deepblue
02-04-2008, 14:17 PM
Bu bölüme girdiğinizde karşınıza YENİ KART ve ESKİ KART seçenekleri gelir(Şekil 2). Mükellef hesap takip sistemine yeni bir mükellef ile ilgili olarak yeni bir mükellef sicil kartı ilave edilecekse YENİ KART seçeneği, halihazırda sistemde kayıtlı bulunan bir kart üzerinde işlem yapılacaksa ESKİ KART seçeneği kullanılır. En altta bulunan programdan çıkış seçeneği OFİS programını kapatmaya yarar.
Mükellef sicil kartları sistem tarafından bir MÜKELLEF SİCİL NO ve MÜKELLEFİN ÜNVANI aracılığı ile takip edilir. Burada MÜKELLEF SİCİL NO ana takip parametresi, ÜNVANI ise yardımcı bir parametredir. SİCİL NO 20 haneye kadar herhangi bir karakter ve/veya rakam dizisi olabilir. Sistem, mükellef hesap kartlarını MÜKELLEF SİCİL NO üzerinden alfabetik sıra ile takip eder.
Yeni kart açarken yeni mükellefe ait bir MÜKELLEF SİCİL NO tanımlayacak, ayrıca 30 haneye kadar herhangi bir karakter dizisinden oluşacak ÜNVAN belirleyebileceksiniz. Böylece mükellef kartına ulaşımınızı da hızlandırmış olursunuz.
2.1.YENİ KART
Mükellef bilgilerinin tanımlanacağı bu bölüm üç ekrandan oluşur. İlk ekran Mükellef Bilgileri, Diğer Bilgiler, Mesleki Bilgiler ve Borç/Alacak Bilgileri olmak üzere dört bölümden oluşur.
Mükellef Bilgileri başlığı altında MÜKELLEF SİCİL NO ve ÜNVANI hanelerini uygun şekilde doldurduktan sonra ADI-SOYADI, BABA ADI, ANA ADI, DOĞUM YERİ, DOĞUM TARİHİ, ADRESİ, UYRUĞU, MEDENİ HALİ haneleri adlarından da anlaşılacağı üzere mükellef ile ilgili açıklamaların kaydedileceği bölümlerdir. Bu bilgiler beyanname basım işlemi sırasında ve yazışma işlemlerinde kullanılacaklardır.
Diğer Bilgiler bölümünde ŞİRKET TÜRÜ, BAĞKUR BASAMAĞI, AÇIKLAMA 1-2, ÖZEL KOD 1-2-3 sahalarına da mükellef bilgilerini girebilirsiniz. Bu bölümde görülen ÖZEL KOD 1-2-3 haneleri analiz ve listelerde kullanılacak sınıflandırma kodlarıdır. Bu kodlar mükellefin bölgesi, çalışma şekli v.b. gibi firmanızın bünyesine göre rapor alabileceğiniz uygun sahalardır. İleride detaylı göreceğiniz gibi bütün analiz ve raporları bu kodlara bağlı olarak tasnif edip, listeleme yapabileceksiniz. ÖZEL KODLAR'ın tipik uygulanma şekli için ORTAK TANIMLAR bölümüne bakabilirsiniz.
Çalışma sırasında muhasebe bağlantısı istendiği taktirde kayıt esnasında bu mükellef ile ilgili muhasebe kayıtlarının yapılması için MUHASEBE HESAP KODU ve AVANS HESAP KODU hanelerine ilgili muhasebe hesap kodlarını yazarak kullanabilirsiniz.
Mesleki Bilgiler bölümünde bulunan VERGİ DAİRESİ, VERGİ SİCİL NO, ESAS İŞİ VEYA MESLEĞİ, BAĞLI BULUNDUĞU MESLEKİ TEŞEKKÜL, SİGORTA VEYA BAĞKUR NO haneleri adlarından da anlaşılacağı üzere mükellefin mesleki bilgilerini içermektedirler. Bu bilgiler beyanname basım işlemi sırasında kullanılacaklardır.
Borç/Alacak Bilgileri bölümünde bulunan TAHAKKUK, BORÇ, ALACAK, AVANS haneleri mükellefin o an itibari ile bakiye durumunu göstermektedir.
Resim Yükle
BİLGİ GİRİŞ İŞLEMLERİ menüsünden RESİM YÜKLE bölümü seçilir. Karşınıza bilgisayarda kayıtlı tüm görüntü dosyalarını bölümler halinde listeleyen bir ekran gelir, burada bu karta ait görüntü dosyasının üzerine gidilip seçim yapılır. Bu işlemle seçilen görüntü dosyası karta alınmış olur. Resmin ebatları ekranda bulunan kutunun ebatlarına uymadığı zaman gelen resmin daha büyük veya daha küçük olmasına göre ya kutuya sığmaz veya kutu içinde boşluklar oluşur. Bunu düzeltmek için istenirse aynı menüden RESİM NORMAL/GERİLMİŞ işlemi seçilir. Bu işlem tekrarlanırsa bir önceki şekle dönülür.
