barbie
02-04-2008, 14:17 PM
Bu bölüme girdiğinizde karşınıza YENİ MAKBUZ, ESKİ MAKBUZ ve TOPLU MAKBUZ BASIMI seçenekleri gelir. En altta bulunan programdan çıkış seçeneği müstahsil programını kapatmaya yarar.
Bu bölümünde, alış veya satış makbuzları düzenleyecek, kaydedecek, yazıcıda yazdıracak ya da gerektiğinde daha önce kaydedilmiş makbuzlar üzerinde değişiklik yapacaksınız.
ETA:MÜSTAHSİL MAKBUZU, kendi dosyaları ile çalışma özelliğine sahip olması yanında, arzu edildiğinde ETA:STOK, ETA:CARİ, ETA:MUHASEBE program modülleri ile de "entegre" çalışma özelliğine sahiptir. Söz konusu program modüllerinden biri veya birkaçı hiçbir ek işlem gerektirmeden ETA:MÜSTAHSİL MAKBUZU ile entegre kullanılabilir. Burada kastedilen DİREKT ENTEGRASYON olup ara dosyalar, ara dosyaların veya kısıtlı bilgilerin transferi ya da faturalama sistemine bağlı kısıtlı Stok ve Cari(Satış) sistemleri söz konusu değildir. DİREKT ENTEGRASYON kayıt aşamasında avantajlara sahip olduğu gibi, TADİLAT veya İPTAL işlemlerine de olanak tanımaktadır.
ETA:STOK, ETA:CARİ ve diğer modüller kendi içlerinde tam fonksiyonlu program birimleri olup, ETA:MÜSTAHSİL ile bir makbuz kesildiğinde bu programların kullandığı dosyalara direkt kayıt yapılmaktadır. Bundan da öte, arzu edildiğinde sadece ETA:STOK'a ya da sadece ETA:CARİ'ye ENTEGRE kayıt yapılabilmekte, hatta aynı makbuz dahilinde bazı makbuz kalemlerinin ETA:STOK'a bağlanması, bazılarının ise ETA:MÜSTAHSİL dosyaları ile kısıtlı kalması olanağı sağlanmaktadır. Bunun pratik sonucu olarak stokta kayıtlı olan veya olmayan, ayrıca cari hesap sisteminde kayıtlı olan veya olmayan mal/müşteriler itibarı ile aynı makbuz dahilinde işlem yapılabilmektedir.
ETA:MÜSTAHSİL aynı serbestlik ve esneklik dahilinde ETA:MUHASEBE modülü ile de ENTEGRE kullanılabilmektedir. Söz gelimi herhangi bir makbuz kullanıcının isteği doğrultusunda muhasebeye bağlanabilmekte, ilgili bağlantı her an kesilebilmekte ya da tekrar elde edilebilmektedir.
2.1.YENİ MAKBUZ
Bu bölüme girdiğinizde ekrana makbuz tipinin belirleneceği bir pencere gelecektir. Bu pencereden istenilen tip seçildiğinde yeni makbuz ekranına girilir. Eğer kursorun sürekli olarak kullandığınız makbuz tipinin üzerinde olmasını istiyorsanız Servis/Sabit Tanımlar/Parametreler bölümünde yer alan FATURA TİPİ sahasına bu tipin numarasını yazabilirsiniz.
Makbuz tipini seçtikten sonra karşınıza boş bir makbuz ekranı gelir. Şimdi bu ekrandaki çeşitli sahaların özelliklerine bakalım.
Hesap Kodu, Ünvanı
Bu iki hane üzerinden ETA:CARİ programı dosyalarında bulunan bir müşteri/satıcı kaydı ile bağlantı yapılır. ETA:MÜSTAHSİL programı çalıştırıldığında, kayıt ortamında ETA:CARİ dosyalarının varlığı kontrol edilir. Eğer dosyalar bulunursa program kullanıcıya ENTEGRE kayıt olanağı sağlar. ETA:CARİ ile ENTEGRE çalışma durumunda CARİ KODU ve ÜNVANI hanelerinden aynen ETA:CARİ'de olduğu gibi(arzu edilirse ÖZEL KARAKTERLER kullanılarak) arama yapabilirsiniz. Bu şekilde belli bir müşteri/satıcı ile bağlantı yapılırsa, başlık ekranının ilgili bölümleri otomatik olarak doldurulur ve makbuz ile ilgili bilgiler ETA:CARİ dosyalarına aktarılır. KOD veya ÜNVAN hanelerinden yeni bir arama yapılması ve yeni bir müşteri/satıcı kaydı bulunup bulunamaması durumlarına bağlı olarak ETA:CARİ ile bağlantı tekrar sağlanabilir ya da bağlantısız işlem yapılabilir. Cari hesaplarla bağlantı kurmanın bir başka pratik yolu ise KART LİSTESİ seçeneği ile elde edilen kart listesidir.
Makbuz No
Serbest bırakılmış olan bu hanedeki bilgi ENTEGRE çalışma durumunda diğer program modüllerinin dosyalarına EVRAK NO şeklinde aktarılır. SERVİS bölümünde ilgili ALIŞ MAK.NO ve SATIŞ MAK.NO hanelerinde makbuz başlangıç noları belirtilir. Eğer aynı makbuz nosundan daha önce girilip girilmediğinin kontrol edilmesi istenirse yine SERVİS bölümünde bulunan MAK.NO KONTROL parametresine “evet” verilir. Böylece program her yeni müstahsil makbuzu kaydında otomatik MAKBUZ NO verme özelliğine sahip olur.
Makbuz Tarihi
Müstahsil ekranına girerken makbuz tarihi olarak sistemin açılışında verdiğiniz sistem tarihi karşınıza gelir. Arzu ederseniz bu tarihi değiştirebilirsiniz.
SERVİS bölümünde görüleceği üzere müstahsil makbuzu dosyaları zaman zaman devredilecektir. Makbuz tarihi olarak söz konusu devir tarihinden eski bir tarih kullanılamaz. Ayrıca ENTEGRE çalışmada entegrasyon yapılacak dosyalardaki devir tarihleri de kayıt yapılabilirlik açısından göz önüne alınmalıdır. Örneğin; ETA:MÜSTAHSİL'den kesilecek bir makbuzun tarihi ETA:CARİ hareket dosyalarında yapılmış son hareket devir tarihinden önce olmamalıdır. Muhasebe entegrasyonunda kaydı yapılacak makbuz tarihi ile ilgili ay dosyasının kayıt ortamında açılmış olması gereklidir.
