eski kartı ÜYE KODU, ÜNVANI veya ÖZEL KODLAR�dan herhangi birisini veya birkaçını kullanarak arayabilirsiniz. Sahaların tamamını bil****z gerekli değildir. Örneğin, yetkilisi AHMET ESEN olan bir karta AH* şeklinde kısaltılmış bir ibare kullanarak ulaşabilirsiniz. Arama butonuna basıldığı zaman ekrana belirtilen kıstaslara uyan ilk aidat kartı gelir ve kullanıcıya bu kartı seçmek isteyip istemediği sorulur, kullanıcı ya bunu onaylar ya da Aramaya Devam butonu ile arama işlemine devam eder.
Eski karta ulaşmanın bir başka pratik yolu ise F6-KART LİSTESİ tuşudur. Bu tuşa bastığınızda karşınıza Kart Listesi ekranı gelir. Bu ekranda listeleme kıstasları belirtilerek Listele butonuna basıldığında verilen kıstaslara uyan kartlar ekrana gelir. Kullanıcı seçmek istediği kartın üzerine giderek seçim yapar, böylelikle eski karta girilmiş olur. Ekranın kullanımı ile ilgiyi detaylı bilgi MENÜ/EK BİLGİLER kısmında verilmiştir.
Ekrana çağırılmış bir üye hesap kartı üzerinde çalışırken, herhangi bir bölgeye gelip buradaki bilgiyi değiştirerek F2-KAYIT tuşuna basarsanız, üye kartınız son yapılan değişikliğe göre düzenlenir ve sisteme son haliyle kaydedilmiş olur.
F3-İPTAL seçeneği, üzerinde çalışmakta olduğunuz üye kartını ve bu karta kaydedilmiş hareket kayıtlarını siler. İlgili hesap fazlaca hareket görmüş ise kartın hareketleri ile birlikte silme işlemi beklenenden uzunca bir zaman alabilir, buna mukabil arzu edilirse üye hesap kartı ilgili hareketleri sistemden silmeden de iptal edilebilir. Bu durumda silinen üye hesap kartına ait hareketlerin sistemde kalmasının sakıncası yoktur. Ancak üye hareket dosyasında gereksiz yer kaplar.
Ekranda bulunan bir kartı yazıcıdan almak için Yazdırma(F4) veya Seçilecek Yazıcıya Yazdırma(Shift-F4) butonları kullanılır. Ekrana önce kart dizayn dosyalarının bir listesi gelir, kullanıcı istediği dosyayı belirterek yazdırma işlemine devam eder. Dizayn dosyaları programın Servis/Sabit Tanımlar/Dizayn Dosyaları kısmında belirtilir.F4-YAZDIRMA seçeneği, kartın ve ilgili hareketlerin yazıcıdan dökümünü alır. Kartı yazıcıdan alırken kullanılacak dizayn dosyasının adı "aidatuye.dfb" olup bu dosyanın yapısı ile ilgili bilgi "aidat.txt" dosyasından verilmiştir.
F6-YAPI TÜRLERİ seçeneği ise sistemde tanımlı bulunan yapı türlerinin listesini ekrana getirir(Şekil 5). Üye kartı girişinde ikinci sayfada bulunan üyenin tabi olduğu işlemler bölümünde seçilebilecek olan bilgilerin listesini verir.
Kullanıcı herhangi bir kart üzerinde bulunurken Önceki Kayıt(Ctrl+PgUp) ve Sonraki Kayıt(Ctrl+PgDn) butonlarını kullanarak bir önceki/bir sonraki karta doğrudan ulaşabilir.
2.3.DEVİR
Bu bölümde üyelik devir işlemleri yapılır. Bu bölüme girildiğinde karşınıza eski kart giriş ekranında olduğu gibi kayıt arama ekranı gelir. Bu ekranda devir edilecek üye kodu girilir, devir edilecek kart üye kodu hariç, diğer bilgileriyle beraber aynı şekilde ekrana gelir. Bu ekranda yeni üyenin kodu ve bu üyeye ait genel bilgiler girilerek F2-KAYIT tuşu ile kayıt edilir. Kayıt işlemi tamamlanınca eski üye kartı bilgileri ve hareketleri aynen kalır, devir edilen yeni üyenin kart bilgileri kullanıcı tarafından düzeltilir. Üye devri sonunda eski kartın hareketleri yeni karta işlenmez. Yeni üye için hareket işlemleri toplu hareket bölümünden yapılır.
3.HAREKETLER
Üye kartı açılmış bir hesaba borç/alacak/vade farkı borç/vade farkı alacak/diğer borç/diğer alacak hareketlerini kaydetmek, hareket listelerini görebilmek ve makbuz basımı işlemi için bu bölüme girilir.
Bu bölümde karşınıza YENİ KAYIT, ESKİ KAYIT, TOPLU HAREKET ve DİĞER İŞLEMLER seçenekleri gelir. YENİ KAYIT seçeneği ile yeni bir hareket girişi yapılacak, ESKİ KAYIT seçeneği ile halihazırda sistemde kayıtlı bulunan bir hareket üzerinde değişiklik ve/veya iptal yapabileceksiniz. TOPLU HAREKET seçeneği aynı ekranda birden çok hareket girişi yapabilme olanağı sağlar. DİĞER İŞLEMLER seçeneğinde ise HAREKET LİSTESİ, TOPLU YAZDIRMA ve OTOMATİK HAREKET işlemlerini yapabileceksiniz.
Aidat hareketleri sistem tarafından ÜYE KODU, TARİH ve REFERANS NO'su aracılığıyla takip edilir.
3.1.YENİ KAYIT
Bu bölümde bir üye kartına sadece bir hareket yapılır. Girişi yeni yapılacak olan hareketin ÜYE KODU ve ÜNVANI hanelerini uygun şekilde doldurduktan sonra diğer hanelerin doldurulması ile ilgili detayları görelim.
İŞLEM TARİHİ, hareketin(işlemin) yapıldığı tarihi gösterir.
İŞLEM TİPİ, hanesine [B/A/VB/VA/DB/DA] bilgilerinden biri girilebilir, işlem tiplerinin anlamları aşağıdaki gibidir.
B :Borç
A :Alacak
VB:Vade Farkı Borç
VA:Vade Farkı Alacak
DB:Diğer Borç
DA:Diğer Borç
ÖDEME ŞEKLİ, Yapılan hareket bir ödeme ise(alacak hareketi) öde****n ne şekilde yapıldığı bu sahada belirtilir. [F/N/S/C/D] bilgilerinden biri girilebilir, ödeme şekillerinin anlamları aşağıdaki gibidir.
F:Fatura
N:Nakit
S:Senet
C:Çek
D:Dekont
TUTAR işlemin tutarını, VADESİ de işlemin vade tarihini belirtir. Vade tarihi vade farkı hesaplamalarında valörle birlikte kullanılır. Vade tarihi belirtilmezse hareket tarihi alınır.
VALÖR, vade tarihinin üzerine konulacak gün sayısını belirtir. Hareketin vadesi olarak VADE TARİHİ+VALÖR kabul edilir.
AÇIKLAMA ve EVRAK NO adlarından da anlaşılabileceği gibi hareket hakkında açıklayıcı bilgiler içerirler.
ÖZEL KOD, analiz ve listelerde kullanılacak sınıflandırma kodudur.
MUHASEBE ENTEGRASYONU: Tekli hareket girişi yapılırken istenirse ETA:MUHASEBE programına entegre fiş kaydı yapılabilir. Bunun için programın Servis/Sabit Tanımlar/Parametreler bölümünde bulunan MUHASEBE BAĞLANTISI parametresine �evet� veya �sor� verilmesi ve ilgili muhasebe hesap kodlarının doldurulması yeterli olacaktır. Kesilen fiş yapılan borçlandırmayı veya tahsilatı yansıtır.
Borç hareket kaydı sırasında Servis/Parametreler ekranında yazılan hesap alacaklanır, üye borçlanır. Alacak hareket kaydı sırasında üye alacaklanır. Yapılan öde****n türüne göre aşağıda yazılan hesap borçlanır.
Ödeme Türü Borçlu hesap
Fatura Muhasebe fişi kesilmez
Nakit Kasa borçlanır.(Hesap planı)
Senet Alacak senetleri hesabı(Entegrasyon tablosu)
Çek Portföydeki çekler hesabı(Entegrasyon tablosu)
Dekont Çerçeve içinde seçilen bankaya ait hesap(ent.tab.)
3.2.ESKİ KAYIT
Yeni Hareket veya Toplu Hareket bölümlerinden yapılan hareketlerin bu bölümden iptal veya değişiklik işlemleri yapılır. Bu bölüme girildiğinde işlem yapılacak hareketi kolayca bulmak açısından ilk olarak kayıt arama ekranı gelir. Bu ekranda kayıt arama işlemini ÜYE KODU, TARİH, İŞLEM TİPİ, ÖDEME ŞEKLİ, EVRAK NO, TUTAR, VADESİ, ÖZEL KOD ve REF.NO kıstasları üzerinden yapabilirsiniz. Bu sahalardan bilinenler doldurulur ve ARAMA tuşu ile ilgili hareket aranır. Aranan kayıt ekrana geldiğinde eski hareket üzerinde işlem yapmak üzere KABUL tuşuna basılır. Aynı ekranda kart arama işlemi HAREKET LİSTESİ tuşuyla da yapılabilir.
Hareket kaydında yapılacak herhangi bir değişikliği ekrana işledikten sonra kayda geçmesi için F2-KAYIT tuşuna basmanız gerekecektir. Bu şekilde sistem sonradan yapılacak düzeltmeler, analiz ve raporlarda hiçbir hataya sebebiyet vermeyecek şekilde yeniden işlem görür.
F3-İPTAL tuşu ile ekranda bulunan eski hareketi iptal edebilirsiniz.