İkinci ekran İşyeri Bilgileri, Nüfus Bilgileri, İkametgah ve Kira bilgilerinden oluşur. İşyeri Bilgileri bölümündeki MAHALLE VEYA SEMT, CADDE VEYA SOKAK, KAPI NO, DAİRE NO, İL VEYA İLÇE, POSTA KODU, TELEFON NO, FAKS NO haneleri adlarından da anlaşılacağı üzere mükellefin işyeri adres bilgilerini içermektedirler. Bu bilgiler beyanname basım işlemi sırasında ve yazışma işlemlerinde kullanılacaklardır.
NÜFUSA KAYITLI OLDUĞU İL, İLÇE, MAHALLE/KÖY, CİLT NO, SAYFA NO, KÜTÜK/SIRA NO haneleri mükellefin nüfus cüzdanı bilgilerini içermektedirler. Bu bilgiler beyanname basım işlemi sırasında kullanılacaklardır.
İkametgah Bilgileri bölümündeki MAHALLE VEYA SEMT, CADDE VEYA SOKAK, KAPI NO, DAİRE NO, İL VEYA İLÇE, POSTA KODU, TELEFON NO, ÜLKESİ haneleri mükellefin ikametgah adresi ile ilgili bilgileri içermektedirler. Bu bilgiler beyanname basım işlemi sırasında kullanılacaklardır.
Kira Bilgileri bölümündeki BAŞLANGIÇ TARİHİ, BİTİŞ TARİHİ, TUTARI, MAL SAHİBİNİN ADI, ADRESİ haneleri mükellefin ikamet ettiği işyerine ait kira bilgilerini içermektedirler. Bu bilgiler beyanname basım işlemi sırasında kullanılacaklardır.
Üçüncü ekran ise Mükellefin Yükümlü Olduğu Ödemelerden oluşur. Bu bölümde İŞLEM NO, İŞLEM ADI, AÇIKLAMA, BAŞLANGIÇ AYI, ARALIK, GÜN, SON İŞLEM TARİHİ ve TUTAR haneleri bulunmaktadır.
Bu hanelerden İŞLEM NO hanesi SERVİS bölümünde tanımlanmış olan 15 adet işlem türü içerisinden mükellefin yükümlü olduğu işlemlerin SIRA NO'larını içerir. İŞLEM ADI ve AÇIKLAMA haneleri bu işlemin KISA AD ve UZUN AD'larını içerir(KDV ve KATMA DEĞER VERGİSİ BEYANNAMESİ gibi).
BAŞLANGIÇ AYI mükellefin hangi aydan itibaren bu ödeme ile yükümlü olduğunu gösterir.
ARALIK hanesi, bu işlemin gerçekleşme periyodunu gösterir(Aylık veya 3 Aylık gibi).
GÜN hanesi, bu işlemin ayın hangi günü tahakkuk ettiğini gösterir.
SON İŞLEM TARİHİ, işlemin mükellef için son olarak hangi tarihte tahakkuk ettiğini gösterir.
TUTAR hanesine eğer bu işlem için mükellefin yükümlü olduğu sabit bir rakam söz konusu ise bu rakam girilir.
Burada girilen bilgiler GİRİŞ/ÇIKIŞ HAREKETİ bölümünde otomatik hareket üretilmesi için kullanılacaklardır.
2.2.ESKİ KART
Sistemde daha önce açılmış bir mükellef hesap kartına kayıtlı bilgileri ve ilgili hareketleri görmek, yazıcıda yazdırmak veya herhangi bir düzeltme yapmak için ESKİ KART bölümünü kullanacaksınız.
Eski kart tuşuna bastığınız zaman karşınıza SİCİL NO, ÜNVANI, ADI-SOYADI ve ÖZEL KODLAR sahalarını arama kıstası olarak kullanabileceğiniz bir ekran gelecektir.
Eski kartı SİCİL NO, ÜNVANI, ADI-SOYADI veya ÖZEL KODLAR’dan herhangi birisini veya birkaçını kullanarak arayabilirsiniz. Sahaların tamamını bilmeniz gerekli değildir. Örneğin, MAK-100 koduna sahip olan bir karta MAK* şeklinde kısaltılmış bir ibare kullanarak ulaşabilirsiniz. ARAMA butonuna basıldığı zaman ekrana belirtilen kıstaslara uyan ilk mükellef kartı gelir ve kullanıcıya bu kartı seçmek isteyip istemediği sorulur, kullanıcı ya bunu onaylar ya da ARAMAYA DEVAM butonu ile arama işlemine devam eder.
Eski karta ulaşmanın bir başka pratik yolu ise KART LİSTESİ butonudur. Bu tuşa bastığınızda karşınıza mükellef kart listesi ekranı gelir. Bu ekranda listeleme kıstasları belirtilerek LİSTELE butonuna basıldığında verilen kıstaslara uyan kartlar ekrana gelir. Kullanıcı seçmek istediği kartın üzerine giderek seçim yapar, böylelikle eski karta girilmiş olur. Ekranın kullanımı ile ilgiyi detaylı bilgi ORTAK TANIMLAR kısmında verilmiştir.