Makbuz Vadesi
Makbuzun ödenmesi gereken tarih olup, bu haneye bir tarih verilirse CARİ modülündeki vade farkı ve adat hesaplarında makbuz vadesi olarak göz önüne alınır.
KDV Vadesi
Bu haneye KDV tutarının ödenmesi gereken tarih girilir. Makbuz vadesinde olduğu gibi CARİ modülündeki vade farkı ve adat hesaplarında KDV vadesi olarak göz önüne alınır.
KDV Dahil mi
Bu saha boş bırakılırsa KDV makbuz tutarı üzerinden hesaplanarak makbuz tutarına KDV dahil edilir, işaretlenirse KDV makbuz tutarının içinden hesaplanarak KDV hanesine yazılır.
Kapalı Makbuz
Bu saha işaretlendiğinde işlenen makbuzun nakit hareketi ile kapatılarak iki hareket halinde işlenmesini sağlar. Nakit hareketi işleminde muhasebeye entegrasyon yapıldığında kayıt sırasında ekrana kasa hesapları penceresi gelir. Bu pencereden istenilen kasa hesabı seçilerek ilgili kasa hesabına ait tahsil(satış makbuzu) veya tediye(alış makbuzu) fişi kesilir, aksi taktirde mahsup fişi kesilir.
İrsaliye No, İrsaliye Tarihi
İrsaliye nosu ve tarihinin yazıldığı sahalardır. Bu sahalarda yazılan bilgiler kayıtlarda tutulur ve arzu edilirse makbuz basımında makbuz çıktısına dahil edilir.
Açıklamalar
Makbuz kayıtlarında tutulduğu gibi ENTEGRE çalışma durumunda ETA:CARİ ve ETA:STOK dosyalarına aktarılan bir sahadır.
Makbuz Özel Kodu
ETA:MÜSTAHSİL dahilinde çıkarılacak raporlarda tasnif olanağı veren bir koddur.
Stok Hareket Özel Kodu
ETA:STOK ile entegre çalışmada açılacak stok hareket kayıtlarına verilecek özel kodu belirtir. ETA:STOK ile ENTEGRE çalışılması durumunda bu özel kod vasıtası ile makbuz kalemlerinin tasnif edilmesi olanağı mevcuttur.
Cari Hareket Özel Kodu
ETA:CARİ ile entegre çalışmada ETA:CARİ hareket kayıtlarına işlenecek özel koddur. ETA:CARİ ile ENTEGRE çalışılması durumunda ETA:CARİ'den müstahsil makbuzları ile ilgili analiz yapılabilmesi olanağını verir.
Toplam
Bu ve bundan sonraki haneler MÜSTAHSİL MAKBUZU GENEL TOPLAMI'nın hesaplanması için kullanılır. TOPLAM hanesi stok kalem tutarlarının toplamından ibarettir. TOPLAM hanesinin altında toplama ilave edilecek haneler bulunmaktadır. Bu hanelerin başlık tanımları SERVİS bölümünde kullanıcının ihtiyacına göre tanımlanabilir. Örneğin; AMBALAJ, SANDIK-PUL, NAKLİYE vb.gibi haneler SERVİS bölümünde kullanıcının arzusuna uygun MUHTELİF-1, MUHTELİF-2, MUHTELİF-3 gibi ibarelerle değiştirilebilir.
Makbuz tutarına ilave edilen tutarlar sabit rakamlar olarak tanımlanabileceği gibi toplamın bir yüzdesi olarak da tanımlanabilir. Ek tutar hanelerinden sonra makbuz kalemlerinden akseden iskontoların toplamını ihtiva eden bir satır ve yine iki adet başlığı kullanıcı tarafından tanımlanabilen İSKONTO hanesi yer almaktadır. Bu haneler de keza yüzdeler şeklinde tanımlanabilir. Örneğin; İSKONTO-1, İSKONTO-2 gibi haneler SERVİS bölümünde kullanıcının arzusuna uygun olarak STOPAJ, SSDF vb. gibi ibareler ve yüzde oranları ile değiştirilebilir.
Bu hanelerin işlemlerinden sonra elde edilen rakam ARA TOPLAM hanesine program tarafından yazılır. Hemen alt satırda KDV ORANI, kullanılacak KDV oranının yazıldığı hanedir. Müstahsil makbuzu ile ilgili hesaplamalar ve kayıtlar bu bilgiler doğrultusunda düzenlenmektedir. GENEL TOPLAM'dan sonra küsürat düzenlemeleri için bir de KDV SONRASI İSKONTOSU sağlanmıştır. KDV sonrası iskonto yapılması gerekirse bu hane kullanılır.
Devletin bazı ürünler için uyguladığı Devlet Destekleme Primini(DDP) hesaba katabilmek amacıyla DDP hanesi kullanılır. Üründe kilo başına(veya birim başına) uygulanan DDP tutarı makbuz kalemleri giriş ekranında bulunan AÇIKLAMA hanesine köşeli parantezler içinde yazılır. Örneğin; "[500]", DDP uygulanacak tüm ürünler için bu işlem yapıldıktan sonra makbuzun ön yüzünde bulunan DDP sahasına gidilir. Bu sahanın üzerindeyken sırayla "*" ve enter tuşlarına basılır. Bu işlem sonunda program her satır için köşeli parantez içinde yazılan birim DDP ile aynı satırda yazılan miktarı çarparak elde edilen rakamları toplar ve ekranın ön yüzünde bulunan DDP sahasına yazar(Bu sahanın özelliği ürün alımından oluşan KDV matrahını ve tutarını etkilememesidir). Böylece DDP hesabı tamamlanmış olur.
Ref.No
Sisteme girilen her makbuza verilen özel bir referans numarası olup seri olarak makbuz bulunmasına ve sistemin dahili kullanımına yönelik bir parametredir.
Yukarıdaki basit uyarılara dikkat ederek dolduracağınız başlık bilgileri kayıt aşamasında kapsamlı bir kontrolden geçecek, sistemin çalışma mantığıyla çelişen bilgileri değiştirmeniz istenecektir.
