titan
02-04-2008, 14:16 PM
Bu bölümde kullandığınız hesap kod ve isimlerini sisteme kaydedecek gerekli değişiklikleri yapacak, hesap planınızın dökümünü alabileceksiniz.
ETA:MUHASEBE modülü 1994 yılı başı itibariyle devreye giren TEK DÜZEN HESAP PLANI'nıyla uyumlu çalışmaktadır. Muhasebe modülünü içeren bir şirket açmak istendiğinde çıkan bir mesaj kullanıcıya TEK DÜZEN HESAP PLANI’nın otomatik olarak açılması istenip istenmediğini sorar. Bu şekilde TEK DÜZEN HESAP PLANI'nın öngördüğü tüm kebir hesaplar açılır. Daha sonra kullanıcılar kendi ihtiyaçları doğrultusunda muavin hesapları HESAP PLANI/YENİ HESAP bölümünden açabilirler.
ETA:MUHASEBE, muhasebe hesaplarını bir HESAP KODU ve HESAP İSMİ üzerinden takip etmektedir. HESAP KODU'nun toplam uzunluğu 20 hane olabilmekte, istenilen seviyede hesap açılabilmektedir. Hesap kodlarını tanımlarken harf veya rakam kullanma imkanı vardır. Kullanılabilecek hesap kodlarını örneklerle izah edelim;
Kebir seviyesindeki hesap kodlarına örnekler;
100 KASA HESABI
102 BANKALAR HESABI
360 ÖDENECEK VERGİ VE DİĞER YÜK.
Yukarıdaki örneklerden anlaşıldığı üzere kebir hesaplarına verilen kodlar, istenilen uzunlukta bir grup harf ve/veya rakamdan oluşabilir. Şimdi yukarıda verilen kebir hesapların altına açabileceğiniz grup ve muavin hesaplara örnekler verelim.
102 10 İŞ BANKASI
102 24 ZİRAAT BANKASI
360 16 KURUMLAR VERGİSİ
360 02 DAMGA VERGİSİ
Yukarıda ikinci seviyeden hesaplara örnek verdik. Örneklerden anlaşılacağı üzere, seviyelere karşılık gelen kodlar birer boşluk ile ayrılmaktadır.
Yukarıdaki örnekten hareketle hesap planımızı istediğimiz seviyede derinleştirebilir, istediğimiz hesapları ise kebir seviyesinde bırakabiliriz. Aşağıdaki örnekte bir kebir hesabının altında açabileceğimiz hesaplar verilmiştir.
102 BANKALAR HESABI (kebir)
102 10 İŞ BANKASI (grup)
102 10 01 İŞ B. ŞİŞLİ (muavin)
102 10 02 İŞ B. BEŞİKTAŞ (muavin)
2.1.YENİ HESAP
Hesap planının ne şekilde düzenleneceğini gördükten sonra, hesapların sisteme nasıl girileceğini görelim.
Hesap planını oluşturacak hesaplar, HESAP PLANI bölümünün YENİ HESAP Alt-Bölümünden sisteme kaydedilir. Karşınıza gelen ekranda ilgili sahalara, tanımladığınız hesabın HESAP KODU ve HESAP İSMİ yazılır. Dilerseniz her hesaba iki adet Özel Kod ilave edebilirsiniz. DÖVİZLİ MUHASEBE programı kullanılıyor ise DÖVİZ KODU sahasına döviz tipi girilmelidir.
Yeni açılmakta olan hesapla ilgili bilgiler ekrana girildikten sonra KAYIT tuşuna basılarak hesap planına dahil edilmiş olur. F2 tuşu kayıt tuşu olarak kullanılmaktadır. F2 tuşuna büyük harf tuşu(Shift) ile birlikte basılırsa ekran kayıttan sonra otomatik olarak temizlenecek ve yeni bir kayda seri olarak geçme imkanı elde edilecektir. Bu arada unutulmaması gereken bir husus; iki veya daha alt seviyedeki hesapları açarken bir üst seviye hesabının önceden açılmış olması gerektiğidir. Örneğin 361 20 hesabını açmadan 361 20 002 hesabını açamayız.
2.2.ESKİ HESAP
Sisteme daha önce kaydedilmiş bir hesaba ait bilgilere ulaşma, tadilat ya da hesabın iptali gibi işlemler için ESKİ HESAP bölümü kullanılır. Bu bölümde hesap isimleri ve özel kodlar değiştirebilir, istenilen hesaplar iptal edilebilir. Ancak iptal edilecek hesap daha önce çalıştırıldıysa bu hesaba ait muhasebe hareketleri defterlere dağıtılamaz ve sistemde uyumsuzluk meydana gelir.