Eğer herhangi bir kartı silmek isterseniz önce yukarda açıklanan yöntemlerden herhangi bir tanesi yardımıyla bu karta ulaşılır. Daha sonra KAYIT SİL butonu seçilerek veya F3-İPTAL tuşu ile kayıt dosyadan silinir. Silinen bir kayda kesinlikle tekrar ulaşılamaz.
Ekranda bulunan bir kartı yazıcıdan almak için YAZDIRMA(F4) veya SEÇİLECEK YAZICIYA YAZDIRMA(SHİFT-F4) butonları kullanılır. Ekrana önce kart dizayn dosyalarının bir listesi gelir, kullanıcı istediği dosyayı belirterek yazdırma işlemine devam eder. Dizayn dosyaları programın Servis/Sabit Tanımlar/Dizayn Dosyaları kısmında belirtilir.
F7-HAREKET LİSTESİ seçeneği, ekrana çağrılmış mükellefe ait veya sistemde tanımlı bulunan tüm mükellefler için daha önceden kaydedilmiş hareketlerin listesini görüntüler.
3.HAREKETLER
Mükellef hesap kartı açılmış bir hesaba Tahakkuk/Borç/Alacak/Avans hareketlerini kaydetmek, hareket listelerini görebilmek ve makbuz basmak için bu bölüm kullanılır.
Bu bölüme girdiğinizde karşınıza YENİ KAYIT, ESKİ KAYIT ve DİĞER İŞLEMLER seçenekleri gelir.
Ofis hareketleri, sistem tarafından SİCİL NO, TARİH ve REFERANS NO'su aracılığıyla takip edilir.
3.1.YENİ KAYIT
Kartı açılmış bir mükellefe ait hareketler tek tek veya toplu olarak bu bölümden yapılır. Hareketleri tek tek girmek isterseniz OFİS HAREKETİ, toplu olarak girmek isterseniz TOPLU HAREKET bölümünü seçiniz.
OFİS HAREKETİ
Mükellef hareketleri tek tek girilmek istendiğinde bu bölüm kullanılır. Girişi yeni yapılacak olan hareketin SİCİL NO ve ÜNVANI hanelerini uygun şekilde doldurduktan sonra diğer hanelerin doldurulması ile ilgili detayları görelim.
İşlem Tarihi
Hareketin(işlemin) yapıldığı tarihi gösterir.
İşlem Türü
Mükellefin yükümlü olduğu ve daha önce mükellef kartı tanımlanırken sisteme tanıtılmış olan işlem türlerinden biri olmak zorundadır(ÖR: KDV, SSK vb.).
Açıklama, Evrak No
Hareket hakkında bazı bilgileri içerirler.
Tutar
İşlemin tutarı bu sahaya yazılır.
Vadesi
Bu hane işlemin vade tarihini belirtir. Bu vade tarihi ileride bazı raporlar alınırken kriter olarak kullanılabilir.
Özel Kod
Analiz ve listelerde kullanılacak sınıflandırma kodudur. Bunlar firmanızın bünyesine uygun olarak verebileceğiniz özel kodlama bilgileridir.
Avansla Ödeme
İşlem tipinin alacak olması durumunda ödemenin mükellefin avans hesabından mı yoksa bunun dışında kalan(nakit, çek/senet vb.) bir şekilde mi yapıldığını gösterir.
İşlem Tipi
Bu haneye ancak Tahakkuk, Borç, Alacak, Avans bilgilerinden biri girilebilir.
TOPLU HAREKET
Bu seçenek, hareket giriş seçeneğinin bir benzeri olup aynı anda birden fazla hareketin girilebilmesine olanak sağlar.
Toplu hareket girişi sırasında muhasebe bağlantısı yapılmaz. Bu nedenle muhasebe bağlantısı yapılacaksa ya hareketler tek tek işlenmeli veya aşağıda belirtildiği gibi toplu kayıt işlemi yapılmalıdır.
3.2.ESKİ KAYIT
Eski hareket kaydını ekrana çağırmak, iptal etmek veya değişiklik yapmak için ESKİ KAYIT seçeneğini kullanacaksınız. Kayıt arama işlemini SİCİL NO, TARİH, İŞLEM TÜRÜ, İŞLEM CİNSİ, AÇIKLAMA, EVRAK NO, TUTAR, VADESİ, ÖZEL KOD ve REF.NO kıstasları üzerinden yapabilirsiniz.
Kayıt arama kıstaslarını doldururken SİCİL NO ve ÜNVANI hanelerinde yine ÖZEL KARAKTERLER'i kullanabilirsiniz.
Hareket kaydında yapılacak herhangi bir değişikliği ekrana işledikten sonra kayda geçmesi için F2-KAYIT tuşuna basmanız gerekecektir. Bu şekilde sistem sonradan yapılacak düzeltmeler, analiz ve raporlarda hiçbir hataya sebebiyet vermeyecek şekilde yeniden işlem görür. F3-İPTAL tuşu ile ekranda bulunan eski hareketi iptal edebilirsiniz.
F6-MÜKELLEF LİSTESİ seçeneği ile sistemde mevcut olan mükelleflerin listesi ekrana gelir.
F7-HAREKET LİSTESİ seçeneği, daha önceden kaydedilmiş hareketler hakkındaki bilgileri listeler.