Şimdi müstahsil makbuzunun ilk satırından itibaren makbuz kalemlerinin ne şekilde doldurulacağına bakalım.
Stok Kodu/Cinsi
Bu sahalardan aynen ETA:CARİ ile bağlantı yaptığınız mantık çerçevesinde ETA:STOK ile bağlantı sağlayabilirsiniz. Stok koduna ulaşırken yine özel karakterleri kullanabilir veya F6-KART LİSTESİ opsiyonu yardımıyla listeden istediğiniz stok kodunun üzerine gelerek seçim yapabilirsiniz.
Eğer makbuz tipini 9(GİDER MAKBUZU) veya 10(GELİR MAKBUZU) olarak seçersek bu bir mal alışı veya satışı olmadığı için muhasebe bağlantısı yapılamaz. Muhasebe bağlantısının yapılabilmesi için şu işlemlerin yapılması gereklidir.
Öncelikle gelir veya gider makbuzunda kullanılacak hesaplar belirtilir. Bunun için MUHASEBE modülünün Servis/Sabit Tanımlar bölümünde yer alan GİDER YERLERİ ve GELİR YERLERİ bölümlerine girilir. Burada hesap adları ve kodları belirtilerek kayıt yapılır. 300 adet gider/gelir tanımlama imkanına sahipsiniz.
Bu işlemlerden sonra makbuzun kalemler kısmında STOK KODU sahası üzerinde iken Ctrl-F5 tuşuna basarsanız ekrana gider faturasında iseniz gider yerleri, gelir faturasında iseniz gelir yerleri listesinin yer aldığı pencere gelecektir. Bu pencereden yapmış olduğunuz gider/gelirin üzerine gelip TAMAM tuşuna basarsanız sistem bu muhasebe kodunu hafızaya alacaktır. Eğer kullanıcı hangi kodu seçtiğini tekrar görmek isterse Stok Kodu sahasına gelip tekrar Ctrl-F5 tuşuna basarsa ışıklı çubuk seçilen gider/gelirin üzerine gelir. Diğer kalemler de uygun şekilde doldurulup kayıt yapıldığında muhasebe bağlantısı da gerçekleşmiş olacaktır.
Birim
Bu sahaya ilgili malın birimi yazılır.
KDV
Makbuz ekranının ön yüzündeki orandan farklı bir KDV oranı kullanılacaksa bu haneye o oran yazılır.
Kalem İskontosu 1-2-3
Bu sahalara uygulanacak iskonto oranları yazılır.
Miktar/Fiyat/Tutar
Miktar ve Fiyat hanelerine ilgili bilgiler doldurulacaktır. Fiyat hanesinde eğer üzerinde bulunan kalem itibarı ile STOK bağlantısı yapılmışsa “*” yıldız opsiyonu kullanılabilir. Fiyat hanesine "*1" "*2" ... "*5" ibarelerini girerek stok kartında tanımlı beş fiyattan herhangi birini veya *YOA(Yıl ortalama Alış), *YOS(Yıl ortalama Satış), *YAO(Yürüyen Aritmetik ortalama), *SA(Son Alış) ,*SS(Son Satış) ,*EUA (En Ucuz Alış), *EPA (En Pahalı Alış), *EUS (En Ucuz Satış), *EPS (En Pahalı Satış), fiyatlarını ekrana getirebilirsiniz. YAO, stoğa her mal girişinde eldeki malın maliyeti ile yeni giren malın maliyetinin ortalamasıdır. Burada dikkat edilecek husus eğer belirtilen fiyat hanesi stok kartında dövizli fiyat olarak belirlenmiş ise program tanımladığınız ilgili döviz kuru üzerinden çevrim yaparak ekrana TL. değerini getirecektir. Döviz kuru tespit edilirken KUR TAKİBİ programından günün tarihine göre kur değeri alınarak çevrim yapılacaktır.
FİYAT MİKTAR veya TUTAR hanelerinden ikisi doldurulduğu anda kalan üçüncüsü otomatik olarak doldurulur. Üç hane de dolu iken bir düzeltme yapılırsa tekrar hesaplanması istenen haneye gidilerek bir "*" verilmesi gereklidir. Bu taktirde yıldız verilen hane diğer hanelere bağlı olarak tekrar hesaplanır.
Vade
Eğer makbuzun ön yüzündeki vade tarihinden farklı vadeler kullanılacaksa bu saha doldurulur. Boş bırakılırsa ön yüzdeki tarih vade tarihi olarak dikkate alınır.
Özel Kod
Buraya kullanılmak istenen özel kod yazılır.
Açıklama 1-2-3
Bu sahalara dilediğiniz açıklamaları yazabilirsiniz.
Makbuz kalemleri ekranında iken Bilgi Giriş İşlemleri menüsünden Ambalaj Miktarları seçildiğinde makbuz kalemlerine yazılmış kalem miktarlarına karşılık gelen ilgili stok kartlarındaki ambalaj miktarları ekranda görüntülenir.
Makbuz kalemleri ekranında iken Ctrl+S tuşuna basılırsa ekranda o ana kadar girilmiş satırlarda bulunan mallarda aynı kodlarda olanlar üst üste toplanırlar, kod sırasına göre yeniden sıralanarak ekrana basılırlar.
Makbuz ekranında çalışırken, makbuz ile ilgili ayrıntılı özel açıklamalar girmek istenirse Bilgi Giriş İşlemleri menüsünden Özel Açıklama Girişi tuşu kullanılır. Bu tuşa basıldığında ekrana bir pencere gelir. Bu ekranda girilen bilgiler üzerinde çalışılan makbuzla ilgili ekstra bilgilerdir. Bu bilgiler makbuzla beraber dosyaya kaydedilir, istenirse makbuz yazdırma esnasında kullanılabilirler.
Makbuz ekranı vasıtası ile sağlanan entegrasyon ancak KAYIT tuşu ile sisteme aktarılır ve söz konusu entegre kayıtlar ancak makbuz kaydı yapıldığında ilgili dosyalara intikal eder. Makbuz tadil edildiğinde bütün kayıtlar tadil edilir ve makbuz iptal edildiğinde tamamen orijinal hale geri dönülmüş olur.