F4-YAZDIRMA tuşu ile kaydedilmiş olan hareketi bastırabilirsiniz. Burada işlem türü ve işlem tipine bağlı olarak farklı dizayn dosyaları kullanılmakta olup gerekli açıklama "aidat.txt" dosyasında verilmiştir.
CTRL+F-VADE FARKI seçeneğine basıldığı zaman ekrana gelen bir çerçeve içindeki parametrelerin doldurulması suretiyle bu üyeye ait vade farkı hesaplaması yapılır, çıkan sonuç TUTAR hanesine yazılır. Vade farkı bu şekilde hesaplandıktan sonra kayıt yapılırsa vade farkı hareketi oluşmuş olur. Aynı hareketi isterseniz Raporlar/Vade Farkı Raporu bölümünden de yapabilirsiniz.
3.3.TOPLU HAREKET
Bu seçenek, hareket giriş seçeneğinin bir benzeri olup aynı anda birden fazla hareketin girilmesine olanak sağlar. Kayıt işlemi sırasında istenirse muhasebe bağlantısı da yapılabilir. Bu ekranda alt alta 60 hareket işlenip kayıt edilebilir.
3.4.DİĞER İŞLEMLER
Bu bölüm HAREKET LİSTESİ, TOPLU YAZDIRMA, OTOMATİK BORÇ ve OTOMATİK ALACAK HAREKETİ Alt-Bölümlerine ayrılır.
3.4.1.HAREKET LİSTESİ
Bu bölümde kullanıcı tanımlarına bağlı olarak üye hareketleri listelenir. Bu ekranda listeleme aralıkları ve parametrelerle karşılaşılır.
Listelenecek olan hareketleri belirlemek için önce Tarih, Üye Kodu, Evrak No, Tutar, Vadesi, Hareket Özel Kodu ve üç adet Kart Özel Kodu bilgilerine başlangıç ve bitiş değerleri girilebilir. Ayrıca Borç, Alacak, Vadeli Borç, Vadeli Alacak, Diğer Borç ve Diğer Alacak parametreleri işaretlenerek sadece istenen tip hareketler ekrana veya yazıcıya listelenebilir. Listelemede ödeme tiplerini(Nakit, Fatura, Çek, Senet ve Dekont) işaretleyerek veya boş bırakarak da hareketlerin dikkate alınıp alınmaması sağlanabilir. Yine üyeliği devam eden ve üyeliği biten kayıtlar kullanıcı isteğine göre listelenebilir. Yazıcıya alınacak listede tarihe göre ara toplam alınabilir, vadeye göre veya artan/azalan tutara göre sıralanmış liste alınabilir.
Listeleme aralıklarını doldururken listelenmesini istediğiniz sahaları da kendiniz tanımlama imkanına sahipsiniz. Bunun için ekranın sağ tarafında bulunan Saha Boyları butonu kullanılır. Bu butona bastığınızda ekrana saha boylarının tanımlanabileceği bir pencere gelecektir. Bu pencerede ekrandan veya yazıcıdan çıkmasını istediğiniz sahaların boylarını girebilirsiniz. Listeleme sırasında çıkmasını istemediğiniz sahalara ise �0� (sıfır) yazmalısınız.
Listeleme aralıkları ekranını uygun şekilde doldurduktan sonra GÖRÜNTÜLE tuşu ile ekrana YAZDIR tuşu ile yazıcıya liste alınır.
3.4.2.TOPLU YAZDIRMA
Yazdırılacak olan makbuzları belirlemek için önce TARİH, ÜYE KODU, EVRAK NO, TUTAR, VADESİ ve HAREKET ÖZEL KODU bilgilerine başlangıç ve bitiş değerleri girilebilir, istenen işlem türü belirtilebilir. Ayrıca ekranda bulunan diğer parametrelere bağlı olarak liste alınabilir.
F4-YAZDIRMA tuşu listeleme işleminin yazıcıya yapılması için kullanılır. Yazdırma sırasında dizayn dosyası olarak hareket yazdırma bölümünde açıklanan dosyalar kullanılır.
3.4.3.OTOMATİK BORÇ HAREKETİ
Belirtilecek olan kıstaslara göre üye kartının ikinci ekranında tanımlanan işlem türü ve tutarlarına bağlı olarak otomatik borç hareketi yaratılır. ÜYE KODU, ÜYE ADI ve ÖZEL KOD'lar üzerinden işleme tabi olacak üyeler seçilebilir.
İLK TARİH-SON TARİH işlemin ait olduğu dönemi gösterir. YAPI TÜRÜ sahası ile borçlandırılacak üyenin yapı türü belirtilir. Verilen kıstaslara göre seçilmiş olan üyenin kart bilgilerinde bulunan bu yapı türüne bağlı olarak son işlem tarihine kadar borçlandırılır.
İŞLEM TARİHİ, oluşturulacak borç hareketinin işlem tarihini gösterir. Hareketlerin vadesi ise ilgili yapı koduna ait ödeme planından alınır.
İŞLEM tuşu ile girilen kıstaslara uygun olan hareketlerin gerçekleşmesi sağlanır. Bu işlemle istenirse daha önce anlatıldığı gibi muhasebe bağlantısı da yapılabilir.
3.4.4.OTOMATİK ALACAK HAREKETİ
Aynı OTOMATİK BORÇ HAREKETİ işleminde olduğu gibi çalışır. Aidat üyelerinin ödeme işlemlerini gerçekleştirmek için bu bölüm kullanılır. Bu bölümde ayrıca üyelerin alacaklandırılmasında ödeme tipleri ekrandan seçilmelidir.
4.RAPORLAR
4.1.HESAP LİSTELERİ
Bu bölüm kendi içinde KOD/ÜNVAN LİSTESİ ve ADRES LİSTESİ olarak iki bölüme ayrılır. Her iki listede de daha önce açıklandığı üzere ekranda bulunan listeleme aralık ve parametrelerini kullanarak dökümün şeklini ve döküme çıkacak kartları belirleyebilir, aynı zamanda isterseniz SAHA BOYLARI tuşu yardımıyla döküm saha genişliklerini değiştirebilirsiniz.
KOD/ÜNVAN listesi bölümünde sistemde kayıtlı bulunan üye kartlarının ÜYE KODU, ÜNVAN, ÖZEL KOD gibi temel bilgileri listelenir.
ADRES LİSTESİ bölümünün tek farkı döküme çıkan sahaların ADRES, TEL.NO. gibi bilgileri içermesidir. Her iki raporu da üyeliği devam edenler veya etmeyenleri belirterek alabilirsiniz.
4.2.BORÇ/ALACAK RAPORLARI
Bu bölüm kendi içinde BAKİYE LİSTESİ, HAREKET ANALİZİ, VADE FARKI RAPORU ve EKSTRE olmak üzere dört Alt-Bölüme ayrılır.
4.2.1.BAKİYE LİSTESİ
Bu rapor, sisteme kayıtlı üyelerin bakiye durumlarının listelenmesi amacını taşır. Yine listeleme aralıkları ekranından girilecek değerler vasıtası ile arzu edildiği şekilde düzenlenerek üyelerin bakiye durumları ekrana veya yazıcıya listelenir.
Listeleme aralıkları ekranı detaylı kıstaslar ihtiva etmektedir. Borçlu, alacaklı veya bakiyesiz üyeler, üyeliği devam eden/etmeyenler isteğe bağlı olarak ayrı ayrı veya beraber alınabilir. Başlangıç/bitiş tarihleri veya hareket özel kodu sahaları kullanılırsa değerler karttan doğrudan okunmak yerine hareketler taranarak bulunur.
Raporlama sırasında istenilen sahaların listede bulunmasını veya sahaların boylarını uzaltmak/kısaltmak işlemlerini sağlamak için SAHA BOYLARI tuşu kullanılır. Bu tuş kullanıldığında ekrana gelen pencere içindeki sahaların boyları isteğe göre belirlenir. Listede çıkması istenmeyen sahaların boyuna �0� yazılır. İşlem sonunda TAMAM tuşu ile kayıt yapılır. Bu işlemden sonra listeleme aralıkları ekranına geri dönülmüş olunur ve bu tanımlara göre rapor alınır.
4.2.2.HAREKET ANALİZİ
Sisteme kayıtlı üye hareketlerinin hareket analizi bu bölümden alınır. Listeleme aralıkları ve saha boyları bir önceki rapora benzer ve aynı şekilde kullanılır. Bu raporun içeriği bir öncekine benzemekle beraber döküm şekli farklıdır. Ayrıca istenirse alacak değerleri ödeme tipine göre detaylandırılabilir.
4.2.3.VADE FARKI LİSTESİ
Bu bölümde verilen listeleme aralıklarına göre borç/alacak hareketlerinin vadelerinde ödenmemesinden kaynaklanan vade farkları hesaplanır. Vade farkı hesaplamalarında hareketler tarih sırasıyla işleme alınır, yani alınan bir ödeme daima en eski borç hareketini kapatır. Aylık faiz oranı ve faiz tipi ekranda belirtilir, eğer bu sahalar boş bırakılırsa her kart için ilgili kartta bulunan değerler kullanılır. Her kart için vade farkı hesaplandığında çıkan soruya bağlı olarak istenirse vade farkı hareketi oluşturulur, buna bağlı olarak muhasebe fişi de kesilir.
Adat Şekli
BORÇ- Verilen tarih aralığındaki borç hareketlerini ve bu hareketleri kapatan alacak hareketlerini işleme sokar.
ALACAK- Verilen tarih aralığındaki alacak hareketlerini ve bu hareketleri kapatan borç hareketlerini işleme sokar.
Faiz Tipi
Bu parametrede verilen tip doğrultusunda aşağıda belirtilen ilgili formüle göre faiz tutarı hesaplanır.