3.3.MUHASEBE ENTEGRASYONU
Tekli hareket girişi yapılırken istenirse ETA:MUHASEBE programına entegre fiş kaydı yapılabilir. Bunun için programın Servis/Sabit Tanımlar/Parametreler bölümünde bulunan MUHASEBE BAĞLANTISI: [E/H/S] parametresine "E" veya "S" girilmesi ve ilgili muhasebe hesap kodlarının doldurulması yeterli olacaktır. Muhasebe bağlantısının temel prensipleri aşağıdaki gibidir:
- Serbest Muhasebe Ücreti dışındaki tüm işlemler:
Tahakkuk : Mükellef borçlu, İşlem Türü Hesabı alacaklı
Borç : İşlem Türü Hesabı borçlu, Kasa alacaklı
Alacak : Avans E/H sahası na göre
H: Kasa borçlu, Mükellef alacaklı
E: Kasa borçlu, Mükellef Avans alacaklı
Avans : Mükellef Avans borçlu, Mükellef alacaklı.
Bu işlemlerin tümünde fişin borç ve alacak tutarı hareketin hareket tutarı ile aynıdır.
- Serbest muhasebe ücreti ile ilgili işlemler:
Tahakkuk : Muhasebe kaydı yapılmaz.
Borç : (Mükellef+Stopaj+SSDF) borçlu, (İşlem Türü+KDV)
alacaklı (Burada muhasebe ücretine KDV eklenir,
bu tutardan Stopaj ve SSDF kesintileri çıkartılır.
Kalan tutar mükellefin borcuna kaydedilir.)
Alacak : Avans E/H sahası na göre
H: Kasa borçlu, Mükellef alacaklı
E: Kasa borçlu, Mükellef Avans alacaklı
Avans : Mükellef Avans borçlu, Mükellef alacaklı.
- Yukarıdaki işlemlerden sonra açık kalan işlemler doğrudan muhasebe fişi kesilerek kapatılır. Bu işlemler:
Mükellef bizden kestiği stopaj ve SSDF'yi bizim adımıza yatırdığı zaman : Kasa borçlu, (Stopaj+SSDF alacaklı)
b) Biz KDV'yi yatırdığımız zaman: KDV borçlu, Kasa alacaklı
3.4.DİĞER İŞLEMLER
3.4.1.HAREKET LİSTESİ
Listelenecek olan hareketleri belirlemek için TARİH, SİCİL NO, İŞLEM TÜRÜ, EVRAK NO, TUTAR, VADESİ, HAREKET ÖZEL KODU ve üç adet KART ÖZEL KODU bilgilerine başlangıç ve bitiş değerleri girilebilir. Ayrıca TAHAKKKUK, BORÇ, ALACAK, AVANS, parametreleri doldurularak sadece istenen tip hareketler görüntülenebilir. Yine ilgili parametreler kullanılarak tarihe göre ara toplam alınabilir, vadeye veya artan/azalan tutara göre sıralanmış liste alınabilir.
Listeleme aralıkları ekranını kullanarak, listelenmesini istediğiniz kayıtları belirleyecek şekilde doldurduktan sonra GÖRÜNTÜLE tuşuna basarsanız kayıtlı tüm hareketleri listeleyebilirsiniz.
3.4.2.TOPLU YAZDIRMA
Yazdırılacak olan makbuzları belirlemek için TARİH, SİCİL NO, İŞLEM TÜRÜ, EVRAK NO, TUTAR, VADESİ ve HAREKET ÖZEL KODU bilgilerine başlangıç ve bitiş değerleri girilebilir, istenen işlem türü belirtilebilir. Ayrıca TAHAKKUK, BORÇ, ALACAK, AVANS kıstasları da kullanılabilir.
F4-YAZDIRMA tuşu ile liste yazıcıdan alınır. Yazdırma sırasında kullanılan dizayn dosyaları her işlem türü ve tipi için farklı olabilir.
3.4.3.OTOMATİK HAREKET
Belirtilecek olan kıstaslara göre mükellef kartının üçüncü ekranında tanımlanan işlem türü ve tutarlarına bağlı olarak otomatik hareket yaratılır.
SİCİL NO, MÜKELLEF ADI ve ÖZEL KOD'lar üzerinden işleme tabi olacak mükellefler seçilebilir.
TAHAKKUK DÖNEMİ işlemin ait olduğu dönemi gösterir.
İŞLEM TÜRÜ sahası ile tahakkuk edilmek istenen işlemin türü belirtilir. Verilen kıstaslara göre seçilmiş olan mükellefin kart bilgilerinde bulunan bu işlem türü ile ilgili son işlem tarihinin üzerine işlem aralığının eklenmesiyle bulunan tarih, verilen bu tahakkuk dönemine karşı geliyor ise bu mükellef tahakkuk işlemine tabi tutulur.
İŞLEM TARİHİ, kıstaslara uygun hareket kaydı yapılacaksa bu hareketin tarihini oluşturur.
İŞLEM TÜRÜ, otomatik oluşturulacak hareketlerin 1-15 arasındaki işlem türünü belirtir. Aynı anda sadece bir tek işlem türü belirtilebilir.