Ekrandaki makbuzu yazıcıdan almak için Yazdırma(F4) veya Seçilecek Yazıcıya Yazdırma(Shift-F4) butonları kullanılır. Ancak bu butonların kullanılması için daha önceden MAKBUZ.FOR dosyasının hazırlanması gereklidir. Bu dosyanın hazırlanışını FATFORM adlı yardım dosyasından öğrenebilirsiniz. Hazırlanan bu MAKBUZ.FOR dosyası şirket dizininin altına kopyalanmış olmalıdır. YAZDIRMA tuşuna basıldığı zaman Servis/Sabit Tanımlar/Parametreler kısmında bulunan DİZAYN SEÇİMİ parametresine bağlı olarak karşınıza dökümde kullanılacak dizayn dosyalarının listesi bir çerçeve içinde gelir. Bu listeden istediğiniz dizaynı seçerek kullanabilirsiniz.
2.2.ESKİ MAKBUZ
Sistemde daha önce kaydedilmiş makbuzlara ait bilgileri görmek, yazıcıdan bastırmak, herhangi bir düzeltme yapmak veya iptal etmek için ESKİ MAKBUZ bölümü kullanılır.
Eski makbuz seçeneği ile karşınıza gelecek arama kıstasları ekranına aradığınız makbuz ile ilgili kıstasları girerek arama yapabilirsiniz.
Kıstasları doldurmadan ARAMA tuşuna bastığınızda tüm makbuzlar sıra ile ekrana gelecektir. Arama yaparken diğer bölümlerde olduğu gibi KOD ve ÜNVAN hanelerinde “*” opsiyonu kullanabileceğiniz gibi eski makbuz kaydına ulaşım MAKBUZ LİSTESİ penceresi ile de kolaylaştırılmıştır.
Eski bir makbuza erişim sırasında üzerinde durulacak en önemli husus entegre kayıtlara ulaşılmasıdır. Makbuzun kaydı sırasında diğer program modülleri ile entegrasyon sağlanmışsa, söz konusu makbuz tekrar çağrılırken bu dosyaların ve bu dosyalarda daha önce açılmış kayıtların kayıt ortamında bulunabilmesi gereklidir. Müstahsilin yarattığı entegre kayıtlar diğer modüller tarafından silinmişse ya da tadilata uğramışsa program uyarı mesajı verir ve bu kayıtlar üzerinde işlem yapılmaz. Entegre kayıtların sağlıklı olarak işlem görmesini amaçlayan bu işletim şekli Müstahsil programında yapılan kayıtların yine ETA:MÜSTAHSİL tarafından tadil ya da iptal işlemlerinin yapılmasını öngörür. Mecbur kalınmadıkça MÜSTAHSİL modülünde yaratılan kayıtlar diğer program modülleri tarafından tadil edilmemelidir.
Eski Makbuz bölümüne girilip iptal edilen makbuzlar liste alınırken ekranda görülebilir. Böylelikle kullanıcı iptal ettiği makbuzları da görme imkanına sahiptir. İptal edilen makbuza tekrar girilip üzerinde işlem yapılamaz, sadece görme amaçlıdır. Ayrıca rapor alırken de dilerseniz iptal makbuzlarının listesini bu raporlara dahil edebilme imkanına sahipsiniz.
2.3.TOPLU MAKBUZ BASIMI
Kayıt edilerek yazıcıdan alınmamış olan birden fazla makbuzun toplu olarak yazıcıdan alınması için bu bölüm kullanılır. Bu bölümde ekranda bulunan Tarih, Müşteri/Satıcı Kodu, Ünvanı, Makbuz No, Vadesi, Genel Toplam, M.Özel Kodu listeleme aralıklarına göre makbuzları yazıcıdan alabilirsiniz.
Ayrıca bu ekranın sağ tarafında bulunan PARAMETRELER butonunu kullanarak makbuzlarınızı bu paremetreler doğrultusunda da bastırabilirsiniz. Bu butona bastığınızda ekrana makbuz parametrelerinin belirtileceği bir pencere gelecektir. Bu pencere yardımıyla dilediğiniz makbuz tipini seçerek sadece o tipe ait makbuzları toplu olarak bastırabilirsiniz. Makbuz tipi sahasını boş bırakırsanız tümü işleme tabi tutulur. Makbuz tipini belirtirken MAKBUZ TİPİ tuşu ile ekrana gelen tip listesinden de seçim yapabilirsiniz.
Ayrıca toplu makbuz bastırma işlemini Alış/ Satış, Normal/ İade/ Üretim, Açık/Kapalı, Basılan/ Basılmayan, Muhasebeleşen/Muhasebeleşmeyen, Normal/KDV Tevkifatlı, Normal/İptal veya hepsini kullanarak gerçekleştirebilirsiniz. Bu pencerede İLK DEĞERLER tuşuna basıldığında default değerlere geri dönülmüş olur.
Listeleme aralığı belirtildikten sonra yazıcıdan toplu olarak makbuz bastırabilirsiniz.
2.4.KDV TEVKİFATI
10 Ocak 1996 Gün ve 22519 sayılı Resmi Gazetede yayımlanan 51 Nolu Katma Değer Vergisi Kanunu Genel Tebliğine göre fason iş yapan tekstil ve hurda alım satımı yapan firmaların yaptıkları iş karşılığında kestikleri makbuzda bulunan KDV tutarının 2/3'ünün işi yaptıran firma tarafından tevkifat yapılması gerekmektedir. Müstahsil programının Servis/Sabit Tanımlar/Parametreler bölümünde yer alan ALIŞ-SATIŞ KDV TEVKİFATI [E/H] parametresi "E" olduğu zaman, makbuz kaydı sırasında "KDV TEVKİFATI YAPACAK MISINIZ?" mesajı ile karşılaşılır. Bu mesaja “E” yazılırsa KDV tevkifatlı makbuz olarak kayıt edilir. Bu şekilde kesilen makbuzların entegrasyon bağlantısı, MENÜ’de Entegre Hesaplar/Genel İrtibatlar bölümünde KDV Tevkifatı sahasında yer alan hesap kodunu dikkate alarak Cari ve Muhasebe kayıtlarına gerektiği gibi işlenir. Yapılan KDV tevkifatı ve tevkifat sonrası genel toplam sahalarının yazıcıdan makbuz bastırılması esnasında kullanılması gereken saha kodları "FATFORM.TXT" dosyasında açıklanmıştır.