B - Basit Faiz : y=x*c*n
L - Bileşik Faiz : y=x*(1+c)**n-x
O - Karma Faiz : y=x/(1-n*c)-x
G - Geri Faiz : y=x-x/(1+n*c)
x:anapara c:aylık faiz oranı n:ay sayısı y:faiz tutarı
x:çarpma /:bölme +:toplama -:çıkarma **:üst alma
öncelik: 1:üst alma 2:çarpma-bölme 3:toplama-çıkarma
4.2.4.EKSTRE
Bu bölüm üye hesap ekstrelerinin çıkarılması için kullanılmaktadır. Bu bölüme mahsus detaylı listeleme aralıkları ekranını kullanarak istenen grup üyelerin arzu edilen nitelikteki hareketlerinin borç/alacak ekstrelerini listeleme imkanı mevcuttur. Ekstre listesi, iki tarih aralığı belirterek belli tarih aralıklarında alınabilir. Ayrıca diğer raporlarda olduğu gibi borçlu, alacaklı ve bakiyesiz hesapların raporlara dahil edilip edilmemesi ekranda bulunan parametrelerin işaretlenmesi veya boş bırakılmasıyla belirlenebilir. Ayrıca üyeliği bitmiş ve üyeliği devam eden parametreleri işaretlenerek veya boş bırakılarak listelemeye dahil edilip edilmeyeceği belirlenir.
Listeleme sırasında ekranda ÜYE KODU, ÜNVANI, TARİH, İŞLEM TÜRÜ, EVRAK NO, AÇIKLAMA, VADESİ, İŞLEM TİPİ, TUTAR sahaları görüntülenir. İstenirse HES.YENİ SAYFA parametresi işaretlenerek her üye kartı yazıcıdan ayrı bir sayfaya basılabilir.
4.3.YAZIŞMA
Bu bölüm üye sahipleri ile yapılacak yazışmaları kolaylaştıracak fonksiyonları ihtiva etmektedir. Kendi içinde ETİKET BASIMI, KELİME İŞLEM ve MUTABAKAT MEKTUPLARI şeklinde üçe ayrılır. Kelime-İşlem Bağlantısı bölümüyle ilgili detaylı açıklama MENÜ/EK BİLGİLER bölümünde verilmiştir.
MUTABAKAT MEKTUBU VE ETİKET BASIMI
YAZIŞMA bölümünde listeleme aralıkları ekranları vasıtası ile mutabakat mektupları ve etiket bastırma imkanı da verilmiştir. Mutabakat mektubu metni ilgili "mutabak2.dfb" dizayn dosyası ile kullanıcı tarafından tadil edilerek düzenlenebilmektedir. Bu konuda detaylı bilgi "aidat.txt" dosyasında verilmiştir.
Etiket basımında ise listeleme aralıkları ekranından ilgili parametreler verilerek etiketlerin sıra ve kolon ayarları yapılabilmektedir. Kullanıcı SAHA LİSTESİ tuşu yardımıyla etikete üye karttan hangi bilgilerin etikete aktarılacağını seçebilir. Etiketlere SAYIN veya DİKKATİNE gibi ibareler basılabilir. Ayrıca istenirse adı �.dfb� ile biten bir dosya da etiket olarak bastırılabilir, bu dosyaya üye kartlarından bilgi aktarımı yapılabilir.
4.4.ÖZEL TANIMLI RAPORLAR
Bu bölümde kullanıcının tanımladığı sahalara göre liste alınır. Bu bölümle ilgili detaylı bilgi MENÜ/EK BİLGİLER bölümünde verilmiştir.
5.SERVİS
5.1.DOSYA İŞLEMLERİ
Bu bölüm kendi içinde DOSYA BAKIMI, KAPASİTE KULLANIM RAPORU, YENİ DOSYA ve KOD DEĞİŞTİRME Alt-Bölümlerine ayrılır.
5.1.1.DOSYA BAKIMI
Kart ve hareket kayıtları üzerinde çeşitli işlemler yapabileceğiniz bu bölüm KART BAKIMI, HAREKET BAKIMI, KART/HAREKET KONTROLÜ ve CARİDEN TRANSFER Alt-Bölümlerine ayrılır.
KART/HAREKET BAKIMI
KART ve HAREKET BAKIMI bölümleri kendi içlerinde de Alt-Bölümlere ayrılmaktadır. Bu bölümler her iki bölüm için aynı olmakla beraber birinde kartların diğerinde hareketlerin içerikleri değiştirilir.
DOSYA KISALTMA
Daha önceden silinmiş bulunan hareketler ve evraklar dosyada silinmiş olarak işaretlenmiş olmakla beraber gerçekte yer tutmaya devam ederler. Bu da bilhassa yüklü veri dosyalarıyla çalışıldığında disk kapasite sorunlarına yol açar. Bu bölüm vasıtasıyla silinen kayıtların dosyalardan tamamen çıkarılması ve bu sayede dosya boylarının asgariye indirilmesi sağlanır. Örneğin, yeni bir aidat dosyası yaratıldığında 50 kart tanımlanmışsa ve bunların içinden 5 kart silinmişse diskte hala 50 kayıt varmış gibi okunur. Yani diskte 5 kartlık fazladan yer işgal edilmiş olur. İŞLEME BAŞLA tuşuna bastığınızda ekrana dosya kısaltma işlemine başlanacağını belirtilen uyarı mesajı gelir. Bu mesajı �E� ile geçtiğinizde ekranda görünen TOPLAM KAYIT sahasındaki rakam eğer dosyalarda kısalma varsa azalır.
YENİDEN İNDEKSLEME
Data dosyalarındaki bilgilerden hareket ederek yeni bir indeks yaratılır(.ind dosyaları). Dosyalardaki bilgiler tek tek gözden geçirilir. Hatalı olan veya okunamayan aidat kayıtları varsa indekslenmez ve dosyada saklanmaz. Yeniden indeksleme işlemini yapmadan evvel mutlaka aidat dosyalarınızın yedeklerini almalısınız. Tekrar geriye dönüş olmadığından kayıtlarınızda istenmeyen kayıplara sebep olabilirsiniz.
KART/HAREKET KONTROLÜ
Bu bölümde hareketlerle kartlar arasındaki rakamsal uyumu sağlama işlemleri yapılır, üye kartının arka yüzündeki toplam değerler aidat hareketleri taranarak oluşturulan değerlerle değiştirilir.
CARİDEN TRANSFER
Bu bölümde ETA:CARİ program modülünde kayıtlı bulunan kartlar ETA:AİDAT programına aktarılırlar. Bu işlem sırasında ekrana çıkan işlem aralıklarına uygun değerler verilerek istenilen kartların aktarılması sağlanır. Aktarma işlemi sonunda orijinal(cari) kartlar değişmeden bırakılır.
5.1.2.KAPASİTE KULLANIM RAPORU
Bu bölümde üye kart ve hareket sayılarını, toplam hard disk kapasitesini, aidat dosyalarının kapladığı alan, dosyalardaki boş alan ve hard diskte kullanılabilecek boş alan rakamlarını ekranda görebilirsiniz.
5.1.3.YENİ DOSYA
YENİ KART DOSYASI, YENİ HAREKET DOSYASI ve YENİ KART/HAREKET DOSYASI olarak kendi içinde dallanan bu bölüm aidat dosyalarının silinerek yeniden boş olarak açılmasını sağlar.
YENİ KART DOSYASI
Bu bölüm yeni bir aidat kart dosyası açar. Eğer sistemde aidat kart dosyası mevcutsa bunu tamamen silerek yeni bir dosya yaratır. Eğer aidat hareket dosyası olduğu gibi(hareket dolu) kalırsa kartlarla hareketler arasında uyumsuzluklar çıkacaktır. Yeni kart dosyası açılmaya başlandığında aidat kart dosyasında çalışılacak yılın girilmesini bekler. Yıl tanımlanarak İŞLEME BAŞLA tuşuna basıldığında daha önceden aidat dosyası mevcutsa kayıt ortamında aidat dosyasının bulunduğunu ikaz eden uyarı mesajı ile karşılacaksınız. Bunun ardından bir uyarı mesajı daha gelecektir. Bu mesajı da geçtikten sonra yeni aidat kartı dosyası açılmış olur.
YENİ HAREKET DOSYASI
Yeni kart dosyasında olduğu gibi yeni hareket dosyasında da hareket dosyalarını varsa silerek yoksa doğrudan yeni bir dosya açılmasını sağlar. Yeni hareket dosyası açıldığında kart dosyası aynen kalırsa iki dosya arasında uyumsuzluk olabilir. Bundan dolayı hareket dosyası açılırken kart dosyası dolu ise kartların içinin temizlenmesi uygun olur. Yeni hareket dosyası açma işlemleri de aynı yeni kart dosyasında olduğu gibidir.
YENİ KART/HAREKET DOSYASI
Hem yeni kart hem de yeni hareket dosyası açma işlemlerini bir arada yapan bölümdür. Diğerlerinde olduğu gibi kart ve hareket dosyalarını varsa silerek yoksa doğrudan yeni bir dosya açılmasını sağlar. Yeni kart/hareket dosyası açma işlemleri de aynı diğer dosya açışlarında olduğu gibidir.
5.1.4.KOD DEĞİŞTİRME
Daha önce tanımlamış olduğunuz üye aidat kart kod ve ünvanlarınızı bu seçenek vasıtasıyla değiştirebilir ve yeni bir kod tanımlayabilirsiniz. Bu bölüme girdiğinizde karşınıza kod değiştirme ekranı gelir
Eski kod sahasına değiştirilmesini istediğiniz eski kod yazılır. Bu kodu tanımlarken isterseniz kendiniz yazabilir, isterseniz KART LİSTESİ tuşu yardımıyla kart listesinden seçim yapabilirsiniz. Yeni Kod ve Ünvanı sahalarına ise kullanmak istediğiniz yeni üye kart kod ve ünvanını yazabilirsiniz. Kodlar değiştirilirken eski koda ait olan tüm hareketler de yeni koda transfer olur. Tanımlamaları yaptıktan sonra İŞLEME BAŞALA tuşuna bastığınızda ekrana "KOD NAKLİ İŞLEMİNE BAŞLAMAK İSTEDİĞİNİZDEN EMİN MİSİNİZ?" mesajı gelir, evet dediğinizde transfer işlemi başlar.