İŞLEM TİPİ, otomatik oluşturulacak hareketlerin TAHAKKUK, BORÇ, ALACAK ve AVANS bazında tipini belirtir. Aynı anda sadece bir tek işlem tipi belirtilebilir.
İŞLEM tuşu ile girilen kıstaslara uygun olan hareketlerin gerçekleşmesi sağlanır.
Mükellef sicil kartları sistem tarafından bir MÜKELLEF SİCİL NO ve MÜKELLEFİN ÜNVANI aracılığı ile takip edilir. Burada MÜKELLEF SİCİL NO ana takip parametresi, ÜNVANI ise yardımcı bir parametredir. SİCİL NO 20 haneye kadar herhangi bir karakter ve/veya rakam dizisi olabilir. Sistem, mükellef hesap kartlarını MÜKELLEF SİCİL NO üzerinden alfabetik sıra ile takip eder.
Yeni kart açarken yeni mükellefe ait bir MÜKELLEF SİCİL NO tanımlayacak, ayrıca 30 haneye kadar herhangi bir karakter dizisinden oluşacak ÜNVAN belirleyebileceksiniz. Böylece mükellef kartına ulaşımınızı da hızlandırmış olursunuz.
2.1.YENİ KART
Mükellef bilgilerinin tanımlanacağı bu bölüm üç ekrandan oluşur. İlk ekran Mükellef Bilgileri, Diğer Bilgiler, Mesleki Bilgiler ve Borç/Alacak Bilgileri olmak üzere dört bölümden oluşur.
Mükellef Bilgileri başlığı altında MÜKELLEF SİCİL NO ve ÜNVANI hanelerini uygun şekilde doldurduktan sonra ADI-SOYADI, BABA ADI, ANA ADI, DOĞUM YERİ, DOĞUM TARİHİ, ADRESİ, UYRUĞU, MEDENİ HALİ haneleri adlarından da anlaşılacağı üzere mükellef ile ilgili açıklamaların kaydedileceği bölümlerdir. Bu bilgiler beyanname basım işlemi sırasında ve yazışma işlemlerinde kullanılacaklardır.
Diğer Bilgiler bölümünde ŞİRKET TÜRÜ, BAĞKUR BASAMAĞI, AÇIKLAMA 1-2, ÖZEL KOD 1-2-3 sahalarına da mükellef bilgilerini girebilirsiniz. Bu bölümde görülen ÖZEL KOD 1-2-3 haneleri analiz ve listelerde kullanılacak sınıflandırma kodlarıdır. Bu kodlar mükellefin bölgesi, çalışma şekli v.b. gibi firmanızın bünyesine göre rapor alabileceğiniz uygun sahalardır. İleride detaylı göreceğiniz gibi bütün analiz ve raporları bu kodlara bağlı olarak tasnif edip, listeleme yapabileceksiniz. ÖZEL KODLAR'ın tipik uygulanma şekli için ORTAK TANIMLAR bölümüne bakabilirsiniz.
Çalışma sırasında muhasebe bağlantısı istendiği taktirde kayıt esnasında bu mükellef ile ilgili muhasebe kayıtlarının yapılması için MUHASEBE HESAP KODU ve AVANS HESAP KODU hanelerine ilgili muhasebe hesap kodlarını yazarak kullanabilirsiniz.
Mesleki Bilgiler bölümünde bulunan VERGİ DAİRESİ, VERGİ SİCİL NO, ESAS İŞİ VEYA MESLEĞİ, BAĞLI BULUNDUĞU MESLEKİ TEŞEKKÜL, SİGORTA VEYA BAĞKUR NO haneleri adlarından da anlaşılacağı üzere mükellefin mesleki bilgilerini içermektedirler. Bu bilgiler beyanname basım işlemi sırasında kullanılacaklardır.
Borç/Alacak Bilgileri bölümünde bulunan TAHAKKUK, BORÇ, ALACAK, AVANS haneleri mükellefin o an itibari ile bakiye durumunu göstermektedir.
Resim Yükle
BİLGİ GİRİŞ İŞLEMLERİ menüsünden RESİM YÜKLE bölümü seçilir. Karşınıza bilgisayarda kayıtlı tüm görüntü dosyalarını bölümler halinde listeleyen bir ekran gelir, burada bu karta ait görüntü dosyasının üzerine gidilip seçim yapılır. Bu işlemle seçilen görüntü dosyası karta alınmış olur. Resmin ebatları ekranda bulunan kutunun ebatlarına uymadığı zaman gelen resmin daha büyük veya daha küçük olmasına göre ya kutuya sığmaz veya kutu içinde boşluklar oluşur. Bunu düzeltmek için istenirse aynı menüden RESİM NORMAL/GERİLMİŞ işlemi seçilir. Bu işlem tekrarlanırsa bir önceki şekle dönülür.
İkinci ekran İşyeri Bilgileri, Nüfus Bilgileri, İkametgah ve Kira bilgilerinden oluşur. İşyeri Bilgileri bölümündeki MAHALLE VEYA SEMT, CADDE VEYA SOKAK, KAPI NO, DAİRE NO, İL VEYA İLÇE, POSTA KODU, TELEFON NO, FAKS NO haneleri adlarından da anlaşılacağı üzere mükellefin işyeri adres bilgilerini içermektedirler. Bu bilgiler beyanname basım işlemi sırasında ve yazışma işlemlerinde kullanılacaklardır.