Eski hesabı HESAP KODU veya HESAP İSMİ'ni kullanarak arayabilirsiniz. Eski hesaba ulaşabilmek için kodun veya ismin tamamını bilmeniz gerekli değildir. Örneğin 120 14 gibi bir koda sahip olan bir hesaba 120 1* şeklinde kısaltılmış bir ibare kullanarak ulaşabilirsiniz.
Eski karta ulaşmanın bir başka pratik yolu ise HESAP LİSTESİ butonudur. Bu tuşa bastığınızda karşınıza hesap listesi ekranı gelir. Bu ekranda listeleme kıstasları belirtilerek LİSTELE butonuna basıldığında verilen kıstaslara uyan hesaplar ekrana gelir. Kullanıcı seçmek istediği hesabın üzerine giderek seçim yapar, böylelikle eski hesaba girilmiş olur. Ekranın kullanımı ile ilgiyi detaylı bilgi MENÜ/EK BİLGİLER kısmında verilmiştir.
Eğer herhangi bir hesabı silmek isterseniz önce yukarda açıklanan yöntemlerden herhangi bir tanesi yardımıyla bu hesaba ulaşılır. Daha sonra İPTAL butonu seçilerek hesap dosyadan silinir. Silinen bir kayda kesinlikle tekrar ulaşılamaz.
2.3.KASA HESABI
Kullanacağınız kasa hesaplarını bu bölümde tek tek belirtebilirsiniz. Bu bölüme girdiğinizde karşınıza 15 adet kasa hesabının tanımlanabileceği bir ekran gelir.
İlk tanımlanacak hesap Merkez Kasa Hesabıdır. KASA KODU sahasına merkez kasanızın kodu, HESAP KODU sahasına ise hesap planında yer alacak hesap kodu yazılır. Merkez Kasa default olarak tanımlandığından tüm kasaların toplanacağı ana kasanız olarak belirtmelisiniz. Birden fazla kasa kullanılacak ise diğer kasa tanımlamaları da yapıldıktan sonra KAYIT tuşu ile tüm kasaların hesap planında yerlerini alması sağlanır. Böylelikle kasa fişleri ve kasa defteri ile ilgili işlemlerin hesap planında hangi kasa hesaplarına istinaden düzenleneceği sisteme belirtilmiş olur. Burada tanımlanan 15 adet kasa hesabı hiçbir şekilde sınırlayıcı değildir, kullanıcı istediği sayıda Kasa Hesabı açabilir. Belirtilen bu kasa hesaplarından birincisi kasa fişi kesilirken(tahsil veya tediye) ve kasa defteri çekilirken default olarak gelecektir.
2.4.HESAP LİSTESİ
Bu bölümde hesap planının dökümü alınmaktadır. Bu bölüme girdiğinizde karşınıza listeleme aralıkları ekranı gelir. Herhangi bir değer vermeden GÖRÜNTÜLE tuşuna basarsanız ekrandan hesap koduna göre sıralı tüm hesapların listesini alabilirsiniz. Dilerseniz değer vererek sadece verdiğiniz değerler arasındaki hesapların listesini de alabilirsiniz.
Listeleme aralıkları ekranındaki ALFABETİK SIRALI sahasını işaretlerseniz hesap listesi alfabetik sıralı olarak alınır. Liste alırken hesap isimleri sahip oldukları seviyeye göre biraz içeriden bastırılırlar.
2.5.HESAP AKTARMA
Bu bölümde çalışılan şirkette bulunan hesap planının diğer şirketlere kopyalanması işlemi yapılır. Bu bölüme girdiğinizde ekrana hesap planının aktarılacağı ŞİRKET KODU ve DOSYALAR BÖLÜMÜ haneleri gelir.
Şirket kodunu ŞİRKET LİSTESİ butonundan seçmek suretiyle ekrana şirket bilgilerini getirebilirsiniz. Dosyalar Bölümü şirket kodu yazıldığında otomatik olarak gelir, AKTARMA butonuna basıldığında karşınıza aktarma aralıklarının girileceği ekran gelecektir.
Tüm hesaplar aktarılacaksa kıstaslar boş bırakılmalıdır. Aktarma yaparken, aktarma şekli olarak ÜZERİNE YAZARAK işaretlenirse aktarma yapılan şirkette eski hesap planı tamamen silinerek işleme başlanır, İLAVE EDEREK işaretlenirse hesap planı bozulmadan sadece olmayan hesaplar açılarak transfer işlemi yapılır. İkinci seçenekte BÜTÇE ve MİKTARLI MUHASEBE gibi modüller her iki tarafta farklı yapıda olabilir. Hesaplar aktarılırken ihtiva ettikleri mizan değerleri(aylık gider ve gelir değerleri) sıfırlanır.
Aktarma işlemi sırasında aynı şirkete aktarma yapılmamasına, sadece muavin hesapları kapsayacak şekilde listeleme aralığı verilmemesine ve her iki şirkette hesap dönemlerinin aynı olmasına dikkat edilmelidir. Aksi taktirde hesap planında düzensizlikler oluşabilir.