5.2.SABİT TANIMLAR
Bu bölüm PARAMETRELER, SAHA BOYLARI, KURUM BİLGİLERİ, YAPI İŞLEMLERİ ve DİZAYN DOSYASI bölümlerinden oluşur.
5.2.1.PARAMETRELER
Bu bölümde AİDAT modülü ile ilgili muhtelif ilk değerler ve parametreler tanımlanmaktadır.
Muhasebe Bağlantısı
Bu saha yeni kayıttan yapılan aidat hareketinin muhasebe entegrasyonunun yapılıp yapılmayacağını veya kayıt esnasında isteğe bağlı olmak üzere muhasebe entegrasyonunun yapılıp yapılmamasını sağlar.
Mükerrer Kayıt
Bu parametre işaretlenirse üye kart kaydı yapılmadan önce üye sıra no'sunun daha önceden kullanılıp kullanılmadığı araştırılır, kullanılmışsa uyarıda bulunulur.
Valör
Bu haneye yazılan gün sayısı(üyenin ödemeyi geciktirebileceği en fazla gün sayısı) programın hareket işlemlerinde kendiliğinden ilgili haneye gelir.
Aylık Gecikme Zammı Oranı, Zam Uygulama Yöntemi ve Etiket Basımı
Bu sahalarda tanımlanan değerler ilgili yerlerde ekrana kendiliğinden gelirler, kullanıcı isterse bunları değiştirebilir.
Gecikme Zammını Aya Tamamlama
Bu parametre boş bırakılırsa vade farkı hesaplamalarında iki tarih arası doğrudan gün olarak hesaba katılır, işaretlenirse fark 1 gün bile olsa 30 günden işlem görür. Bir sonraki aya 1 gün bile sarksa o zaman o ay da ayrıca 30 günden işlem görür.
Muhasebe Hesapları
Bu başlık altında yer alan aidat, vade farkı ve diğer hareket kayıtları sırasında kullanılacak muhasebe hesap kodları tanımlanır. Bu hesaplar muhasebe fişlerinin oluşturulmasında kullanılır.
Bu ekranda yapılan tanımlamalar KAYDET tuşu ile kayıt edilir.
5.2.2. KURUM BİLGİLERİ
Bu bölüm BÜRO BİLGİLERİ ve YÖNETİM KURULU BİLGİLERİ Alt-Bölümlerine ayrılır.
BÜRO BİLGİLERİ
Bu ekranda kuruma ait adres ve benzeri bilgiler tanımlanır. Bu bilgiler raporlama işlemlerinde kullanılır.
YÖNETİM KURULU BİLGİLERİ
Bu ekranda yönetim kuruluna ait bilgiler(Başkan, Başkan yardımcısı ve Üye-1-2-3-4-5) tanımlanır. Bu bilgiler de raporlama işlemlerinde kullanılır. Yapılan tanımlamalar KAYDET tuşu ile kaydedilir.
5.2.3.YAPI İŞLEMLERİ
Bu bölümde YAPI KODLARI TANIMLARI ve ÖDEME PLANI TANIMLARI yapılır.
YAPI KODLARI TANIMLAMA
Bu ekranda yapı kodları ve açıklamaları tanımlanır. En fazla 30 ayrı yapı kodu tanımlanır. Bu bilgiler raporlama işlemlerinde kullanılır.
ÖDEME PLANI TANIMLARI
Bu ekranda ödeme planı oluşturulur. Bu bölüme girildiğinde program ödeme planı yapılacak yapı kodunun girilmesini bekler. Yapı kodunu girdikten sonra bu koda ait ödeme planı oluşturulabilir. Yapılan tanımlamalar KAYIT tuşu ile kaydedilir.
5.2.4.DİZAYN DOSYALARI
Kart ekranından alınacak kart yazdırma dizayn dosyaları bu ekranda tanımlanır. En fazla 10 dizayn dosyası tanımlanabilir. Dosyalar tanımlandıktan sonra TAMAM tuşu ile kayıt edilir.
6.EK BİLGİLER
6.1.ANA MENÜ BUTONLARI
6.2.BİLGİ GİRİŞ İŞLEMLERİ
Bu bölüm programın hemen her yerinde geçerli olan tuşların kullanımını içerir.
Kayıt-F2
Ekranda görülen bilgi dosyaya kaydedilir.
Seri Kayıt-Shift+F2
Ekranda görülen bilgi dosyaya kaydedilir, daha sonra yeni ve boş bir ekran gelir.
İptal-F3
Ekranda görülen bilgiyi dosyadan siler.
Kart Arama-Alt+F5
Adisyon arama ekranına girer.
Kart Listesi-F6
Stok/Cari kartlarının listesi bir çerçeve içinde görüntülenir.
Hareket Listesi-F7
Adisyonların listesi bir çerçeve içinde görüntülenir.
Yazdırma-F4
Ekranda görünen bilgi/rapor geçerli yazıcıya gönderilir.
Seçilecek Yazıcıya Yazdırma-Shift+F4
Ekranda görünen bilgi/rapor seçilecek yazıcıya gönderilir.
Ekranda Görüntüleme-Shift+Alt+F4
Ekranda görünen bilgi/rapor ekranda görüntülenir.
Excel Bağlantısı-F5
Rapor EXCEL programının okuyabileceği �*.CSV� formatında oluşturulur.
Liste Parametreleri-Ctrl+Q
Döküm sırasında etkili olacak bazı parametreler belirlenir.
Büyük Resim
Resim sahasındaki görüntü gerçek ebatlarıyla ekrana basılır.
Özel Açıklama Girişi
Üzerinde çalışılan adisyon ile ilgili ayrıntılı özel açıklamalar yazılır.
Faturalama-Ctrl+F
Adisyonun faturalaştırılması işlemi yapılır.
El Terminalinden Bilgi Alma
El terminali ile bağlantı sağlanır.
Sorumlu Listesi-Shift+F6
Hizmet sorumlularının listesi bir çerçeve içinde görüntülenir.
Son Kaydedilen Stok Kartı-Ctrl+F7
Ekrana en son kaydedilen stok kart kodu ve cinsi bir çerçeve içinde gelir.
Son Kaydedilen Cari Kartı-Ctrl+F9
Ekrana en son kaydedilen cari kart kodu ve ünvanı bir çerçeve içinde gelir.
1.GİRİŞ
2.ÜYE KARTI
3.HAREKETLER
4.RAPORLAR
5.SERVİS
6.EK BİLGİLER
1.GİRİŞ
ETA:AİDAT kooperatif, site, apartman, dernek, kulüp, okul gibi aidat toplanan her yerde üyelere ait hesapları ve ilgili işlemlerini bilgisayarda takip et****ze imkan tanıyacak bir program modülüdür. Söz konusu programda üye kartlarını tanımlayacak, bu hesaplarla ilgili borç/alacak hareketlerini işleyecek, üye hareketlerinden doğan bakiye durumu, ekstre gibi sonuç raporlarını türetebileceksiniz.
ETA:MENÜ programından ETA:AİDAT programına girdiğinizde karşınıza gelen ekran ANA MENÜ ekranı olup programın bütün bölümlerine bu ekrandan geçilir.
ETA:AİDAT programının Ana Bölümleri şunlardır;
ÜYE KARTI, üye sicil kartlarının tanımlanması ve üye kartları üzerindeki işlemler,
HAREKETLER, üye kartları ile ilgili borç/alacak hareketlerinin işlenmesi, hareket listelerinin alınması,
RAPORLAR, üye hesap takip sisteminizle ilgili rapor ve analizler,
SERVİS, üye hesap takip sisteminizle ilgili tanımlamalar ve bakım işlemleri.
Bunların dışında menüde yer alan BİLGİ GİRİŞ İŞLEMLERİ, PENCERELER ve YARDIMCI İŞLEMLER bölümleri programın çalışması sırasında kolaylık sağlayan bir takım yardımcı fonksiyonlar ihtiva ederler.
2.ÜYE KARTI
Bu bölüme girdiğinizde karşınıza YENİ KART, ESKİ KART ve DEVİR seçenekleri gelir. Üye hesap takip sisteminize yeni bir üye ile ilgili olarak yeni bir üye sicil kartı ilave edecekseniz YENİ KART, halihazırda sistemde kayıtlı bulunan bir kart üzerinde işlem yapacaksanız ESKİ KART, eski bir üyenin haklarının devri için DEVİR seçeneğini kullanacaksınız. En altta bulunan programdan çıkış seçeneği aidat programını kapatmaya yarar.
Üye sicil kartları sistem tarafından ÜYE KODU ve ÜNVANI parametreleri ile takip edilir. Burada ÜYE KODU ana takip parametresi, ÜNVANI ise yardımcı bir parametredir. ÜYE KODU 20 haneye kadar herhangi bir karakter ve/veya rakam dizisi olabilir. Sistem, üye hesap kartlarını ÜYE KODU üzerinden alfabetik sıra ile takip eder.
Yeni kart açarken yeni üyeye ait bir ÜYE KODU tanımlayacak, ayrıca 30 haneye kadar herhangi bir karakter dizisinden oluşacak ÜNVANI belirleyeceksiniz. Böylece üye kartına ulaşımınızı da hızlandırmış olursunuz. Ayrıca sistem bir tane de üye numarası ister. Bu üye numarası üyenin aidat kayıtlarındaki sıra numarası olarak kabul edileceğinden devir alınan üyelikler dışında her üye için farklı olmalıdır.
2.1.YENİ KART
Üye bilgilerinin tanımlanacağı bu bölüm iki ekrandan oluşur. İlk ekran üye kimlik bilgilerini, diğer ekran üye ek bilgileri ve borç/alacak bilgilerini içerir.