NÜFUSA KAYITLI OLDUĞU İL, İLÇE, MAHALLE/KÖY, CİLT NO, SAYFA NO, KÜTÜK/SIRA NO haneleri mükellefin nüfus cüzdanı bilgilerini içermektedirler. Bu bilgiler beyanname basım işlemi sırasında kullanılacaklardır.
İkametgah Bilgileri bölümündeki MAHALLE VEYA SEMT, CADDE VEYA SOKAK, KAPI NO, DAİRE NO, İL VEYA İLÇE, POSTA KODU, TELEFON NO, ÜLKESİ haneleri mükellefin ikametgah adresi ile ilgili bilgileri içermektedirler. Bu bilgiler beyanname basım işlemi sırasında kullanılacaklardır.
Kira Bilgileri bölümündeki BAŞLANGIÇ TARİHİ, BİTİŞ TARİHİ, TUTARI, MAL SAHİBİNİN ADI, ADRESİ haneleri mükellefin ikamet ettiği işyerine ait kira bilgilerini içermektedirler. Bu bilgiler beyanname basım işlemi sırasında kullanılacaklardır.
Üçüncü ekran ise Mükellefin Yükümlü Olduğu Ödemelerden oluşur. Bu bölümde İŞLEM NO, İŞLEM ADI, AÇIKLAMA, BAŞLANGIÇ AYI, ARALIK, GÜN, SON İŞLEM TARİHİ ve TUTAR haneleri bulunmaktadır.
Bu hanelerden İŞLEM NO hanesi SERVİS bölümünde tanımlanmış olan 15 adet işlem türü içerisinden mükellefin yükümlü olduğu işlemlerin SIRA NO'larını içerir. İŞLEM ADI ve AÇIKLAMA haneleri bu işlemin KISA AD ve UZUN AD'larını içerir(KDV ve KATMA DEĞER VERGİSİ BEYANNAMESİ gibi).
BAŞLANGIÇ AYI mükellefin hangi aydan itibaren bu ödeme ile yükümlü olduğunu gösterir.
ARALIK hanesi, bu işlemin gerçekleşme periyodunu gösterir(Aylık veya 3 Aylık gibi).
GÜN hanesi, bu işlemin ayın hangi günü tahakkuk ettiğini gösterir.
SON İŞLEM TARİHİ, işlemin mükellef için son olarak hangi tarihte tahakkuk ettiğini gösterir.
TUTAR hanesine eğer bu işlem için mükellefin yükümlü olduğu sabit bir rakam söz konusu ise bu rakam girilir.
Burada girilen bilgiler GİRİŞ/ÇIKIŞ HAREKETİ bölümünde otomatik hareket üretilmesi için kullanılacaklardır.
2.2.ESKİ KART
Sistemde daha önce açılmış bir mükellef hesap kartına kayıtlı bilgileri ve ilgili hareketleri görmek, yazıcıda yazdırmak veya herhangi bir düzeltme yapmak için ESKİ KART bölümünü kullanacaksınız.
Eski kart tuşuna bastığınız zaman karşınıza SİCİL NO, ÜNVANI, ADI-SOYADI ve ÖZEL KODLAR sahalarını arama kıstası olarak kullanabileceğiniz bir ekran gelecektir.
Eski kartı SİCİL NO, ÜNVANI, ADI-SOYADI veya ÖZEL KODLAR’dan herhangi birisini veya birkaçını kullanarak arayabilirsiniz. Sahaların tamamını bilmeniz gerekli değildir. Örneğin, MAK-100 koduna sahip olan bir karta MAK* şeklinde kısaltılmış bir ibare kullanarak ulaşabilirsiniz. ARAMA butonuna basıldığı zaman ekrana belirtilen kıstaslara uyan ilk mükellef kartı gelir ve kullanıcıya bu kartı seçmek isteyip istemediği sorulur, kullanıcı ya bunu onaylar ya da ARAMAYA DEVAM butonu ile arama işlemine devam eder.
Eski karta ulaşmanın bir başka pratik yolu ise KART LİSTESİ butonudur. Bu tuşa bastığınızda karşınıza mükellef kart listesi ekranı gelir. Bu ekranda listeleme kıstasları belirtilerek LİSTELE butonuna basıldığında verilen kıstaslara uyan kartlar ekrana gelir. Kullanıcı seçmek istediği kartın üzerine giderek seçim yapar, böylelikle eski karta girilmiş olur. Ekranın kullanımı ile ilgiyi detaylı bilgi ORTAK TANIMLAR kısmında verilmiştir.
Eğer herhangi bir kartı silmek isterseniz önce yukarda açıklanan yöntemlerden herhangi bir tanesi yardımıyla bu karta ulaşılır. Daha sonra KAYIT SİL butonu seçilerek veya F3-İPTAL tuşu ile kayıt dosyadan silinir. Silinen bir kayda kesinlikle tekrar ulaşılamaz.