Bu bölümünde, alış veya satış makbuzları düzenleyecek, kaydedecek, yazıcıda yazdıracak ya da gerektiğinde daha önce kaydedilmiş makbuzlar üzerinde değişiklik yapacaksınız.
ETA:MÜSTAHSİL MAKBUZU, kendi dosyaları ile çalışma özelliğine sahip olması yanında, arzu edildiğinde ETA:STOK, ETA:CARİ, ETA:MUHASEBE program modülleri ile de "entegre" çalışma özelliğine sahiptir. Söz konusu program modüllerinden biri veya birkaçı hiçbir ek işlem gerektirmeden ETA:MÜSTAHSİL MAKBUZU ile entegre kullanılabilir. Burada kastedilen DİREKT ENTEGRASYON olup ara dosyalar, ara dosyaların veya kısıtlı bilgilerin transferi ya da faturalama sistemine bağlı kısıtlı Stok ve Cari(Satış) sistemleri söz konusu değildir. DİREKT ENTEGRASYON kayıt aşamasında avantajlara sahip olduğu gibi, TADİLAT veya İPTAL işlemlerine de olanak tanımaktadır.
ETA:STOK, ETA:CARİ ve diğer modüller kendi içlerinde tam fonksiyonlu program birimleri olup, ETA:MÜSTAHSİL ile bir makbuz kesildiğinde bu programların kullandığı dosyalara direkt kayıt yapılmaktadır. Bundan da öte, arzu edildiğinde sadece ETA:STOK'a ya da sadece ETA:CARİ'ye ENTEGRE kayıt yapılabilmekte, hatta aynı makbuz dahilinde bazı makbuz kalemlerinin ETA:STOK'a bağlanması, bazılarının ise ETA:MÜSTAHSİL dosyaları ile kısıtlı kalması olanağı sağlanmaktadır. Bunun pratik sonucu olarak stokta kayıtlı olan veya olmayan, ayrıca cari hesap sisteminde kayıtlı olan veya olmayan mal/müşteriler itibarı ile aynı makbuz dahilinde işlem yapılabilmektedir.
ETA:MÜSTAHSİL aynı serbestlik ve esneklik dahilinde ETA:MUHASEBE modülü ile de ENTEGRE kullanılabilmektedir. Söz gelimi herhangi bir makbuz kullanıcının isteği doğrultusunda muhasebeye bağlanabilmekte, ilgili bağlantı her an kesilebilmekte ya da tekrar elde edilebilmektedir.
2.1.YENİ MAKBUZ
Bu bölüme girdiğinizde ekrana makbuz tipinin belirleneceği bir pencere gelecektir. Bu pencereden istenilen tip seçildiğinde yeni makbuz ekranına girilir. Eğer kursorun sürekli olarak kullandığınız makbuz tipinin üzerinde olmasını istiyorsanız Servis/Sabit Tanımlar/Parametreler bölümünde yer alan FATURA TİPİ sahasına bu tipin numarasını yazabilirsiniz.
Makbuz tipini seçtikten sonra karşınıza boş bir makbuz ekranı gelir. Şimdi bu ekrandaki çeşitli sahaların özelliklerine bakalım.
Hesap Kodu, Ünvanı
Bu iki hane üzerinden ETA:CARİ programı dosyalarında bulunan bir müşteri/satıcı kaydı ile bağlantı yapılır. ETA:MÜSTAHSİL programı çalıştırıldığında, kayıt ortamında ETA:CARİ dosyalarının varlığı kontrol edilir. Eğer dosyalar bulunursa program kullanıcıya ENTEGRE kayıt olanağı sağlar. ETA:CARİ ile ENTEGRE çalışma durumunda CARİ KODU ve ÜNVANI hanelerinden aynen ETA:CARİ'de olduğu gibi(arzu edilirse ÖZEL KARAKTERLER kullanılarak) arama yapabilirsiniz. Bu şekilde belli bir müşteri/satıcı ile bağlantı yapılırsa, başlık ekranının ilgili bölümleri otomatik olarak doldurulur ve makbuz ile ilgili bilgiler ETA:CARİ dosyalarına aktarılır. KOD veya ÜNVAN hanelerinden yeni bir arama yapılması ve yeni bir müşteri/satıcı kaydı bulunup bulunamaması durumlarına bağlı olarak ETA:CARİ ile bağlantı tekrar sağlanabilir ya da bağlantısız işlem yapılabilir. Cari hesaplarla bağlantı kurmanın bir başka pratik yolu ise KART LİSTESİ seçeneği ile elde edilen kart listesidir.
Makbuz No
Serbest bırakılmış olan bu hanedeki bilgi ENTEGRE çalışma durumunda diğer program modüllerinin dosyalarına EVRAK NO şeklinde aktarılır. SERVİS bölümünde ilgili ALIŞ MAK.NO ve SATIŞ MAK.NO hanelerinde makbuz başlangıç noları belirtilir. Eğer aynı makbuz nosundan daha önce girilip girilmediğinin kontrol edilmesi istenirse yine SERVİS bölümünde bulunan MAK.NO KONTROL parametresine “evet” verilir. Böylece program her yeni müstahsil makbuzu kaydında otomatik MAKBUZ NO verme özelliğine sahip olur.
Makbuz Tarihi
Müstahsil ekranına girerken makbuz tarihi olarak sistemin açılışında verdiğiniz sistem tarihi karşınıza gelir. Arzu ederseniz bu tarihi değiştirebilirsiniz.
SERVİS bölümünde görüleceği üzere müstahsil makbuzu dosyaları zaman zaman devredilecektir. Makbuz tarihi olarak söz konusu devir tarihinden eski bir tarih kullanılamaz. Ayrıca ENTEGRE çalışmada entegrasyon yapılacak dosyalardaki devir tarihleri de kayıt yapılabilirlik açısından göz önüne alınmalıdır. Örneğin; ETA:MÜSTAHSİL'den kesilecek bir makbuzun tarihi ETA:CARİ hareket dosyalarında yapılmış son hareket devir tarihinden önce olmamalıdır. Muhasebe entegrasyonunda kaydı yapılacak makbuz tarihi ile ilgili ay dosyasının kayıt ortamında açılmış olması gereklidir.