İlk sayfada ÜYE KODU ve ÜNVANI hanelerini uygun şekilde doldurduktan sonra ADI-SOYADI, BABA ADI, ANA ADI, DOĞUM YERİ, DOĞUM TARİHİ, EV ADRESİ, İŞ ADRESİ haneleri adlarından da anlaşılacağı üzere üye ile ilgili özlük bilgilerinin kaydedileceği bölümlerdir. Bu bilgiler kart basım işlemi sırasında ve yazışma işlemlerinde kullanılacaklardır.
Bu bölümde görülen ÖZEL KOD 1-2-3 haneleri analiz ve listelerde kullanılacak sınıflandırma kodlarıdır. Bu kodlar üyenin bölgesi, çalışma şekli v.b. gibi firmanızın bünyesine göre rapor alabileceğiniz uygun sahalardır.
İkinci sayfada üyenin mesleği, taahhüt etmiş olduğu pay miktarı, pay miktarının TL. olarak karşılığı, üyelik tarihi, üyelik devam durumu, üyelik devam etmiyorsa ayrılma tarihi ve ayrılma nedeni, üyenin kayıtlı olduğu yapı türüne ait yapı kodu(yapı türü kodları programın SERVİS kısmında tanımlanır), vade farkı hesaplamada kullanılacak faiz oranı, faiz yöntemi ve vade tarihi hesaplanırken vadenin üzerine eklenecek valör(gün sayısı), muhasebe bağlantısında kullanılacak muhasebe hesap kodu, açıklamalar ve üyeye ait son hareket bilgilerine ait sahalar mevcuttur.
Çalışma sırasında muhasebe bağlantısı istendiği takdirde kayıt esnasında bu üye ile ilgili muhasebe kayıtlarının yapılması için MUHASEBE HESAP KODU hanesine ilgili muhasebe hesap kodunu yazmanız gerekir.
Her iki ekranda da bulunan resim sahasına resim yükleme imkanına sahipsiniz. Bunun için Bilgi Giriş İşlemleri menüsünden Resim Yükle bölümü seçilir. Karşınıza bilgisayarda kayıtlı tüm görüntü dosyalarını bölümler halinde listeleyen bir ekran gelir, burada bu karta ait görüntü dosyasının üzerine gidilip seçim yapılır. Bu işlemle seçilen görüntü dosyası karta alınmış olur. Resmin ebatları ekranda bulunan kutunun ebatlarına uymadığı zaman gelen resmin daha büyük veya daha küçük olmasına göre ya kutuya sığmaz veya kutu içinde boşluklar oluşur. Bunu düzeltmek için istenirse aynı menüden Resim Normal/Gerilmiş işlemi seçilir. Bu işlem tekrarlanırsa bir önceki şekle dönülür. Bu işlemi butonlar yardımıyla da yapabilirsiniz. Butonlarla ilgili açıklamaları EK BİLGİLER bölümünün BUTONLAR başlığı altında bulabilirsiniz.
2.2.ESKİ KART
Sistemde daha önce açılmış bir üye hesap kartına kayıtlı bilgileri ve ilgili hareketleri görmek, yazıcıda yazdırmak, herhangi bir düzeltme veya kart iptal işlemleri için bu bölüm kullanılır.
Eski kart tuşuna bastığınız zaman karşınıza ÜYE KODU, ÜNVANI, YETKİLİ KİŞİ, ÜYE SIRA NO ve ÖZEL KODLAR sahalarını arama kıstası olarak kullanabileceğiniz bir ekran gelecektir.
Eski kartı ÜYE KODU, ÜNVANI veya ÖZEL KODLAR�dan herhangi birisini veya birkaçını kullanarak arayabilirsiniz. Sahaların tamamını bil****z gerekli değildir. Örneğin, yetkilisi AHMET ESEN olan bir karta AH* şeklinde kısaltılmış bir ibare kullanarak ulaşabilirsiniz. Arama butonuna basıldığı zaman ekrana belirtilen kıstaslara uyan ilk aidat kartı gelir ve kullanıcıya bu kartı seçmek isteyip istemediği sorulur, kullanıcı ya bunu onaylar ya da Aramaya Devam butonu ile arama işlemine devam eder.
Eski karta ulaşmanın bir başka pratik yolu ise F6-KART LİSTESİ tuşudur. Bu tuşa bastığınızda karşınıza Kart Listesi ekranı gelir. Bu ekranda listeleme kıstasları belirtilerek Listele butonuna basıldığında verilen kıstaslara uyan kartlar ekrana gelir. Kullanıcı seçmek istediği kartın üzerine giderek seçim yapar, böylelikle eski karta girilmiş olur. Ekranın kullanımı ile ilgiyi detaylı bilgi MENÜ/EK BİLGİLER kısmında verilmiştir.
Ekrana çağırılmış bir üye hesap kartı üzerinde çalışırken, herhangi bir bölgeye gelip buradaki bilgiyi değiştirerek F2-KAYIT tuşuna basarsanız, üye kartınız son yapılan değişikliğe göre düzenlenir ve sisteme son haliyle kaydedilmiş olur.
F3-İPTAL seçeneği, üzerinde çalışmakta olduğunuz üye kartını ve bu karta kaydedilmiş hareket kayıtlarını siler. İlgili hesap fazlaca hareket görmüş ise kartın hareketleri ile birlikte silme işlemi beklenenden uzunca bir zaman alabilir, buna mukabil arzu edilirse üye hesap kartı ilgili hareketleri sistemden silmeden de iptal edilebilir. Bu durumda silinen üye hesap kartına ait hareketlerin sistemde kalmasının sakıncası yoktur. Ancak üye hareket dosyasında gereksiz yer kaplar.
Ekranda bulunan bir kartı yazıcıdan almak için Yazdırma(F4) veya Seçilecek Yazıcıya Yazdırma(Shift-F4) butonları kullanılır. Ekrana önce kart dizayn dosyalarının bir listesi gelir, kullanıcı istediği dosyayı belirterek yazdırma işlemine devam eder. Dizayn dosyaları programın Servis/Sabit Tanımlar/Dizayn Dosyaları kısmında belirtilir.F4-YAZDIRMA seçeneği, kartın ve ilgili hareketlerin yazıcıdan dökümünü alır. Kartı yazıcıdan alırken kullanılacak dizayn dosyasının adı "aidatuye.dfb" olup bu dosyanın yapısı ile ilgili bilgi "aidat.txt" dosyasından verilmiştir.
F6-YAPI TÜRLERİ seçeneği ise sistemde tanımlı bulunan yapı türlerinin listesini ekrana getirir(Şekil 5). Üye kartı girişinde ikinci sayfada bulunan üyenin tabi olduğu işlemler bölümünde seçilebilecek olan bilgilerin listesini verir.
Kullanıcı herhangi bir kart üzerinde bulunurken Önceki Kayıt(Ctrl+PgUp) ve Sonraki Kayıt(Ctrl+PgDn) butonlarını kullanarak bir önceki/bir sonraki karta doğrudan ulaşabilir.
2.3.DEVİR
Bu bölümde üyelik devir işlemleri yapılır. Bu bölüme girildiğinde karşınıza eski kart giriş ekranında olduğu gibi kayıt arama ekranı gelir. Bu ekranda devir edilecek üye kodu girilir, devir edilecek kart üye kodu hariç, diğer bilgileriyle beraber aynı şekilde ekrana gelir. Bu ekranda yeni üyenin kodu ve bu üyeye ait genel bilgiler girilerek F2-KAYIT tuşu ile kayıt edilir. Kayıt işlemi tamamlanınca eski üye kartı bilgileri ve hareketleri aynen kalır, devir edilen yeni üyenin kart bilgileri kullanıcı tarafından düzeltilir. Üye devri sonunda eski kartın hareketleri yeni karta işlenmez. Yeni üye için hareket işlemleri toplu hareket bölümünden yapılır.
3.HAREKETLER
Üye kartı açılmış bir hesaba borç/alacak/vade farkı borç/vade farkı alacak/diğer borç/diğer alacak hareketlerini kaydetmek, hareket listelerini görebilmek ve makbuz basımı işlemi için bu bölüme girilir.
Bu bölümde karşınıza YENİ KAYIT, ESKİ KAYIT, TOPLU HAREKET ve DİĞER İŞLEMLER seçenekleri gelir. YENİ KAYIT seçeneği ile yeni bir hareket girişi yapılacak, ESKİ KAYIT seçeneği ile halihazırda sistemde kayıtlı bulunan bir hareket üzerinde değişiklik ve/veya iptal yapabileceksiniz. TOPLU HAREKET seçeneği aynı ekranda birden çok hareket girişi yapabilme olanağı sağlar. DİĞER İŞLEMLER seçeneğinde ise HAREKET LİSTESİ, TOPLU YAZDIRMA ve OTOMATİK HAREKET işlemlerini yapabileceksiniz.
Aidat hareketleri sistem tarafından ÜYE KODU, TARİH ve REFERANS NO'su aracılığıyla takip edilir.
3.1.YENİ KAYIT
Bu bölümde bir üye kartına sadece bir hareket yapılır. Girişi yeni yapılacak olan hareketin ÜYE KODU ve ÜNVANI hanelerini uygun şekilde doldurduktan sonra diğer hanelerin doldurulması ile ilgili detayları görelim.
İŞLEM TARİHİ, hareketin(işlemin) yapıldığı tarihi gösterir.
İŞLEM TİPİ, hanesine [B/A/VB/VA/DB/DA] bilgilerinden biri girilebilir, işlem tiplerinin anlamları aşağıdaki gibidir.
B :Borç
A :Alacak
VB:Vade Farkı Borç
VA:Vade Farkı Alacak
DB:Diğer Borç
DA:Diğer Borç
ÖDEME ŞEKLİ, Yapılan hareket bir ödeme ise(alacak hareketi) öde****n ne şekilde yapıldığı bu sahada belirtilir. [F/N/S/C/D] bilgilerinden biri girilebilir, ödeme şekillerinin anlamları aşağıdaki gibidir.