ETA:MUHASEBE modülü 1994 yılı başı itibariyle devreye giren TEK DÜZEN HESAP PLANI'nıyla uyumlu çalışmaktadır. Muhasebe modülünü içeren bir şirket açmak istendiğinde çıkan bir mesaj kullanıcıya TEK DÜZEN HESAP PLANI’nın otomatik olarak açılması istenip istenmediğini sorar. Bu şekilde TEK DÜZEN HESAP PLANI'nın öngördüğü tüm kebir hesaplar açılır. Daha sonra kullanıcılar kendi ihtiyaçları doğrultusunda muavin hesapları HESAP PLANI/YENİ HESAP bölümünden açabilirler.
ETA:MUHASEBE, muhasebe hesaplarını bir HESAP KODU ve HESAP İSMİ üzerinden takip etmektedir. HESAP KODU'nun toplam uzunluğu 20 hane olabilmekte, istenilen seviyede hesap açılabilmektedir. Hesap kodlarını tanımlarken harf veya rakam kullanma imkanı vardır. Kullanılabilecek hesap kodlarını örneklerle izah edelim;
Kebir seviyesindeki hesap kodlarına örnekler;
100 KASA HESABI
102 BANKALAR HESABI
360 ÖDENECEK VERGİ VE DİĞER YÜK.
Yukarıdaki örneklerden anlaşıldığı üzere kebir hesaplarına verilen kodlar, istenilen uzunlukta bir grup harf ve/veya rakamdan oluşabilir. Şimdi yukarıda verilen kebir hesapların altına açabileceğiniz grup ve muavin hesaplara örnekler verelim.
102 10 İŞ BANKASI
102 24 ZİRAAT BANKASI
360 16 KURUMLAR VERGİSİ
360 02 DAMGA VERGİSİ
Yukarıda ikinci seviyeden hesaplara örnek verdik. Örneklerden anlaşılacağı üzere, seviyelere karşılık gelen kodlar birer boşluk ile ayrılmaktadır.
Yukarıdaki örnekten hareketle hesap planımızı istediğimiz seviyede derinleştirebilir, istediğimiz hesapları ise kebir seviyesinde bırakabiliriz. Aşağıdaki örnekte bir kebir hesabının altında açabileceğimiz hesaplar verilmiştir.
102 BANKALAR HESABI (kebir)
102 10 İŞ BANKASI (grup)
102 10 01 İŞ B. ŞİŞLİ (muavin)
102 10 02 İŞ B. BEŞİKTAŞ (muavin)
2.1.YENİ HESAP
Hesap planının ne şekilde düzenleneceğini gördükten sonra, hesapların sisteme nasıl girileceğini görelim.
Hesap planını oluşturacak hesaplar, HESAP PLANI bölümünün YENİ HESAP Alt-Bölümünden sisteme kaydedilir. Karşınıza gelen ekranda ilgili sahalara, tanımladığınız hesabın HESAP KODU ve HESAP İSMİ yazılır. Dilerseniz her hesaba iki adet Özel Kod ilave edebilirsiniz. DÖVİZLİ MUHASEBE programı kullanılıyor ise DÖVİZ KODU sahasına döviz tipi girilmelidir.
Yeni açılmakta olan hesapla ilgili bilgiler ekrana girildikten sonra KAYIT tuşuna basılarak hesap planına dahil edilmiş olur. F2 tuşu kayıt tuşu olarak kullanılmaktadır. F2 tuşuna büyük harf tuşu(Shift) ile birlikte basılırsa ekran kayıttan sonra otomatik olarak temizlenecek ve yeni bir kayda seri olarak geçme imkanı elde edilecektir. Bu arada unutulmaması gereken bir husus; iki veya daha alt seviyedeki hesapları açarken bir üst seviye hesabının önceden açılmış olması gerektiğidir. Örneğin 361 20 hesabını açmadan 361 20 002 hesabını açamayız.
2.2.ESKİ HESAP
Sisteme daha önce kaydedilmiş bir hesaba ait bilgilere ulaşma, tadilat ya da hesabın iptali gibi işlemler için ESKİ HESAP bölümü kullanılır. Bu bölümde hesap isimleri ve özel kodlar değiştirebilir, istenilen hesaplar iptal edilebilir. Ancak iptal edilecek hesap daha önce çalıştırıldıysa bu hesaba ait muhasebe hareketleri defterlere dağıtılamaz ve sistemde uyumsuzluk meydana gelir.
Eski hesabı HESAP KODU veya HESAP İSMİ'ni kullanarak arayabilirsiniz. Eski hesaba ulaşabilmek için kodun veya ismin tamamını bilmeniz gerekli değildir. Örneğin 120 14 gibi bir koda sahip olan bir hesaba 120 1* şeklinde kısaltılmış bir ibare kullanarak ulaşabilirsiniz.