Makbuz Vadesi
Makbuzun ödenmesi gereken tarih olup, bu haneye bir tarih verilirse CARİ modülündeki vade farkı ve adat hesaplarında makbuz vadesi olarak göz önüne alınır.
KDV Vadesi
Bu haneye KDV tutarının ödenmesi gereken tarih girilir. Makbuz vadesinde olduğu gibi CARİ modülündeki vade farkı ve adat hesaplarında KDV vadesi olarak göz önüne alınır.
KDV Dahil mi
Bu saha boş bırakılırsa KDV makbuz tutarı üzerinden hesaplanarak makbuz tutarına KDV dahil edilir, işaretlenirse KDV makbuz tutarının içinden hesaplanarak KDV hanesine yazılır.
Kapalı Makbuz
Bu saha işaretlendiğinde işlenen makbuzun nakit hareketi ile kapatılarak iki hareket halinde işlenmesini sağlar. Nakit hareketi işleminde muhasebeye entegrasyon yapıldığında kayıt sırasında ekrana kasa hesapları penceresi gelir. Bu pencereden istenilen kasa hesabı seçilerek ilgili kasa hesabına ait tahsil(satış makbuzu) veya tediye(alış makbuzu) fişi kesilir, aksi taktirde mahsup fişi kesilir.
İrsaliye No, İrsaliye Tarihi
İrsaliye nosu ve tarihinin yazıldığı sahalardır. Bu sahalarda yazılan bilgiler kayıtlarda tutulur ve arzu edilirse makbuz basımında makbuz çıktısına dahil edilir.
Açıklamalar
Makbuz kayıtlarında tutulduğu gibi ENTEGRE çalışma durumunda ETA:CARİ ve ETA:STOK dosyalarına aktarılan bir sahadır.
Makbuz Özel Kodu
ETA:MÜSTAHSİL dahilinde çıkarılacak raporlarda tasnif olanağı veren bir koddur.
Stok Hareket Özel Kodu
ETA:STOK ile entegre çalışmada açılacak stok hareket kayıtlarına verilecek özel kodu belirtir. ETA:STOK ile ENTEGRE çalışılması durumunda bu özel kod vasıtası ile makbuz kalemlerinin tasnif edilmesi olanağı mevcuttur.
Cari Hareket Özel Kodu
ETA:CARİ ile entegre çalışmada ETA:CARİ hareket kayıtlarına işlenecek özel koddur. ETA:CARİ ile ENTEGRE çalışılması durumunda ETA:CARİ'den müstahsil makbuzları ile ilgili analiz yapılabilmesi olanağını verir.
Toplam
Bu ve bundan sonraki haneler MÜSTAHSİL MAKBUZU GENEL TOPLAMI'nın hesaplanması için kullanılır. TOPLAM hanesi stok kalem tutarlarının toplamından ibarettir. TOPLAM hanesinin altında toplama ilave edilecek haneler bulunmaktadır. Bu hanelerin başlık tanımları SERVİS bölümünde kullanıcının ihtiyacına göre tanımlanabilir. Örneğin; AMBALAJ, SANDIK-PUL, NAKLİYE vb.gibi haneler SERVİS bölümünde kullanıcının arzusuna uygun MUHTELİF-1, MUHTELİF-2, MUHTELİF-3 gibi ibarelerle değiştirilebilir.
Makbuz tutarına ilave edilen tutarlar sabit rakamlar olarak tanımlanabileceği gibi toplamın bir yüzdesi olarak da tanımlanabilir. Ek tutar hanelerinden sonra makbuz kalemlerinden akseden iskontoların toplamını ihtiva eden bir satır ve yine iki adet başlığı kullanıcı tarafından tanımlanabilen İSKONTO hanesi yer almaktadır. Bu haneler de keza yüzdeler şeklinde tanımlanabilir. Örneğin; İSKONTO-1, İSKONTO-2 gibi haneler SERVİS bölümünde kullanıcının arzusuna uygun olarak STOPAJ, SSDF vb. gibi ibareler ve yüzde oranları ile değiştirilebilir.
Bu hanelerin işlemlerinden sonra elde edilen rakam ARA TOPLAM hanesine program tarafından yazılır. Hemen alt satırda KDV ORANI, kullanılacak KDV oranının yazıldığı hanedir. Müstahsil makbuzu ile ilgili hesaplamalar ve kayıtlar bu bilgiler doğrultusunda düzenlenmektedir. GENEL TOPLAM'dan sonra küsürat düzenlemeleri için bir de KDV SONRASI İSKONTOSU sağlanmıştır. KDV sonrası iskonto yapılması gerekirse bu hane kullanılır.
Devletin bazı ürünler için uyguladığı Devlet Destekleme Primini(DDP) hesaba katabilmek amacıyla DDP hanesi kullanılır. Üründe kilo başına(veya birim başına) uygulanan DDP tutarı makbuz kalemleri giriş ekranında bulunan AÇIKLAMA hanesine köşeli parantezler içinde yazılır. Örneğin; "[500]", DDP uygulanacak tüm ürünler için bu işlem yapıldıktan sonra makbuzun ön yüzünde bulunan DDP sahasına gidilir. Bu sahanın üzerindeyken sırayla "*" ve enter tuşlarına basılır. Bu işlem sonunda program her satır için köşeli parantez içinde yazılan birim DDP ile aynı satırda yazılan miktarı çarparak elde edilen rakamları toplar ve ekranın ön yüzünde bulunan DDP sahasına yazar(Bu sahanın özelliği ürün alımından oluşan KDV matrahını ve tutarını etkilememesidir). Böylece DDP hesabı tamamlanmış olur.
Ref.No
Sisteme girilen her makbuza verilen özel bir referans numarası olup seri olarak makbuz bulunmasına ve sistemin dahili kullanımına yönelik bir parametredir.
Yukarıdaki basit uyarılara dikkat ederek dolduracağınız başlık bilgileri kayıt aşamasında kapsamlı bir kontrolden geçecek, sistemin çalışma mantığıyla çelişen bilgileri değiştirmeniz istenecektir.
Şimdi müstahsil makbuzunun ilk satırından itibaren makbuz kalemlerinin ne şekilde doldurulacağına bakalım.