F:Fatura
N:Nakit
S:Senet
C:Çek
D:Dekont
TUTAR işlemin tutarını, VADESİ de işlemin vade tarihini belirtir. Vade tarihi vade farkı hesaplamalarında valörle birlikte kullanılır. Vade tarihi belirtilmezse hareket tarihi alınır.
VALÖR, vade tarihinin üzerine konulacak gün sayısını belirtir. Hareketin vadesi olarak VADE TARİHİ+VALÖR kabul edilir.
AÇIKLAMA ve EVRAK NO adlarından da anlaşılabileceği gibi hareket hakkında açıklayıcı bilgiler içerirler.
ÖZEL KOD, analiz ve listelerde kullanılacak sınıflandırma kodudur.
MUHASEBE ENTEGRASYONU: Tekli hareket girişi yapılırken istenirse ETA:MUHASEBE programına entegre fiş kaydı yapılabilir. Bunun için programın Servis/Sabit Tanımlar/Parametreler bölümünde bulunan MUHASEBE BAĞLANTISI parametresine �evet� veya �sor� verilmesi ve ilgili muhasebe hesap kodlarının doldurulması yeterli olacaktır. Kesilen fiş yapılan borçlandırmayı veya tahsilatı yansıtır.
Borç hareket kaydı sırasında Servis/Parametreler ekranında yazılan hesap alacaklanır, üye borçlanır. Alacak hareket kaydı sırasında üye alacaklanır. Yapılan öde****n türüne göre aşağıda yazılan hesap borçlanır.
Ödeme Türü Borçlu hesap
Fatura Muhasebe fişi kesilmez
Nakit Kasa borçlanır.(Hesap planı)
Senet Alacak senetleri hesabı(Entegrasyon tablosu)
Çek Portföydeki çekler hesabı(Entegrasyon tablosu)
Dekont Çerçeve içinde seçilen bankaya ait hesap(ent.tab.)
3.2.ESKİ KAYIT
Yeni Hareket veya Toplu Hareket bölümlerinden yapılan hareketlerin bu bölümden iptal veya değişiklik işlemleri yapılır. Bu bölüme girildiğinde işlem yapılacak hareketi kolayca bulmak açısından ilk olarak kayıt arama ekranı gelir. Bu ekranda kayıt arama işlemini ÜYE KODU, TARİH, İŞLEM TİPİ, ÖDEME ŞEKLİ, EVRAK NO, TUTAR, VADESİ, ÖZEL KOD ve REF.NO kıstasları üzerinden yapabilirsiniz. Bu sahalardan bilinenler doldurulur ve ARAMA tuşu ile ilgili hareket aranır. Aranan kayıt ekrana geldiğinde eski hareket üzerinde işlem yapmak üzere KABUL tuşuna basılır. Aynı ekranda kart arama işlemi HAREKET LİSTESİ tuşuyla da yapılabilir.
Hareket kaydında yapılacak herhangi bir değişikliği ekrana işledikten sonra kayda geçmesi için F2-KAYIT tuşuna basmanız gerekecektir. Bu şekilde sistem sonradan yapılacak düzeltmeler, analiz ve raporlarda hiçbir hataya sebebiyet vermeyecek şekilde yeniden işlem görür.
F3-İPTAL tuşu ile ekranda bulunan eski hareketi iptal edebilirsiniz.
F4-YAZDIRMA tuşu ile kaydedilmiş olan hareketi bastırabilirsiniz. Burada işlem türü ve işlem tipine bağlı olarak farklı dizayn dosyaları kullanılmakta olup gerekli açıklama "aidat.txt" dosyasında verilmiştir.
CTRL+F-VADE FARKI seçeneğine basıldığı zaman ekrana gelen bir çerçeve içindeki parametrelerin doldurulması suretiyle bu üyeye ait vade farkı hesaplaması yapılır, çıkan sonuç TUTAR hanesine yazılır. Vade farkı bu şekilde hesaplandıktan sonra kayıt yapılırsa vade farkı hareketi oluşmuş olur. Aynı hareketi isterseniz Raporlar/Vade Farkı Raporu bölümünden de yapabilirsiniz.
3.3.TOPLU HAREKET
Bu seçenek, hareket giriş seçeneğinin bir benzeri olup aynı anda birden fazla hareketin girilmesine olanak sağlar. Kayıt işlemi sırasında istenirse muhasebe bağlantısı da yapılabilir. Bu ekranda alt alta 60 hareket işlenip kayıt edilebilir.
3.4.DİĞER İŞLEMLER
Bu bölüm HAREKET LİSTESİ, TOPLU YAZDIRMA, OTOMATİK BORÇ ve OTOMATİK ALACAK HAREKETİ Alt-Bölümlerine ayrılır.
3.4.1.HAREKET LİSTESİ
Bu bölümde kullanıcı tanımlarına bağlı olarak üye hareketleri listelenir. Bu ekranda listeleme aralıkları ve parametrelerle karşılaşılır.
Listelenecek olan hareketleri belirlemek için önce Tarih, Üye Kodu, Evrak No, Tutar, Vadesi, Hareket Özel Kodu ve üç adet Kart Özel Kodu bilgilerine başlangıç ve bitiş değerleri girilebilir. Ayrıca Borç, Alacak, Vadeli Borç, Vadeli Alacak, Diğer Borç ve Diğer Alacak parametreleri işaretlenerek sadece istenen tip hareketler ekrana veya yazıcıya listelenebilir. Listelemede ödeme tiplerini(Nakit, Fatura, Çek, Senet ve Dekont) işaretleyerek veya boş bırakarak da hareketlerin dikkate alınıp alınmaması sağlanabilir. Yine üyeliği devam eden ve üyeliği biten kayıtlar kullanıcı isteğine göre listelenebilir. Yazıcıya alınacak listede tarihe göre ara toplam alınabilir, vadeye göre veya artan/azalan tutara göre sıralanmış liste alınabilir.
Listeleme aralıklarını doldururken listelenmesini istediğiniz sahaları da kendiniz tanımlama imkanına sahipsiniz. Bunun için ekranın sağ tarafında bulunan Saha Boyları butonu kullanılır. Bu butona bastığınızda ekrana saha boylarının tanımlanabileceği bir pencere gelecektir. Bu pencerede ekrandan veya yazıcıdan çıkmasını istediğiniz sahaların boylarını girebilirsiniz. Listeleme sırasında çıkmasını istemediğiniz sahalara ise �0� (sıfır) yazmalısınız.
Listeleme aralıkları ekranını uygun şekilde doldurduktan sonra GÖRÜNTÜLE tuşu ile ekrana YAZDIR tuşu ile yazıcıya liste alınır.
3.4.2.TOPLU YAZDIRMA
Yazdırılacak olan makbuzları belirlemek için önce TARİH, ÜYE KODU, EVRAK NO, TUTAR, VADESİ ve HAREKET ÖZEL KODU bilgilerine başlangıç ve bitiş değerleri girilebilir, istenen işlem türü belirtilebilir. Ayrıca ekranda bulunan diğer parametrelere bağlı olarak liste alınabilir.
F4-YAZDIRMA tuşu listeleme işleminin yazıcıya yapılması için kullanılır. Yazdırma sırasında dizayn dosyası olarak hareket yazdırma bölümünde açıklanan dosyalar kullanılır.
3.4.3.OTOMATİK BORÇ HAREKETİ
Belirtilecek olan kıstaslara göre üye kartının ikinci ekranında tanımlanan işlem türü ve tutarlarına bağlı olarak otomatik borç hareketi yaratılır. ÜYE KODU, ÜYE ADI ve ÖZEL KOD'lar üzerinden işleme tabi olacak üyeler seçilebilir.
İLK TARİH-SON TARİH işlemin ait olduğu dönemi gösterir. YAPI TÜRÜ sahası ile borçlandırılacak üyenin yapı türü belirtilir. Verilen kıstaslara göre seçilmiş olan üyenin kart bilgilerinde bulunan bu yapı türüne bağlı olarak son işlem tarihine kadar borçlandırılır.
İŞLEM TARİHİ, oluşturulacak borç hareketinin işlem tarihini gösterir. Hareketlerin vadesi ise ilgili yapı koduna ait ödeme planından alınır.
İŞLEM tuşu ile girilen kıstaslara uygun olan hareketlerin gerçekleşmesi sağlanır. Bu işlemle istenirse daha önce anlatıldığı gibi muhasebe bağlantısı da yapılabilir.
3.4.4.OTOMATİK ALACAK HAREKETİ
Aynı OTOMATİK BORÇ HAREKETİ işleminde olduğu gibi çalışır. Aidat üyelerinin ödeme işlemlerini gerçekleştirmek için bu bölüm kullanılır. Bu bölümde ayrıca üyelerin alacaklandırılmasında ödeme tipleri ekrandan seçilmelidir.
4.RAPORLAR
4.1.HESAP LİSTELERİ
Bu bölüm kendi içinde KOD/ÜNVAN LİSTESİ ve ADRES LİSTESİ olarak iki bölüme ayrılır. Her iki listede de daha önce açıklandığı üzere ekranda bulunan listeleme aralık ve parametrelerini kullanarak dökümün şeklini ve döküme çıkacak kartları belirleyebilir, aynı zamanda isterseniz SAHA BOYLARI tuşu yardımıyla döküm saha genişliklerini değiştirebilirsiniz.
KOD/ÜNVAN listesi bölümünde sistemde kayıtlı bulunan üye kartlarının ÜYE KODU, ÜNVAN, ÖZEL KOD gibi temel bilgileri listelenir.
ADRES LİSTESİ bölümünün tek farkı döküme çıkan sahaların ADRES, TEL.NO. gibi bilgileri içermesidir. Her iki raporu da üyeliği devam edenler veya etmeyenleri belirterek alabilirsiniz.