Ekranda bulunan bir kartı yazıcıdan almak için YAZDIRMA(F4) veya SEÇİLECEK YAZICIYA YAZDIRMA(SHİFT-F4) butonları kullanılır. Ekrana önce kart dizayn dosyalarının bir listesi gelir, kullanıcı istediği dosyayı belirterek yazdırma işlemine devam eder. Dizayn dosyaları programın Servis/Sabit Tanımlar/Dizayn Dosyaları kısmında belirtilir.
F7-HAREKET LİSTESİ seçeneği, ekrana çağrılmış mükellefe ait veya sistemde tanımlı bulunan tüm mükellefler için daha önceden kaydedilmiş hareketlerin listesini görüntüler.
3.HAREKETLER
Mükellef hesap kartı açılmış bir hesaba Tahakkuk/Borç/Alacak/Avans hareketlerini kaydetmek, hareket listelerini görebilmek ve makbuz basmak için bu bölüm kullanılır.
Bu bölüme girdiğinizde karşınıza YENİ KAYIT, ESKİ KAYIT ve DİĞER İŞLEMLER seçenekleri gelir.
Ofis hareketleri, sistem tarafından SİCİL NO, TARİH ve REFERANS NO'su aracılığıyla takip edilir.
3.1.YENİ KAYIT
Kartı açılmış bir mükellefe ait hareketler tek tek veya toplu olarak bu bölümden yapılır. Hareketleri tek tek girmek isterseniz OFİS HAREKETİ, toplu olarak girmek isterseniz TOPLU HAREKET bölümünü seçiniz.
OFİS HAREKETİ
Mükellef hareketleri tek tek girilmek istendiğinde bu bölüm kullanılır. Girişi yeni yapılacak olan hareketin SİCİL NO ve ÜNVANI hanelerini uygun şekilde doldurduktan sonra diğer hanelerin doldurulması ile ilgili detayları görelim.
İşlem Tarihi
Hareketin(işlemin) yapıldığı tarihi gösterir.
İşlem Türü
Mükellefin yükümlü olduğu ve daha önce mükellef kartı tanımlanırken sisteme tanıtılmış olan işlem türlerinden biri olmak zorundadır(ÖR: KDV, SSK vb.).
Açıklama, Evrak No
Hareket hakkında bazı bilgileri içerirler.
Tutar
İşlemin tutarı bu sahaya yazılır.
Vadesi
Bu hane işlemin vade tarihini belirtir. Bu vade tarihi ileride bazı raporlar alınırken kriter olarak kullanılabilir.
Özel Kod
Analiz ve listelerde kullanılacak sınıflandırma kodudur. Bunlar firmanızın bünyesine uygun olarak verebileceğiniz özel kodlama bilgileridir.
Avansla Ödeme
İşlem tipinin alacak olması durumunda ödemenin mükellefin avans hesabından mı yoksa bunun dışında kalan(nakit, çek/senet vb.) bir şekilde mi yapıldığını gösterir.
İşlem Tipi
Bu haneye ancak Tahakkuk, Borç, Alacak, Avans bilgilerinden biri girilebilir.
TOPLU HAREKET
Bu seçenek, hareket giriş seçeneğinin bir benzeri olup aynı anda birden fazla hareketin girilebilmesine olanak sağlar.
Toplu hareket girişi sırasında muhasebe bağlantısı yapılmaz. Bu nedenle muhasebe bağlantısı yapılacaksa ya hareketler tek tek işlenmeli veya aşağıda belirtildiği gibi toplu kayıt işlemi yapılmalıdır.
3.2.ESKİ KAYIT
Eski hareket kaydını ekrana çağırmak, iptal etmek veya değişiklik yapmak için ESKİ KAYIT seçeneğini kullanacaksınız. Kayıt arama işlemini SİCİL NO, TARİH, İŞLEM TÜRÜ, İŞLEM CİNSİ, AÇIKLAMA, EVRAK NO, TUTAR, VADESİ, ÖZEL KOD ve REF.NO kıstasları üzerinden yapabilirsiniz.
Kayıt arama kıstaslarını doldururken SİCİL NO ve ÜNVANI hanelerinde yine ÖZEL KARAKTERLER'i kullanabilirsiniz.
Hareket kaydında yapılacak herhangi bir değişikliği ekrana işledikten sonra kayda geçmesi için F2-KAYIT tuşuna basmanız gerekecektir. Bu şekilde sistem sonradan yapılacak düzeltmeler, analiz ve raporlarda hiçbir hataya sebebiyet vermeyecek şekilde yeniden işlem görür. F3-İPTAL tuşu ile ekranda bulunan eski hareketi iptal edebilirsiniz.
F6-MÜKELLEF LİSTESİ seçeneği ile sistemde mevcut olan mükelleflerin listesi ekrana gelir.
F7-HAREKET LİSTESİ seçeneği, daha önceden kaydedilmiş hareketler hakkındaki bilgileri listeler.