Stok Kodu/Cinsi
Bu sahalardan aynen ETA:CARİ ile bağlantı yaptığınız mantık çerçevesinde ETA:STOK ile bağlantı sağlayabilirsiniz. Stok koduna ulaşırken yine özel karakterleri kullanabilir veya F6-KART LİSTESİ opsiyonu yardımıyla listeden istediğiniz stok kodunun üzerine gelerek seçim yapabilirsiniz.
Eğer makbuz tipini 9(GİDER MAKBUZU) veya 10(GELİR MAKBUZU) olarak seçersek bu bir mal alışı veya satışı olmadığı için muhasebe bağlantısı yapılamaz. Muhasebe bağlantısının yapılabilmesi için şu işlemlerin yapılması gereklidir.
Öncelikle gelir veya gider makbuzunda kullanılacak hesaplar belirtilir. Bunun için MUHASEBE modülünün Servis/Sabit Tanımlar bölümünde yer alan GİDER YERLERİ ve GELİR YERLERİ bölümlerine girilir. Burada hesap adları ve kodları belirtilerek kayıt yapılır. 300 adet gider/gelir tanımlama imkanına sahipsiniz.
Bu işlemlerden sonra makbuzun kalemler kısmında STOK KODU sahası üzerinde iken Ctrl-F5 tuşuna basarsanız ekrana gider faturasında iseniz gider yerleri, gelir faturasında iseniz gelir yerleri listesinin yer aldığı pencere gelecektir. Bu pencereden yapmış olduğunuz gider/gelirin üzerine gelip TAMAM tuşuna basarsanız sistem bu muhasebe kodunu hafızaya alacaktır. Eğer kullanıcı hangi kodu seçtiğini tekrar görmek isterse Stok Kodu sahasına gelip tekrar Ctrl-F5 tuşuna basarsa ışıklı çubuk seçilen gider/gelirin üzerine gelir. Diğer kalemler de uygun şekilde doldurulup kayıt yapıldığında muhasebe bağlantısı da gerçekleşmiş olacaktır.
Birim
Bu sahaya ilgili malın birimi yazılır.
KDV
Makbuz ekranının ön yüzündeki orandan farklı bir KDV oranı kullanılacaksa bu haneye o oran yazılır.
Kalem İskontosu 1-2-3
Bu sahalara uygulanacak iskonto oranları yazılır.
Miktar/Fiyat/Tutar
Miktar ve Fiyat hanelerine ilgili bilgiler doldurulacaktır. Fiyat hanesinde eğer üzerinde bulunan kalem itibarı ile STOK bağlantısı yapılmışsa “*” yıldız opsiyonu kullanılabilir. Fiyat hanesine "*1" "*2" ... "*5" ibarelerini girerek stok kartında tanımlı beş fiyattan herhangi birini veya *YOA(Yıl ortalama Alış), *YOS(Yıl ortalama Satış), *YAO(Yürüyen Aritmetik ortalama), *SA(Son Alış) ,*SS(Son Satış) ,*EUA (En Ucuz Alış), *EPA (En Pahalı Alış), *EUS (En Ucuz Satış), *EPS (En Pahalı Satış), fiyatlarını ekrana getirebilirsiniz. YAO, stoğa her mal girişinde eldeki malın maliyeti ile yeni giren malın maliyetinin ortalamasıdır. Burada dikkat edilecek husus eğer belirtilen fiyat hanesi stok kartında dövizli fiyat olarak belirlenmiş ise program tanımladığınız ilgili döviz kuru üzerinden çevrim yaparak ekrana TL. değerini getirecektir. Döviz kuru tespit edilirken KUR TAKİBİ programından günün tarihine göre kur değeri alınarak çevrim yapılacaktır.
FİYAT MİKTAR veya TUTAR hanelerinden ikisi doldurulduğu anda kalan üçüncüsü otomatik olarak doldurulur. Üç hane de dolu iken bir düzeltme yapılırsa tekrar hesaplanması istenen haneye gidilerek bir "*" verilmesi gereklidir. Bu taktirde yıldız verilen hane diğer hanelere bağlı olarak tekrar hesaplanır.
Vade
Eğer makbuzun ön yüzündeki vade tarihinden farklı vadeler kullanılacaksa bu saha doldurulur. Boş bırakılırsa ön yüzdeki tarih vade tarihi olarak dikkate alınır.
Özel Kod
Buraya kullanılmak istenen özel kod yazılır.
Açıklama 1-2-3
Bu sahalara dilediğiniz açıklamaları yazabilirsiniz.
Makbuz kalemleri ekranında iken Bilgi Giriş İşlemleri menüsünden Ambalaj Miktarları seçildiğinde makbuz kalemlerine yazılmış kalem miktarlarına karşılık gelen ilgili stok kartlarındaki ambalaj miktarları ekranda görüntülenir.
Makbuz kalemleri ekranında iken Ctrl+S tuşuna basılırsa ekranda o ana kadar girilmiş satırlarda bulunan mallarda aynı kodlarda olanlar üst üste toplanırlar, kod sırasına göre yeniden sıralanarak ekrana basılırlar.
Makbuz ekranında çalışırken, makbuz ile ilgili ayrıntılı özel açıklamalar girmek istenirse Bilgi Giriş İşlemleri menüsünden Özel Açıklama Girişi tuşu kullanılır. Bu tuşa basıldığında ekrana bir pencere gelir. Bu ekranda girilen bilgiler üzerinde çalışılan makbuzla ilgili ekstra bilgilerdir. Bu bilgiler makbuzla beraber dosyaya kaydedilir, istenirse makbuz yazdırma esnasında kullanılabilirler.
Makbuz ekranı vasıtası ile sağlanan entegrasyon ancak KAYIT tuşu ile sisteme aktarılır ve söz konusu entegre kayıtlar ancak makbuz kaydı yapıldığında ilgili dosyalara intikal eder. Makbuz tadil edildiğinde bütün kayıtlar tadil edilir ve makbuz iptal edildiğinde tamamen orijinal hale geri dönülmüş olur.