4.2.BORÇ/ALACAK RAPORLARI
Bu bölüm kendi içinde BAKİYE LİSTESİ, HAREKET ANALİZİ, VADE FARKI RAPORU ve EKSTRE olmak üzere dört Alt-Bölüme ayrılır.
4.2.1.BAKİYE LİSTESİ
Bu rapor, sisteme kayıtlı üyelerin bakiye durumlarının listelenmesi amacını taşır. Yine listeleme aralıkları ekranından girilecek değerler vasıtası ile arzu edildiği şekilde düzenlenerek üyelerin bakiye durumları ekrana veya yazıcıya listelenir.
Listeleme aralıkları ekranı detaylı kıstaslar ihtiva etmektedir. Borçlu, alacaklı veya bakiyesiz üyeler, üyeliği devam eden/etmeyenler isteğe bağlı olarak ayrı ayrı veya beraber alınabilir. Başlangıç/bitiş tarihleri veya hareket özel kodu sahaları kullanılırsa değerler karttan doğrudan okunmak yerine hareketler taranarak bulunur.
Raporlama sırasında istenilen sahaların listede bulunmasını veya sahaların boylarını uzaltmak/kısaltmak işlemlerini sağlamak için SAHA BOYLARI tuşu kullanılır. Bu tuş kullanıldığında ekrana gelen pencere içindeki sahaların boyları isteğe göre belirlenir. Listede çıkması istenmeyen sahaların boyuna �0� yazılır. İşlem sonunda TAMAM tuşu ile kayıt yapılır. Bu işlemden sonra listeleme aralıkları ekranına geri dönülmüş olunur ve bu tanımlara göre rapor alınır.
4.2.2.HAREKET ANALİZİ
Sisteme kayıtlı üye hareketlerinin hareket analizi bu bölümden alınır. Listeleme aralıkları ve saha boyları bir önceki rapora benzer ve aynı şekilde kullanılır. Bu raporun içeriği bir öncekine benzemekle beraber döküm şekli farklıdır. Ayrıca istenirse alacak değerleri ödeme tipine göre detaylandırılabilir.
4.2.3.VADE FARKI LİSTESİ
Bu bölümde verilen listeleme aralıklarına göre borç/alacak hareketlerinin vadelerinde ödenmemesinden kaynaklanan vade farkları hesaplanır. Vade farkı hesaplamalarında hareketler tarih sırasıyla işleme alınır, yani alınan bir ödeme daima en eski borç hareketini kapatır. Aylık faiz oranı ve faiz tipi ekranda belirtilir, eğer bu sahalar boş bırakılırsa her kart için ilgili kartta bulunan değerler kullanılır. Her kart için vade farkı hesaplandığında çıkan soruya bağlı olarak istenirse vade farkı hareketi oluşturulur, buna bağlı olarak muhasebe fişi de kesilir.
Adat Şekli
BORÇ- Verilen tarih aralığındaki borç hareketlerini ve bu hareketleri kapatan alacak hareketlerini işleme sokar.
ALACAK- Verilen tarih aralığındaki alacak hareketlerini ve bu hareketleri kapatan borç hareketlerini işleme sokar.
Faiz Tipi
Bu parametrede verilen tip doğrultusunda aşağıda belirtilen ilgili formüle göre faiz tutarı hesaplanır.
B - Basit Faiz : y=x*c*n
L - Bileşik Faiz : y=x*(1+c)**n-x
O - Karma Faiz : y=x/(1-n*c)-x
G - Geri Faiz : y=x-x/(1+n*c)
x:anapara c:aylık faiz oranı n:ay sayısı y:faiz tutarı
x:çarpma /:bölme +:toplama -:çıkarma **:üst alma
öncelik: 1:üst alma 2:çarpma-bölme 3:toplama-çıkarma
4.2.4.EKSTRE
Bu bölüm üye hesap ekstrelerinin çıkarılması için kullanılmaktadır. Bu bölüme mahsus detaylı listeleme aralıkları ekranını kullanarak istenen grup üyelerin arzu edilen nitelikteki hareketlerinin borç/alacak ekstrelerini listeleme imkanı mevcuttur. Ekstre listesi, iki tarih aralığı belirterek belli tarih aralıklarında alınabilir. Ayrıca diğer raporlarda olduğu gibi borçlu, alacaklı ve bakiyesiz hesapların raporlara dahil edilip edilmemesi ekranda bulunan parametrelerin işaretlenmesi veya boş bırakılmasıyla belirlenebilir. Ayrıca üyeliği bitmiş ve üyeliği devam eden parametreleri işaretlenerek veya boş bırakılarak listelemeye dahil edilip edilmeyeceği belirlenir.
Listeleme sırasında ekranda ÜYE KODU, ÜNVANI, TARİH, İŞLEM TÜRÜ, EVRAK NO, AÇIKLAMA, VADESİ, İŞLEM TİPİ, TUTAR sahaları görüntülenir. İstenirse HES.YENİ SAYFA parametresi işaretlenerek her üye kartı yazıcıdan ayrı bir sayfaya basılabilir.
4.3.YAZIŞMA
Bu bölüm üye sahipleri ile yapılacak yazışmaları kolaylaştıracak fonksiyonları ihtiva etmektedir. Kendi içinde ETİKET BASIMI, KELİME İŞLEM ve MUTABAKAT MEKTUPLARI şeklinde üçe ayrılır. Kelime-İşlem Bağlantısı bölümüyle ilgili detaylı açıklama MENÜ/EK BİLGİLER bölümünde verilmiştir.
MUTABAKAT MEKTUBU VE ETİKET BASIMI
YAZIŞMA bölümünde listeleme aralıkları ekranları vasıtası ile mutabakat mektupları ve etiket bastırma imkanı da verilmiştir. Mutabakat mektubu metni ilgili "mutabak2.dfb" dizayn dosyası ile kullanıcı tarafından tadil edilerek düzenlenebilmektedir. Bu konuda detaylı bilgi "aidat.txt" dosyasında verilmiştir.
Etiket basımında ise listeleme aralıkları ekranından ilgili parametreler verilerek etiketlerin sıra ve kolon ayarları yapılabilmektedir. Kullanıcı SAHA LİSTESİ tuşu yardımıyla etikete üye karttan hangi bilgilerin etikete aktarılacağını seçebilir. Etiketlere SAYIN veya DİKKATİNE gibi ibareler basılabilir. Ayrıca istenirse adı �.dfb� ile biten bir dosya da etiket olarak bastırılabilir, bu dosyaya üye kartlarından bilgi aktarımı yapılabilir.
4.4.ÖZEL TANIMLI RAPORLAR
Bu bölümde kullanıcının tanımladığı sahalara göre liste alınır. Bu bölümle ilgili detaylı bilgi MENÜ/EK BİLGİLER bölümünde verilmiştir.
5.SERVİS
5.1.DOSYA İŞLEMLERİ
Bu bölüm kendi içinde DOSYA BAKIMI, KAPASİTE KULLANIM RAPORU, YENİ DOSYA ve KOD DEĞİŞTİRME Alt-Bölümlerine ayrılır.
5.1.1.DOSYA BAKIMI
Kart ve hareket kayıtları üzerinde çeşitli işlemler yapabileceğiniz bu bölüm KART BAKIMI, HAREKET BAKIMI, KART/HAREKET KONTROLÜ ve CARİDEN TRANSFER Alt-Bölümlerine ayrılır.
KART/HAREKET BAKIMI
KART ve HAREKET BAKIMI bölümleri kendi içlerinde de Alt-Bölümlere ayrılmaktadır. Bu bölümler her iki bölüm için aynı olmakla beraber birinde kartların diğerinde hareketlerin içerikleri değiştirilir.
DOSYA KISALTMA
Daha önceden silinmiş bulunan hareketler ve evraklar dosyada silinmiş olarak işaretlenmiş olmakla beraber gerçekte yer tutmaya devam ederler. Bu da bilhassa yüklü veri dosyalarıyla çalışıldığında disk kapasite sorunlarına yol açar. Bu bölüm vasıtasıyla silinen kayıtların dosyalardan tamamen çıkarılması ve bu sayede dosya boylarının asgariye indirilmesi sağlanır. Örneğin, yeni bir aidat dosyası yaratıldığında 50 kart tanımlanmışsa ve bunların içinden 5 kart silinmişse diskte hala 50 kayıt varmış gibi okunur. Yani diskte 5 kartlık fazladan yer işgal edilmiş olur. İŞLEME BAŞLA tuşuna bastığınızda ekrana dosya kısaltma işlemine başlanacağını belirtilen uyarı mesajı gelir. Bu mesajı �E� ile geçtiğinizde ekranda görünen TOPLAM KAYIT sahasındaki rakam eğer dosyalarda kısalma varsa azalır.
YENİDEN İNDEKSLEME
Data dosyalarındaki bilgilerden hareket ederek yeni bir indeks yaratılır(.ind dosyaları). Dosyalardaki bilgiler tek tek gözden geçirilir. Hatalı olan veya okunamayan aidat kayıtları varsa indekslenmez ve dosyada saklanmaz. Yeniden indeksleme işlemini yapmadan evvel mutlaka aidat dosyalarınızın yedeklerini almalısınız. Tekrar geriye dönüş olmadığından kayıtlarınızda istenmeyen kayıplara sebep olabilirsiniz.
KART/HAREKET KONTROLÜ
Bu bölümde hareketlerle kartlar arasındaki rakamsal uyumu sağlama işlemleri yapılır, üye kartının arka yüzündeki toplam değerler aidat hareketleri taranarak oluşturulan değerlerle değiştirilir.
CARİDEN TRANSFER
Bu bölümde ETA:CARİ program modülünde kayıtlı bulunan kartlar ETA:AİDAT programına aktarılırlar. Bu işlem sırasında ekrana çıkan işlem aralıklarına uygun değerler verilerek istenilen kartların aktarılması sağlanır. Aktarma işlemi sonunda orijinal(cari) kartlar değişmeden bırakılır.