3.3.MUHASEBE ENTEGRASYONU
Tekli hareket girişi yapılırken istenirse ETA:MUHASEBE programına entegre fiş kaydı yapılabilir. Bunun için programın Servis/Sabit Tanımlar/Parametreler bölümünde bulunan MUHASEBE BAĞLANTISI: [E/H/S] parametresine "E" veya "S" girilmesi ve ilgili muhasebe hesap kodlarının doldurulması yeterli olacaktır. Muhasebe bağlantısının temel prensipleri aşağıdaki gibidir:
- Serbest Muhasebe Ücreti dışındaki tüm işlemler:
Tahakkuk : Mükellef borçlu, İşlem Türü Hesabı alacaklı
Borç : İşlem Türü Hesabı borçlu, Kasa alacaklı
Alacak : Avans E/H sahası na göre
H: Kasa borçlu, Mükellef alacaklı
E: Kasa borçlu, Mükellef Avans alacaklı
Avans : Mükellef Avans borçlu, Mükellef alacaklı.
Bu işlemlerin tümünde fişin borç ve alacak tutarı hareketin hareket tutarı ile aynıdır.
- Serbest muhasebe ücreti ile ilgili işlemler:
Tahakkuk : Muhasebe kaydı yapılmaz.
Borç : (Mükellef+Stopaj+SSDF) borçlu, (İşlem Türü+KDV)
alacaklı (Burada muhasebe ücretine KDV eklenir,
bu tutardan Stopaj ve SSDF kesintileri çıkartılır.
Kalan tutar mükellefin borcuna kaydedilir.)
Alacak : Avans E/H sahası na göre
H: Kasa borçlu, Mükellef alacaklı
E: Kasa borçlu, Mükellef Avans alacaklı
Avans : Mükellef Avans borçlu, Mükellef alacaklı.
- Yukarıdaki işlemlerden sonra açık kalan işlemler doğrudan muhasebe fişi kesilerek kapatılır. Bu işlemler:
Mükellef bizden kestiği stopaj ve SSDF'yi bizim adımıza yatırdığı zaman : Kasa borçlu, (Stopaj+SSDF alacaklı)
b) Biz KDV'yi yatırdığımız zaman: KDV borçlu, Kasa alacaklı
3.4.DİĞER İŞLEMLER
3.4.1.HAREKET LİSTESİ
Listelenecek olan hareketleri belirlemek için TARİH, SİCİL NO, İŞLEM TÜRÜ, EVRAK NO, TUTAR, VADESİ, HAREKET ÖZEL KODU ve üç adet KART ÖZEL KODU bilgilerine başlangıç ve bitiş değerleri girilebilir. Ayrıca TAHAKKKUK, BORÇ, ALACAK, AVANS, parametreleri doldurularak sadece istenen tip hareketler görüntülenebilir. Yine ilgili parametreler kullanılarak tarihe göre ara toplam alınabilir, vadeye veya artan/azalan tutara göre sıralanmış liste alınabilir.
Listeleme aralıkları ekranını kullanarak, listelenmesini istediğiniz kayıtları belirleyecek şekilde doldurduktan sonra GÖRÜNTÜLE tuşuna basarsanız kayıtlı tüm hareketleri listeleyebilirsiniz.
3.4.2.TOPLU YAZDIRMA
Yazdırılacak olan makbuzları belirlemek için TARİH, SİCİL NO, İŞLEM TÜRÜ, EVRAK NO, TUTAR, VADESİ ve HAREKET ÖZEL KODU bilgilerine başlangıç ve bitiş değerleri girilebilir, istenen işlem türü belirtilebilir. Ayrıca TAHAKKUK, BORÇ, ALACAK, AVANS kıstasları da kullanılabilir.
F4-YAZDIRMA tuşu ile liste yazıcıdan alınır. Yazdırma sırasında kullanılan dizayn dosyaları her işlem türü ve tipi için farklı olabilir.
3.4.3.OTOMATİK HAREKET
Belirtilecek olan kıstaslara göre mükellef kartının üçüncü ekranında tanımlanan işlem türü ve tutarlarına bağlı olarak otomatik hareket yaratılır.
SİCİL NO, MÜKELLEF ADI ve ÖZEL KOD'lar üzerinden işleme tabi olacak mükellefler seçilebilir.
TAHAKKUK DÖNEMİ işlemin ait olduğu dönemi gösterir.
İŞLEM TÜRÜ sahası ile tahakkuk edilmek istenen işlemin türü belirtilir. Verilen kıstaslara göre seçilmiş olan mükellefin kart bilgilerinde bulunan bu işlem türü ile ilgili son işlem tarihinin üzerine işlem aralığının eklenmesiyle bulunan tarih, verilen bu tahakkuk dönemine karşı geliyor ise bu mükellef tahakkuk işlemine tabi tutulur.
İŞLEM TARİHİ, kıstaslara uygun hareket kaydı yapılacaksa bu hareketin tarihini oluşturur.
İŞLEM TÜRÜ, otomatik oluşturulacak hareketlerin 1-15 arasındaki işlem türünü belirtir. Aynı anda sadece bir tek işlem türü belirtilebilir.
İŞLEM TİPİ, otomatik oluşturulacak hareketlerin TAHAKKUK, BORÇ, ALACAK ve AVANS bazında tipini belirtir. Aynı anda sadece bir tek işlem tipi belirtilebilir.
İŞLEM tuşu ile girilen kıstaslara uygun olan hareketlerin gerçekleşmesi sağlanır.