Ekrandaki makbuzu yazıcıdan almak için Yazdırma(F4) veya Seçilecek Yazıcıya Yazdırma(Shift-F4) butonları kullanılır. Ancak bu butonların kullanılması için daha önceden MAKBUZ.FOR dosyasının hazırlanması gereklidir. Bu dosyanın hazırlanışını FATFORM adlı yardım dosyasından öğrenebilirsiniz. Hazırlanan bu MAKBUZ.FOR dosyası şirket dizininin altına kopyalanmış olmalıdır. YAZDIRMA tuşuna basıldığı zaman Servis/Sabit Tanımlar/Parametreler kısmında bulunan DİZAYN SEÇİMİ parametresine bağlı olarak karşınıza dökümde kullanılacak dizayn dosyalarının listesi bir çerçeve içinde gelir. Bu listeden istediğiniz dizaynı seçerek kullanabilirsiniz.
2.2.ESKİ MAKBUZ
Sistemde daha önce kaydedilmiş makbuzlara ait bilgileri görmek, yazıcıdan bastırmak, herhangi bir düzeltme yapmak veya iptal etmek için ESKİ MAKBUZ bölümü kullanılır.
Eski makbuz seçeneği ile karşınıza gelecek arama kıstasları ekranına aradığınız makbuz ile ilgili kıstasları girerek arama yapabilirsiniz.
Kıstasları doldurmadan ARAMA tuşuna bastığınızda tüm makbuzlar sıra ile ekrana gelecektir. Arama yaparken diğer bölümlerde olduğu gibi KOD ve ÜNVAN hanelerinde “*” opsiyonu kullanabileceğiniz gibi eski makbuz kaydına ulaşım MAKBUZ LİSTESİ penceresi ile de kolaylaştırılmıştır.
Eski bir makbuza erişim sırasında üzerinde durulacak en önemli husus entegre kayıtlara ulaşılmasıdır. Makbuzun kaydı sırasında diğer program modülleri ile entegrasyon sağlanmışsa, söz konusu makbuz tekrar çağrılırken bu dosyaların ve bu dosyalarda daha önce açılmış kayıtların kayıt ortamında bulunabilmesi gereklidir. Müstahsilin yarattığı entegre kayıtlar diğer modüller tarafından silinmişse ya da tadilata uğramışsa program uyarı mesajı verir ve bu kayıtlar üzerinde işlem yapılmaz. Entegre kayıtların sağlıklı olarak işlem görmesini amaçlayan bu işletim şekli Müstahsil programında yapılan kayıtların yine ETA:MÜSTAHSİL tarafından tadil ya da iptal işlemlerinin yapılmasını öngörür. Mecbur kalınmadıkça MÜSTAHSİL modülünde yaratılan kayıtlar diğer program modülleri tarafından tadil edilmemelidir.
Eski Makbuz bölümüne girilip iptal edilen makbuzlar liste alınırken ekranda görülebilir. Böylelikle kullanıcı iptal ettiği makbuzları da görme imkanına sahiptir. İptal edilen makbuza tekrar girilip üzerinde işlem yapılamaz, sadece görme amaçlıdır. Ayrıca rapor alırken de dilerseniz iptal makbuzlarının listesini bu raporlara dahil edebilme imkanına sahipsiniz.
2.3.TOPLU MAKBUZ BASIMI
Kayıt edilerek yazıcıdan alınmamış olan birden fazla makbuzun toplu olarak yazıcıdan alınması için bu bölüm kullanılır. Bu bölümde ekranda bulunan Tarih, Müşteri/Satıcı Kodu, Ünvanı, Makbuz No, Vadesi, Genel Toplam, M.Özel Kodu listeleme aralıklarına göre makbuzları yazıcıdan alabilirsiniz.
Ayrıca bu ekranın sağ tarafında bulunan PARAMETRELER butonunu kullanarak makbuzlarınızı bu paremetreler doğrultusunda da bastırabilirsiniz. Bu butona bastığınızda ekrana makbuz parametrelerinin belirtileceği bir pencere gelecektir. Bu pencere yardımıyla dilediğiniz makbuz tipini seçerek sadece o tipe ait makbuzları toplu olarak bastırabilirsiniz. Makbuz tipi sahasını boş bırakırsanız tümü işleme tabi tutulur. Makbuz tipini belirtirken MAKBUZ TİPİ tuşu ile ekrana gelen tip listesinden de seçim yapabilirsiniz.
Ayrıca toplu makbuz bastırma işlemini Alış/ Satış, Normal/ İade/ Üretim, Açık/Kapalı, Basılan/ Basılmayan, Muhasebeleşen/Muhasebeleşmeyen, Normal/KDV Tevkifatlı, Normal/İptal veya hepsini kullanarak gerçekleştirebilirsiniz. Bu pencerede İLK DEĞERLER tuşuna basıldığında default değerlere geri dönülmüş olur.
Listeleme aralığı belirtildikten sonra yazıcıdan toplu olarak makbuz bastırabilirsiniz.
2.4.KDV TEVKİFATI
10 Ocak 1996 Gün ve 22519 sayılı Resmi Gazetede yayımlanan 51 Nolu Katma Değer Vergisi Kanunu Genel Tebliğine göre fason iş yapan tekstil ve hurda alım satımı yapan firmaların yaptıkları iş karşılığında kestikleri makbuzda bulunan KDV tutarının 2/3'ünün işi yaptıran firma tarafından tevkifat yapılması gerekmektedir. Müstahsil programının Servis/Sabit Tanımlar/Parametreler bölümünde yer alan ALIŞ-SATIŞ KDV TEVKİFATI [E/H] parametresi "E" olduğu zaman, makbuz kaydı sırasında "KDV TEVKİFATI YAPACAK MISINIZ?" mesajı ile karşılaşılır. Bu mesaja “E” yazılırsa KDV tevkifatlı makbuz olarak kayıt edilir. Bu şekilde kesilen makbuzların entegrasyon bağlantısı, MENÜ’de Entegre Hesaplar/Genel İrtibatlar bölümünde KDV Tevkifatı sahasında yer alan hesap kodunu dikkate alarak Cari ve Muhasebe kayıtlarına gerektiği gibi işlenir. Yapılan KDV tevkifatı ve tevkifat sonrası genel toplam sahalarının yazıcıdan makbuz bastırılması esnasında kullanılması gereken saha kodları "FATFORM.TXT" dosyasında açıklanmıştır.