Eski karta ulaşmanın bir başka pratik yolu ise HESAP LİSTESİ butonudur. Bu tuşa bastığınızda karşınıza hesap listesi ekranı gelir. Bu ekranda listeleme kıstasları belirtilerek LİSTELE butonuna basıldığında verilen kıstaslara uyan hesaplar ekrana gelir. Kullanıcı seçmek istediği hesabın üzerine giderek seçim yapar, böylelikle eski hesaba girilmiş olur. Ekranın kullanımı ile ilgiyi detaylı bilgi MENÜ/EK BİLGİLER kısmında verilmiştir.
Eğer herhangi bir hesabı silmek isterseniz önce yukarda açıklanan yöntemlerden herhangi bir tanesi yardımıyla bu hesaba ulaşılır. Daha sonra İPTAL butonu seçilerek hesap dosyadan silinir. Silinen bir kayda kesinlikle tekrar ulaşılamaz.
2.3.KASA HESABI
Kullanacağınız kasa hesaplarını bu bölümde tek tek belirtebilirsiniz. Bu bölüme girdiğinizde karşınıza 15 adet kasa hesabının tanımlanabileceği bir ekran gelir.
İlk tanımlanacak hesap Merkez Kasa Hesabıdır. KASA KODU sahasına merkez kasanızın kodu, HESAP KODU sahasına ise hesap planında yer alacak hesap kodu yazılır. Merkez Kasa default olarak tanımlandığından tüm kasaların toplanacağı ana kasanız olarak belirtmelisiniz. Birden fazla kasa kullanılacak ise diğer kasa tanımlamaları da yapıldıktan sonra KAYIT tuşu ile tüm kasaların hesap planında yerlerini alması sağlanır. Böylelikle kasa fişleri ve kasa defteri ile ilgili işlemlerin hesap planında hangi kasa hesaplarına istinaden düzenleneceği sisteme belirtilmiş olur. Burada tanımlanan 15 adet kasa hesabı hiçbir şekilde sınırlayıcı değildir, kullanıcı istediği sayıda Kasa Hesabı açabilir. Belirtilen bu kasa hesaplarından birincisi kasa fişi kesilirken(tahsil veya tediye) ve kasa defteri çekilirken default olarak gelecektir.
2.4.HESAP LİSTESİ
Bu bölümde hesap planının dökümü alınmaktadır. Bu bölüme girdiğinizde karşınıza listeleme aralıkları ekranı gelir. Herhangi bir değer vermeden GÖRÜNTÜLE tuşuna basarsanız ekrandan hesap koduna göre sıralı tüm hesapların listesini alabilirsiniz. Dilerseniz değer vererek sadece verdiğiniz değerler arasındaki hesapların listesini de alabilirsiniz.
Listeleme aralıkları ekranındaki ALFABETİK SIRALI sahasını işaretlerseniz hesap listesi alfabetik sıralı olarak alınır. Liste alırken hesap isimleri sahip oldukları seviyeye göre biraz içeriden bastırılırlar.
2.5.HESAP AKTARMA
Bu bölümde çalışılan şirkette bulunan hesap planının diğer şirketlere kopyalanması işlemi yapılır. Bu bölüme girdiğinizde ekrana hesap planının aktarılacağı ŞİRKET KODU ve DOSYALAR BÖLÜMÜ haneleri gelir.
Şirket kodunu ŞİRKET LİSTESİ butonundan seçmek suretiyle ekrana şirket bilgilerini getirebilirsiniz. Dosyalar Bölümü şirket kodu yazıldığında otomatik olarak gelir, AKTARMA butonuna basıldığında karşınıza aktarma aralıklarının girileceği ekran gelecektir.
Tüm hesaplar aktarılacaksa kıstaslar boş bırakılmalıdır. Aktarma yaparken, aktarma şekli olarak ÜZERİNE YAZARAK işaretlenirse aktarma yapılan şirkette eski hesap planı tamamen silinerek işleme başlanır, İLAVE EDEREK işaretlenirse hesap planı bozulmadan sadece olmayan hesaplar açılarak transfer işlemi yapılır. İkinci seçenekte BÜTÇE ve MİKTARLI MUHASEBE gibi modüller her iki tarafta farklı yapıda olabilir. Hesaplar aktarılırken ihtiva ettikleri mizan değerleri(aylık gider ve gelir değerleri) sıfırlanır.
Aktarma işlemi sırasında aynı şirkete aktarma yapılmamasına, sadece muavin hesapları kapsayacak şekilde listeleme aralığı verilmemesine ve her iki şirkette hesap dönemlerinin aynı olmasına dikkat edilmelidir. Aksi taktirde hesap planında düzensizlikler oluşabilir.