5.1.2.KAPASİTE KULLANIM RAPORU
Bu bölümde üye kart ve hareket sayılarını, toplam hard disk kapasitesini, aidat dosyalarının kapladığı alan, dosyalardaki boş alan ve hard diskte kullanılabilecek boş alan rakamlarını ekranda görebilirsiniz.
5.1.3.YENİ DOSYA
YENİ KART DOSYASI, YENİ HAREKET DOSYASI ve YENİ KART/HAREKET DOSYASI olarak kendi içinde dallanan bu bölüm aidat dosyalarının silinerek yeniden boş olarak açılmasını sağlar.
YENİ KART DOSYASI
Bu bölüm yeni bir aidat kart dosyası açar. Eğer sistemde aidat kart dosyası mevcutsa bunu tamamen silerek yeni bir dosya yaratır. Eğer aidat hareket dosyası olduğu gibi(hareket dolu) kalırsa kartlarla hareketler arasında uyumsuzluklar çıkacaktır. Yeni kart dosyası açılmaya başlandığında aidat kart dosyasında çalışılacak yılın girilmesini bekler. Yıl tanımlanarak İŞLEME BAŞLA tuşuna basıldığında daha önceden aidat dosyası mevcutsa kayıt ortamında aidat dosyasının bulunduğunu ikaz eden uyarı mesajı ile karşılacaksınız. Bunun ardından bir uyarı mesajı daha gelecektir. Bu mesajı da geçtikten sonra yeni aidat kartı dosyası açılmış olur.
YENİ HAREKET DOSYASI
Yeni kart dosyasında olduğu gibi yeni hareket dosyasında da hareket dosyalarını varsa silerek yoksa doğrudan yeni bir dosya açılmasını sağlar. Yeni hareket dosyası açıldığında kart dosyası aynen kalırsa iki dosya arasında uyumsuzluk olabilir. Bundan dolayı hareket dosyası açılırken kart dosyası dolu ise kartların içinin temizlenmesi uygun olur. Yeni hareket dosyası açma işlemleri de aynı yeni kart dosyasında olduğu gibidir.
YENİ KART/HAREKET DOSYASI
Hem yeni kart hem de yeni hareket dosyası açma işlemlerini bir arada yapan bölümdür. Diğerlerinde olduğu gibi kart ve hareket dosyalarını varsa silerek yoksa doğrudan yeni bir dosya açılmasını sağlar. Yeni kart/hareket dosyası açma işlemleri de aynı diğer dosya açışlarında olduğu gibidir.
5.1.4.KOD DEĞİŞTİRME
Daha önce tanımlamış olduğunuz üye aidat kart kod ve ünvanlarınızı bu seçenek vasıtasıyla değiştirebilir ve yeni bir kod tanımlayabilirsiniz. Bu bölüme girdiğinizde karşınıza kod değiştirme ekranı gelir
Eski kod sahasına değiştirilmesini istediğiniz eski kod yazılır. Bu kodu tanımlarken isterseniz kendiniz yazabilir, isterseniz KART LİSTESİ tuşu yardımıyla kart listesinden seçim yapabilirsiniz. Yeni Kod ve Ünvanı sahalarına ise kullanmak istediğiniz yeni üye kart kod ve ünvanını yazabilirsiniz. Kodlar değiştirilirken eski koda ait olan tüm hareketler de yeni koda transfer olur. Tanımlamaları yaptıktan sonra İŞLEME BAŞALA tuşuna bastığınızda ekrana "KOD NAKLİ İŞLEMİNE BAŞLAMAK İSTEDİĞİNİZDEN EMİN MİSİNİZ?" mesajı gelir, evet dediğinizde transfer işlemi başlar.
5.2.SABİT TANIMLAR
Bu bölüm PARAMETRELER, SAHA BOYLARI, KURUM BİLGİLERİ, YAPI İŞLEMLERİ ve DİZAYN DOSYASI bölümlerinden oluşur.
5.2.1.PARAMETRELER
Bu bölümde AİDAT modülü ile ilgili muhtelif ilk değerler ve parametreler tanımlanmaktadır.
Muhasebe Bağlantısı
Bu saha yeni kayıttan yapılan aidat hareketinin muhasebe entegrasyonunun yapılıp yapılmayacağını veya kayıt esnasında isteğe bağlı olmak üzere muhasebe entegrasyonunun yapılıp yapılmamasını sağlar.
Mükerrer Kayıt
Bu parametre işaretlenirse üye kart kaydı yapılmadan önce üye sıra no'sunun daha önceden kullanılıp kullanılmadığı araştırılır, kullanılmışsa uyarıda bulunulur.
Valör
Bu haneye yazılan gün sayısı(üyenin ödemeyi geciktirebileceği en fazla gün sayısı) programın hareket işlemlerinde kendiliğinden ilgili haneye gelir.
Aylık Gecikme Zammı Oranı, Zam Uygulama Yöntemi ve Etiket Basımı
Bu sahalarda tanımlanan değerler ilgili yerlerde ekrana kendiliğinden gelirler, kullanıcı isterse bunları değiştirebilir.
Gecikme Zammını Aya Tamamlama
Bu parametre boş bırakılırsa vade farkı hesaplamalarında iki tarih arası doğrudan gün olarak hesaba katılır, işaretlenirse fark 1 gün bile olsa 30 günden işlem görür. Bir sonraki aya 1 gün bile sarksa o zaman o ay da ayrıca 30 günden işlem görür.
Muhasebe Hesapları
Bu başlık altında yer alan aidat, vade farkı ve diğer hareket kayıtları sırasında kullanılacak muhasebe hesap kodları tanımlanır. Bu hesaplar muhasebe fişlerinin oluşturulmasında kullanılır.
Bu ekranda yapılan tanımlamalar KAYDET tuşu ile kayıt edilir.
5.2.2. KURUM BİLGİLERİ
Bu bölüm BÜRO BİLGİLERİ ve YÖNETİM KURULU BİLGİLERİ Alt-Bölümlerine ayrılır.
BÜRO BİLGİLERİ
Bu ekranda kuruma ait adres ve benzeri bilgiler tanımlanır. Bu bilgiler raporlama işlemlerinde kullanılır.
YÖNETİM KURULU BİLGİLERİ
Bu ekranda yönetim kuruluna ait bilgiler(Başkan, Başkan yardımcısı ve Üye-1-2-3-4-5) tanımlanır. Bu bilgiler de raporlama işlemlerinde kullanılır. Yapılan tanımlamalar KAYDET tuşu ile kaydedilir.
5.2.3.YAPI İŞLEMLERİ
Bu bölümde YAPI KODLARI TANIMLARI ve ÖDEME PLANI TANIMLARI yapılır.
YAPI KODLARI TANIMLAMA
Bu ekranda yapı kodları ve açıklamaları tanımlanır. En fazla 30 ayrı yapı kodu tanımlanır. Bu bilgiler raporlama işlemlerinde kullanılır.
ÖDEME PLANI TANIMLARI
Bu ekranda ödeme planı oluşturulur. Bu bölüme girildiğinde program ödeme planı yapılacak yapı kodunun girilmesini bekler. Yapı kodunu girdikten sonra bu koda ait ödeme planı oluşturulabilir. Yapılan tanımlamalar KAYIT tuşu ile kaydedilir.
5.2.4.DİZAYN DOSYALARI
Kart ekranından alınacak kart yazdırma dizayn dosyaları bu ekranda tanımlanır. En fazla 10 dizayn dosyası tanımlanabilir. Dosyalar tanımlandıktan sonra TAMAM tuşu ile kayıt edilir.
6.EK BİLGİLER
6.1.ANA MENÜ BUTONLARI
6.2.BİLGİ GİRİŞ İŞLEMLERİ
Bu bölüm programın hemen her yerinde geçerli olan tuşların kullanımını içerir.
Kayıt-F2
Ekranda görülen bilgi dosyaya kaydedilir.
Seri Kayıt-Shift+F2
Ekranda görülen bilgi dosyaya kaydedilir, daha sonra yeni ve boş bir ekran gelir.
İptal-F3
Ekranda görülen bilgiyi dosyadan siler.
Kart Arama-Alt+F5
Adisyon arama ekranına girer.
Kart Listesi-F6
Stok/Cari kartlarının listesi bir çerçeve içinde görüntülenir.
Hareket Listesi-F7
Adisyonların listesi bir çerçeve içinde görüntülenir.
Yazdırma-F4
Ekranda görünen bilgi/rapor geçerli yazıcıya gönderilir.
Seçilecek Yazıcıya Yazdırma-Shift+F4
Ekranda görünen bilgi/rapor seçilecek yazıcıya gönderilir.
Ekranda Görüntüleme-Shift+Alt+F4
Ekranda görünen bilgi/rapor ekranda görüntülenir.
Excel Bağlantısı-F5
Rapor EXCEL programının okuyabileceği �*.CSV� formatında oluşturulur.
Liste Parametreleri-Ctrl+Q
Döküm sırasında etkili olacak bazı parametreler belirlenir.
Büyük Resim
Resim sahasındaki görüntü gerçek ebatlarıyla ekrana basılır.
Özel Açıklama Girişi
Üzerinde çalışılan adisyon ile ilgili ayrıntılı özel açıklamalar yazılır.
Faturalama-Ctrl+F
Adisyonun faturalaştırılması işlemi yapılır.
El Terminalinden Bilgi Alma
El terminali ile bağlantı sağlanır.
Sorumlu Listesi-Shift+F6
Hizmet sorumlularının listesi bir çerçeve içinde görüntülenir.
Son Kaydedilen Stok Kartı-Ctrl+F7
Ekrana en son kaydedilen stok kart kodu ve cinsi bir çerçeve içinde gelir.
Son Kaydedilen Cari Kartı-Ctrl+F9
Ekrana en son kaydedilen cari kart kodu ve ünvanı bir çerçeve içinde gelir.